Mẫu Proposal Tổ Chức Trung Thu Cho Doanh Nghiệp Trình Sếp, Duyệt Ngân Sách

Trong doanh nghiệp, một chương trình nội bộ dù lớn hay nhỏ đều cần có lý do tổ chức rõ ràng. Đặc biệt với Trung Thu, ngân sách thường liên quan đến nhiều hạng mục: quà tặng, bánh kẹo, lồng đèn, sân khấu, âm thanh, trang trí, MC, múa lân, trò chơi, chụp hình, nhân sự hỗ trợ, địa điểm, tiệc nhẹ hoặc chi phí phát sinh. Nếu không có proposal, các khoản này dễ bị nhìn như chi phí rời rạc.

Proposal giúp gom tất cả vào một bức tranh thống nhất. Người duyệt có thể thấy chương trình không chỉ là “chi tiền phát quà”, mà là một hoạt động có mục tiêu: chăm lo gia đình nhân viên, tạo sân chơi cho con em cán bộ nhân viên, tăng sự gắn kết, tạo nội dung truyền thông nội bộ, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có văn hóa nhân văn.

Proposal cũng giúp HR/admin tự kiểm soát chương trình tốt hơn. Khi làm proposal, người phụ trách buộc phải trả lời những câu hỏi quan trọng:

• Chương trình dành cho ai?
• Bao nhiêu bé tham dự?
• Có phụ huynh đi cùng không?
• Tổ chức tại văn phòng, nhà hàng, sân công ty hay thuê ngoài?
• Thời lượng bao lâu?
• Có cần MC, múa lân, trang trí, sân khấu không?
• Quà tặng gồm gì?
• Ngân sách dự kiến bao nhiêu?
• Nội bộ tự làm phần nào, thuê ngoài phần nào?
• Ai chịu trách nhiệm từng hạng mục?
• Nếu trời mưa, trễ giờ, thiếu quà, đông hơn dự kiến thì xử lý thế nào?

Khi những câu hỏi này được trả lời trước, chương trình sẽ bớt bị động hơn. Sếp cũng dễ duyệt hơn vì thấy người phụ trách đã tính toán, không làm theo cảm tính.

Một proposal tốt không cần quá dài. Với chương trình Trung Thu doanh nghiệp, 8–12 trang là đã đủ nếu trình bày rõ. Quan trọng là có mục tiêu, concept, hạng mục, ngân sách, timeline và phương án triển khai.

Không phải lúc nào cũng cần một proposal quá đầy đủ. Nếu công ty rất nhỏ, chỉ tặng quà cho vài bé và không tổ chức chương trình, HR/admin có thể chỉ cần bảng ngân sách và danh sách quà. Nhưng nếu có chương trình, có người tham dự, có hạng mục vận hành và cần duyệt ngân sách, proposal là rất cần thiết.

Nên làm proposal khi chương trình có một trong các yếu tố sau:

• Doanh nghiệp tổ chức cho con em nhân viên tham dự trực tiếp.
• Có từ vài chục bé trở lên.
• Có phụ huynh, ban lãnh đạo hoặc công đoàn tham dự.
• Có sân khấu, âm thanh, backdrop, trang trí.
• Có MC, Chị Hằng, Chú Cuội, múa lân, hoạt náo.
• Có trò chơi, rước đèn, phá cỗ, phát quà.
• Có tiệc nhẹ hoặc gala dinner gia đình.
• Có truyền thông nội bộ trước và sau chương trình.
• Có nhiều phòng ban cùng phối hợp.
• Cần duyệt ngân sách trước khi triển khai.
• Cần so sánh nhiều phương án chi phí.
• Cần thuê đơn vị bên ngoài hỗ trợ.

Với doanh nghiệp vừa và lớn, proposal không chỉ để xin duyệt, mà còn là tài liệu điều phối. Sau khi được duyệt, HR/admin có thể dùng proposal làm căn cứ triển khai: hạng mục nào đã chốt, ngân sách nào được duyệt, timeline nào được thống nhất, bộ phận nào phụ trách, đơn vị ngoài hỗ trợ phần nào.

Với công đoàn hoặc nhà máy, proposal càng quan trọng vì chương trình thường có số lượng con em người lao động đông, quà tặng nhiều, phát theo danh sách, cần nhân sự điều phối và phải đảm bảo an toàn. Nếu không chuẩn bị bằng văn bản, khi chạy thực tế rất dễ sót việc.

Với doanh nghiệp muốn tổ chức bài bản, proposal nên làm trước ngày diễn ra ít nhất vài tuần để có thời gian chỉnh ngân sách, chốt concept, đặt quà, thuê nhân sự, thiết kế backdrop và truyền thông nội bộ.

Một proposal Trung Thu cho doanh nghiệp không cần viết quá dài, nhưng nên có đủ các phần cốt lõi để người duyệt nắm nhanh và ra quyết định.

Các phần quan trọng gồm:

1. Trang bìa proposal
   Tên chương trình, đơn vị tổ chức, thời gian dự kiến, người/đơn vị đề xuất.
2. Bối cảnh và lý do tổ chức
   Vì sao doanh nghiệp nên tổ chức Trung Thu năm nay? Chương trình mang lại giá trị gì cho nhân viên và con em nhân viên?
3. Mục tiêu chương trình
   Chăm lo con em nhân viên, gắn kết gia đình, tạo hoạt động nội bộ, truyền thông văn hóa, tri ân người lao động.
4. Đối tượng tham dự
   Con em nhân viên, phụ huynh, ban lãnh đạo, công đoàn, khách mời nội bộ.
5. Quy mô dự kiến
   Số lượng bé, số lượng phụ huynh, tổng số người tham dự, độ tuổi các bé.
6. Thời gian và địa điểm
   Ngày tổ chức, khung giờ, địa điểm đề xuất, phương án trong nhà/ngoài trời.
7. Concept, chủ đề, thông điệp
   Tên chương trình, ý tưởng chính, màu sắc, hình ảnh, cảm xúc muốn tạo.
8. Nội dung chương trình
   MC, Chị Hằng, Chú Cuội, múa lân, trò chơi, rước đèn, phá cỗ, phát quà, chụp hình.
9. Timeline chương trình
   Thứ tự các phần và thời lượng dự kiến.
10. Hạng mục triển khai
    Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, backdrop, trang trí, quà tặng, nhân sự, thiết bị, truyền thông, hậu cần.
11. Ngân sách dự kiến
    Bảng chi phí theo hạng mục hoặc theo gói phương án.
12. Nhân sự phụ trách
    Ai phụ trách nội bộ, ai phụ trách nhà cung cấp, ai phụ trách quà, ai phụ trách truyền thông, ai điều phối ngày diễn ra.
13. Rủi ro và phương án dự phòng
    Mưa, trễ giờ, phát sinh số lượng bé, thiếu quà, âm thanh lỗi, đông phụ huynh, an toàn trẻ em.
14. Kết luận và đề xuất duyệt
    Phương án đề xuất, ngân sách cần duyệt, thời hạn chốt để kịp triển khai.

Nếu cần lập kế hoạch trước khi đưa vào proposal, HR/admin có thể tham khảo kế hoạch tổ chức Trung Thu để rà lại các hạng mục cần có trước khi trình sếp.

Trang mở đầu là phần đầu tiên sếp hoặc người duyệt nhìn thấy. Không cần quá nhiều chữ, nhưng phải thể hiện rõ chương trình là gì và dành cho ai.

Một trang bìa proposal nên có:

• Tên chương trình.
• Dòng mô tả ngắn.
• Logo công ty hoặc đơn vị tổ chức.
• Thời gian dự kiến.
• Địa điểm dự kiến nếu đã có.
• Người/bộ phận lập proposal.
• Hình ảnh chủ đạo Trung Thu.

Ví dụ:

TRĂNG RẰM SUM VẦY

Chương trình Trung Thu dành cho con em cán bộ nhân viên

Thời gian dự kiến: 18:00 – 20:30, ngày …

Địa điểm dự kiến: Hội trường công ty / Nhà hàng / Sân công ty

Đề xuất bởi: Phòng Nhân Sự / Ban Chấp Hành Công Đoàn

Trang bìa không nên nhồi quá nhiều nội dung. Hãy để tên chương trình nổi bật. Nếu đã có concept, có thể dùng hình ảnh trăng rằm, lồng đèn, gia đình, mâm cỗ, thỏ ngọc, Chị Hằng, Chú Cuội hoặc phố lồng đèn.

Nếu chưa chốt tên chương trình, có thể đặt tạm bằng tên chức năng như:

“Proposal Chương Trình Trung Thu Cho Con Em Nhân Viên 2026”

Sau khi được duyệt concept, đổi thành tên chính thức để đưa lên backdrop và truyền thông.

Trang mở đầu tốt giúp người duyệt cảm nhận ngay đây là một chương trình có sự chuẩn bị, không phải vài dòng xin ngân sách sơ sài.

Phần mục tiêu rất quan trọng vì nó trả lời câu hỏi: vì sao công ty nên chi ngân sách cho chương trình này?

Mục tiêu không nên viết quá chung như “tổ chức cho vui” hoặc “tạo không khí Trung Thu”. Hãy gắn chương trình với giá trị nội bộ của doanh nghiệp.

Một số mục tiêu có thể đưa vào proposal:

• Tạo sân chơi Trung Thu vui vẻ, an toàn, ý nghĩa cho con em cán bộ nhân viên.
• Thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống tinh thần và gia đình người lao động.
• Tăng sự gắn kết giữa nhân viên, gia đình nhân viên và công ty.
• Tạo hoạt động văn hóa nội bộ thường niên, góp phần xây dựng môi trường làm việc nhân văn.
• Tạo cơ hội để các bé giao lưu, vui chơi, rước đèn, phá cỗ và nhận quà Trung Thu.
• Ghi nhận sự đồng hành của nhân viên thông qua hoạt động chăm lo cho con em.
• Tạo hình ảnh truyền thông nội bộ tích cực, lan tỏa tinh thần đoàn viên và yêu thương.

Có thể viết thành đoạn ngắn trong proposal:

“Chương trình Trung Thu được đề xuất nhằm mang đến một sân chơi vui vẻ, an toàn và ý nghĩa cho con em cán bộ nhân viên; đồng thời thể hiện sự quan tâm của công ty đến đời sống gia đình của người lao động. Đây cũng là dịp để tăng sự gắn kết nội bộ, tạo khoảnh khắc đẹp giữa nhân viên, gia đình và doanh nghiệp trong mùa trăng rằm.”

Nếu chương trình do công đoàn phối hợp tổ chức, có thể bổ sung:

“Chương trình góp phần chăm lo đời sống tinh thần cho đoàn viên, người lao động và con em người lao động; tạo không khí vui tươi, đoàn kết và lan tỏa sự đồng hành của công đoàn cùng doanh nghiệp.”

Mục tiêu nên viết gọn, rõ và có tính thuyết phục. Không cần dùng ngôn ngữ quá hoa mỹ, nhưng phải cho thấy chương trình có ý nghĩa thật.

Phần đối tượng và quy mô giúp người duyệt hiểu chương trình lớn hay nhỏ, cần bao nhiêu ngân sách và cần chuẩn bị những gì.

Trong proposal, nên trình bày rõ:

Đối tượng chính: con em cán bộ nhân viên.

Độ tuổi dự kiến: ví dụ 3–12 tuổi.

Đối tượng đi cùng: phụ huynh là nhân viên công ty.

Khách mời: ban lãnh đạo, công đoàn, đại diện phòng ban.

Số lượng bé dự kiến: ví dụ 100 bé.

Số lượng phụ huynh dự kiến: ví dụ 120 người.

Tổng số người tham dự: ví dụ 220–250 người.

Thời gian tổ chức: ngày, giờ, thời lượng.

Địa điểm: hội trường, sân công ty, nhà hàng, trung tâm hội nghị, khuôn viên nhà máy.

Có thể trình bày theo bảng để dễ nhìn:

Hạng mục | Dự kiến

Đối tượng chính | Con em cán bộ nhân viên

Độ tuổi | 3–12 tuổi

Số lượng bé | 100 bé

Phụ huynh tham dự | 120 người

Tổng khách | Khoảng 220 người

Thời gian | 18:00 – 20:30

Địa điểm | Hội trường công ty / Nhà hàng / Sân công ty

Nếu chưa có số lượng chính xác, nên ghi “dự kiến” và đề xuất mở form đăng ký. Ví dụ:

“Để chốt số lượng quà tặng, suất ăn nhẹ và khu vực chỗ ngồi, phòng Nhân sự đề xuất mở form đăng ký con em nhân viên trong 5 ngày, sau đó tổng hợp số lượng chính thức để điều chỉnh ngân sách.”

Sếp thường quan tâm ngân sách có căn cứ hay không. Nếu số lượng bé chưa rõ, ngân sách cũng chưa chắc. Vì vậy, proposal nên nêu rõ cách chốt số lượng.

Phần concept giúp proposal có cảm xúc và hình ảnh. Tuy nhiên, không nên viết quá dài hoặc quá nghệ thuật. Người duyệt cần hiểu chủ đề này sẽ được triển khai ra sao.

Một cách trình bày dễ hiểu là:

Tên chủ đề: Trăng Rằm Sum Vầy

Thông điệp: Gắn kết gia đình nhân viên, tạo đêm hội Trung Thu ấm áp cho các bé.

Màu sắc: vàng ấm, đỏ, cam, xanh lồng đèn.

Hình ảnh chủ đạo: trăng rằm, lồng đèn, mâm cỗ, gia đình, Chị Hằng – Chú Cuội.

Hoạt động phù hợp: check-in gia đình, trò chơi thiếu nhi, múa lân, rước đèn, phá cỗ, phát quà.

Hoặc:

Tên chủ đề: Phố Lồng Đèn Tuổi Thơ

Thông điệp: Tái hiện không gian Trung Thu truyền thống để các bé vui chơi và phụ huynh lưu lại kỷ niệm.

Màu sắc: rực rỡ, nhiều lồng đèn, ánh sáng ấm.

Hình ảnh chủ đạo: phố lồng đèn, gian hàng dân gian, mặt trăng, thỏ ngọc.

Hoạt động phù hợp: check-in, làm lồng đèn, tô mặt nạ, trò chơi dân gian, rước đèn, phá cỗ.

Nếu chưa chắc sếp thích hướng nào, có thể đưa 2–3 concept để lựa chọn:

Phương án 1: Trung Thu Sum Vầy – ấm áp, gia đình, phù hợp doanh nghiệp.

Phương án 2: Đêm Hội Trăng Rằm – truyền thống, vui nhộn, dễ triển khai.

Phương án 3: Phố Lồng Đèn Tuổi Thơ – đẹp hình ảnh, có khu check-in và gian hàng.

Không nên đưa quá nhiều concept trong proposal, vì người duyệt sẽ khó chọn. Tối đa 3 hướng là vừa.

Nếu cần chọn chủ đề trước khi đưa vào proposal, có thể tham khảo chủ đề chương trình Trung Thu để chọn hướng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Hạng mục chương trình là phần người duyệt ngân sách rất quan tâm. Cần trình bày rõ chương trình gồm những gì, phần nào bắt buộc, phần nào có thể thêm nếu ngân sách cho phép.

Các hạng mục thường có trong chương trình Trung Thu doanh nghiệp:

Hạng mục sân khấu và kỹ thuật

• Sân khấu hoặc khu vực biểu diễn.
• Âm thanh, micro.
• Ánh sáng nếu tổ chức buổi tối.
• Màn hình LED hoặc máy chiếu nếu cần.
• Nhạc nền Trung Thu.
• Kỹ thuật trực chương trình.

Hạng mục trang trí

• Backdrop chương trình.
• Khu check-in.
• Lồng đèn trang trí.
• Mâm cỗ Trung Thu.
• Cổng chào hoặc tiểu cảnh nếu có.
• Bàn quà, bàn đón khách.

Hạng mục nhân sự chương trình

• MC thiếu nhi.
• Chị Hằng.
• Chú Cuội.
• Hoạt náo viên.
• Đội múa lân.
• Nhân sự điều phối.
• Nhân sự phát quà.
• Chụp hình/quay phim nếu có.

Hạng mục nội dung

• Mở màn.
• Giao lưu cùng các bé.
• Câu đố Trung Thu.
• Trò chơi sân khấu.
• Múa lân.
• Rước đèn.
• Phá cỗ.
• Phát quà.
• Chụp hình gia đình.

Hạng mục quà tặng

• Quà cho con em nhân viên.
• Quà trò chơi.
• Lồng đèn.
• Bánh kẹo hoặc phần phá cỗ.
• Quà dự phòng.

Hạng mục truyền thông

• Poster thông báo.
• Form đăng ký.
• Email/thông báo nội bộ.
• Album ảnh sau chương trình.
• Video recap nếu có.

Trong proposal, nên chia thành “hạng mục chính” và “hạng mục tùy chọn”. Ví dụ:

• Hạng mục chính: MC, backdrop, âm thanh, trò chơi, quà tặng, phát quà.
• Hạng mục tăng trải nghiệm: múa lân, khu check-in, workshop lồng đèn, chụp hình, video recap.

Cách chia này giúp sếp dễ duyệt theo ngân sách. Nếu ngân sách chưa đủ, có thể giữ phần cốt lõi và giảm phần phụ.

Timeline giúp người duyệt hình dung chương trình diễn ra như thế nào, có quá dài không, các phần có hợp lý không. Proposal không cần đưa kịch bản chi tiết từng câu MC, nhưng nên có timeline tổng.

Ví dụ timeline 120 phút:

17:30 – 18:00: Đón khách, check-in, nhận lồng đèn

18:00 – 18:10: Múa lân khai hội

18:10 – 18:20: MC chào chương trình, đại diện công ty phát biểu ngắn

18:20 – 18:35: Chị Hằng – Chú Cuội giao lưu cùng các bé

18:35 – 19:00: Trò chơi thiếu nhi, câu đố Trung Thu

19:00 – 19:15: Tiết mục biểu diễn hoặc mini game gia đình

19:15 – 19:30: Rước đèn

19:30 – 19:45: Phá cỗ Trung Thu

19:45 – 20:10: Phát quà cho con em nhân viên

20:10 – 20:15: Kết thúc, chụp hình lưu niệm

Trong proposal, nên ghi chú ngắn:

“Timeline có thể điều chỉnh sau khi chốt số lượng bé, địa điểm và hạng mục thực tế. Với chương trình đông hơn 200 bé, cần tăng thời lượng phần phát quà và điều phối.”

Nếu chương trình doanh nghiệp nhỏ, có thể dùng timeline 90 phút. Nếu công ty lớn, nhà máy, công đoàn đông con em nhân viên, nên dùng 120–150 phút. Nếu có gian hàng trải nghiệm hoặc gala dinner, có thể kéo dài hơn.

Để chia thời lượng chắc hơn, có thể tham khảo timeline chương trình Trung Thu trước khi đưa vào proposal trình duyệt.

Ngân sách là phần nhạy cảm nhất trong proposal. HR/admin không nên chỉ đưa một con số tổng mà không giải thích. Cần chia chi phí theo hạng mục để người duyệt thấy ngân sách có cơ sở.

Các nhóm chi phí thường gồm:

• Trang trí, backdrop, khu check-in.
• Âm thanh, ánh sáng, sân khấu.
• MC, Chị Hằng, Chú Cuội, hoạt náo.
• Múa lân hoặc tiết mục biểu diễn.
• Trò chơi, đạo cụ, quà thưởng.
• Quà Trung Thu cho các bé.
• Bánh kẹo, lồng đèn, phần phá cỗ.
• Chụp hình, quay phim.
• Địa điểm, tiệc nhẹ nếu có.
• Nhân sự hỗ trợ và hậu cần.
• Chi phí dự phòng.

Nên trình bày theo bảng:

Hạng mục | Nội dung | Chi phí dự kiến | Ghi chú

Backdrop, trang trí | Backdrop sân khấu, lồng đèn, mâm cỗ | … | Có thể điều chỉnh theo ngân sách

Nhân sự chương trình | MC, Chị Hằng, Chú Cuội | … | Phù hợp thiếu nhi

Múa lân | Đội lân biểu diễn khai hội | … | Tùy mặt bằng

Quà tặng | … phần quà cho bé | … | Theo số lượng đăng ký

Trò chơi | Đạo cụ, quà thưởng | … | 3–4 trò

Dự phòng | Phát sinh số lượng/quà | … | 5–10%

Nếu sếp quan tâm tối ưu chi phí, nên đưa 2–3 phương án:

Phương án tiết kiệm: chương trình gọn, tập trung quà tặng, MC, trò chơi, backdrop đơn giản.

Phương án tiêu chuẩn: có MC, Chị Hằng, Chú Cuội, múa lân, backdrop, trò chơi, rước đèn, phá cỗ, quà tặng.

Phương án nâng cao: thêm khu check-in, tiểu cảnh, workshop, chụp hình, video recap, quà tặng đẹp hơn.

Việc đưa nhiều phương án giúp người duyệt có lựa chọn thay vì chỉ “duyệt hoặc không duyệt”. Nếu cần giải thích từng nhóm chi phí kỹ hơn, có thể tham khảo chi phí tổ chức Trung Thu gồm những gì để diễn giải ngân sách rõ ràng hơn.

Một proposal tốt không chỉ nói chương trình đẹp, mà phải cho thấy chương trình có thể vận hành được. Sếp thường lo nhất là: ai làm, có bị rối không, có an toàn không, có phát sinh không?

Nên có một trang phân công nhân sự cơ bản:

• Trưởng ban tổ chức: phụ trách tổng thể, duyệt hạng mục.
• HR/admin: điều phối đăng ký, danh sách bé, truyền thông nội bộ.
• Công đoàn: phối hợp quà tặng, danh sách đoàn viên, hỗ trợ phát quà.
• Hậu cần: chuẩn bị địa điểm, bàn ghế, nước uống, lối đi.
• Kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, micro, nhạc.
• Nhân sự sân khấu: MC, hoạt náo, đội lân, người đưa đạo cụ.
• Nhân sự an toàn: hỗ trợ trẻ, kiểm soát rước đèn, phát quà, y tế cơ bản.
• Truyền thông: chụp hình, quay video, album sau chương trình.

Phần rủi ro nên trình bày ngắn nhưng thực tế:

Rủi ro: số lượng bé phát sinh.

Phương án: mở form đăng ký trước, chuẩn bị quà dự phòng 5–10%.

Rủi ro: trời mưa nếu tổ chức ngoài trời.

Phương án: có khu vực trong nhà hoặc mái che, phương án rước đèn tại chỗ.

Rủi ro: trẻ chen lấn khi phát quà.

Phương án: phát theo danh sách/phiếu, chia nhóm, có nhân sự điều phối.

Rủi ro: chương trình trễ giờ.

Phương án: có timeline, MC và người giữ giờ, cắt bớt trò phụ khi cần.

Rủi ro: âm thanh/micro lỗi.

Phương án: test trước, có micro dự phòng nếu cần.

Rủi ro: khu vực rước đèn không an toàn.

Phương án: khảo sát lộ trình, có người dẫn đoàn, chốt đoàn, hỗ trợ hai bên.

Không cần làm phần rủi ro quá dài, nhưng có phần này sẽ khiến proposal đáng tin hơn. Người duyệt thấy ban tổ chức đã nghĩ đến vận hành thật, không chỉ nghĩ ý tưởng.

Truyền thông nội bộ là phần nhiều proposal hay bỏ qua. Trong khi đó, nếu làm tốt, chương trình Trung Thu sẽ tạo hiệu ứng tích cực trước, trong và sau sự kiện.

Trong proposal, có thể đưa một trang ngắn về truyền thông:

Trước chương trình

• Poster/email mời nhân viên đăng ký cho con tham dự.
• Form đăng ký số lượng bé và độ tuổi.
• Bài đăng trên nhóm nội bộ.
• Nhắc lịch trước chương trình.
• Gợi ý dress code gia đình nếu có.
• Mini game nội bộ: ảnh Trung Thu tuổi thơ, lời chúc cho con.

Trong chương trình

• Chụp hình check-in gia đình.
• Ghi lại khoảnh khắc bé chơi trò chơi, rước đèn, nhận quà.
• Chụp ảnh ban lãnh đạo/công đoàn trao quà nếu có.
• Quay clip ngắn không khí chương trình.

Sau chương trình

• Đăng album ảnh.
• Viết bài cảm ơn nhân viên, phụ huynh, ban tổ chức.
• Video recap ngắn nếu có.
• Chia sẻ những khoảnh khắc đẹp.
• Ghi nhận sự đồng hành của các bộ phận.

Phần này giúp sếp thấy chương trình không chỉ diễn ra trong một buổi, mà còn tạo giá trị lan tỏa cho văn hóa nội bộ. Với doanh nghiệp chú trọng hình ảnh nhân sự, truyền thông nội bộ rất đáng đưa vào proposal.

Nếu cần lập kế hoạch chi tiết hơn cho phần này, có thể xem thêm kế hoạch truyền thông nội bộ chương trình Trung Thu để chuẩn bị nội dung trước – trong – sau chương trình rõ hơn.

Nếu chưa cần làm file quá dài, HR/admin có thể dùng cấu trúc proposal ngắn sau. Đây là khung vừa đủ để trình sếp duyệt ngân sách.

Trang 1: Bìa proposal

Tên chương trình, logo công ty, thời gian dự kiến, bộ phận đề xuất.

Trang 2: Bối cảnh và lý do tổ chức

Trình bày ngắn vì sao nên tổ chức Trung Thu cho con em nhân viên, giá trị với nhân viên và doanh nghiệp.

Trang 3: Mục tiêu chương trình

Liệt kê 3–5 mục tiêu chính: chăm lo con em nhân viên, gắn kết nội bộ, tạo sân chơi, truyền thông văn hóa.

Trang 4: Đối tượng, quy mô, thời gian, địa điểm

Số lượng bé, phụ huynh, tổng người tham dự, thời gian dự kiến, địa điểm đề xuất.

Trang 5: Concept/chủ đề chương trình

Tên chủ đề, thông điệp, màu sắc, hình ảnh, cảm xúc muốn tạo.

Trang 6: Nội dung chương trình

Các hạng mục chính: MC, Chị Hằng, Chú Cuội, múa lân, trò chơi, rước đèn, phá cỗ, phát quà, chụp hình.

Trang 7: Timeline chương trình

Bảng thời gian từ đón khách đến kết thúc.

Trang 8: Hạng mục triển khai

Sân khấu, âm thanh, trang trí, nhân sự, quà tặng, hậu cần, truyền thông.

Trang 9: Ngân sách dự kiến

Bảng chi phí theo hạng mục hoặc 2–3 phương án ngân sách.

Trang 10: Nhân sự phụ trách và phân công

Ai phụ trách nội bộ, ai làm việc với nhà cung cấp, ai giữ timeline, ai phát quà, ai truyền thông.

Trang 11: Rủi ro và phương án dự phòng

Mưa, phát sinh số lượng, trễ giờ, thiếu quà, an toàn trẻ em, âm thanh.

Trang 12: Đề xuất duyệt

Phương án đề xuất, ngân sách cần duyệt, thời hạn chốt, bước tiếp theo sau khi được duyệt.

Nếu chương trình nhỏ, có thể gộp còn 8 trang. Nếu chương trình lớn, có thể mở rộng thêm phần hình ảnh tham khảo, layout mặt bằng, mẫu backdrop, danh sách quà tặng, kế hoạch truyền thông.

Điều quan trọng là proposal phải dễ đọc. Mỗi trang nên có một ý chính. Không nên nhồi quá nhiều chữ khiến người duyệt mất thời gian.

Lỗi đầu tiên là proposal quá cảm tính. Chỉ nói chương trình vui, ý nghĩa nhưng không có số lượng, hạng mục, timeline, ngân sách cụ thể. Người duyệt sẽ khó ra quyết định.

Lỗi thứ hai là không nêu rõ mục tiêu. Nếu không gắn chương trình với chăm lo nhân viên, gắn kết nội bộ, văn hóa doanh nghiệp, chương trình dễ bị xem là khoản chi vui chơi ngắn hạn.

Lỗi thứ ba là ngân sách thiếu cơ sở. Chỉ đưa một con số tổng mà không chia hạng mục sẽ khiến sếp khó hiểu chi phí dùng vào đâu. Cần tách rõ quà tặng, sân khấu, MC, trang trí, trò chơi, múa lân, hậu cần.

Lỗi thứ tư là không có phương án lựa chọn. Nếu chỉ có một phương án duy nhất, người duyệt khó điều chỉnh. Nên có ít nhất phương án tiết kiệm và phương án tiêu chuẩn.

Lỗi thứ năm là không tính số lượng bé phát sinh. Trung Thu cho con em nhân viên rất dễ phát sinh số lượng. Nếu không có quà dự phòng hoặc form đăng ký trước, ngày diễn ra sẽ bị động.

Lỗi thứ sáu là không đưa timeline. Người duyệt không hình dung chương trình kéo dài bao lâu, có hợp lý không, có trễ giờ không. Timeline tổng rất cần thiết.

Lỗi thứ bảy là không nói về an toàn. Chương trình có trẻ em phải tính rước đèn, sân khấu, phát quà, dây điện, lối đi, phụ huynh, y tế cơ bản. Proposal không nhắc đến an toàn sẽ thiếu thuyết phục.

Lỗi thứ tám là hình ảnh minh họa không phù hợp. Dùng hình quá xa thực tế ngân sách hoặc không phù hợp văn hóa công ty dễ làm kỳ vọng bị lệch.

Lỗi thứ chín là proposal quá dài nhưng thiếu trọng tâm. Sếp thường không có nhiều thời gian đọc. Hãy trình bày gọn, rõ, có bảng, có bullet, có phương án đề xuất.

Lỗi thứ mười là không ghi bước tiếp theo sau khi duyệt. Cần nêu rõ: sau khi được duyệt sẽ mở form đăng ký, chốt số lượng quà, làm việc với nhà cung cấp, thiết kế backdrop, truyền thông nội bộ, chốt kịch bản và tổng duyệt.

Tránh những lỗi này, proposal sẽ chuyên nghiệp và dễ được duyệt hơn.

Nếu HR, admin, công đoàn hoặc bộ phận văn hóa nội bộ đang chuẩn bị proposal tổ chức Trung Thu cho doanh nghiệp, hãy bắt đầu từ những thông tin cơ bản: số lượng con em nhân viên dự kiến, độ tuổi các bé, địa điểm tổ chức, thời lượng chương trình, ngân sách mong muốn, các hạng mục cần có và mức độ hỗ trợ nội bộ.

Từ đó, INTOUR có thể tư vấn phương án chương trình phù hợp để đưa vào proposal: concept, tên chương trình, hạng mục, timeline, nhân sự, trang trí, MC, Chị Hằng, Chú Cuội, múa lân, trò chơi, rước đèn, phá cỗ, quà tặng, truyền thông nội bộ và dự trù ngân sách theo từng mức.

Với doanh nghiệp cần một phương án đầy đủ, có thể tham khảo tổ chức Trung Thu trọn gói để proposal trình sếp không chỉ đẹp về ý tưởng mà còn sát với khả năng triển khai thực tế, dễ duyệt ngân sách và dễ vận hành trong ngày chương trình.