TOP 10 THƯƠNG HIỆU LỮ HÀNH HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
Chi phí tổ chức Trung Thu là vấn đề mà hầu hết doanh nghiệp, trường học, chung cư, công đoàn, nhà máy, khu dân cư đều quan tâm khi bắt đầu chuẩn bị chương trình. Nhưng để tính đúng ngân sách, không nên chỉ hỏi một câu chung chung là “tổ chức Trung Thu hết bao nhiêu tiền?”. Vì mỗi chương trình có quy mô, địa điểm, số lượng bé, mức độ trang trí, quà tặng, sân khấu, MC, múa lân và yêu cầu vận hành hoàn toàn khác nhau.
Một chương trình nhỏ tại văn phòng cho vài chục bé sẽ rất khác với chương trình Trung Thu cho nhà máy vài trăm con em công nhân. Một buổi vui chơi trong lớp học sẽ khác với đêm hội ngoài trời ở chung cư. Một chương trình chỉ phát quà sẽ khác với chương trình có sân khấu, múa lân, rước đèn, phá cỗ, trò chơi, chụp hình và trang trí check-in.
Vì vậy, muốn dự trù ngân sách đúng, cần hiểu chi phí tổ chức Trung Thu gồm những phần nào, phần nào bắt buộc, phần nào có thể tinh gọn, phần nào nên đầu tư và phần nào không nên cắt quá sâu. Nếu đang ở bước lập kế hoạch tổng thể, bạn có thể xem thêm kế hoạch tổ chức Trung Thu để hình dung toàn bộ các hạng mục trước khi chia ngân sách chi tiết.
Khi chuẩn bị chương trình, nhiều người thường muốn có ngay một con số tổng. Điều này dễ hiểu, vì ban tổ chức cần biết ngân sách để trình duyệt, so sánh và quyết định. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào tổng chi phí mà không biết bên trong gồm những gì, rất dễ chọn sai phương án.
Một gói chi phí thấp có thể chưa bao gồm nhân sự điều phối. Một phương án nhìn đẹp có thể chưa có quà tặng. Một chương trình có sân khấu nhưng âm thanh yếu thì vẫn không hiệu quả. Một chương trình có MC nhưng không có Chị Hằng, Chú Cuội thì thiếu màu sắc Trung Thu. Một chương trình có múa lân nhưng không tính mặt bằng và an toàn thì dễ phát sinh rủi ro.
Chi phí cần được nhìn theo cấu phần. Mỗi phần đóng một vai trò riêng:
Nếu cắt sai hạng mục, chương trình có thể vẫn “đủ đồ” trên giấy nhưng thiếu trải nghiệm thực tế. Ví dụ, cắt nhân sự điều phối trong chương trình đông trẻ em sẽ làm phần phát quà rối. Cắt âm thanh tốt sẽ khiến sân khấu mất nhịp. Cắt trang trí hoàn toàn sẽ làm chương trình thiếu không khí lễ hội. Cắt quà tặng quá sâu sẽ ảnh hưởng cảm xúc của các bé.
Vì vậy, thay vì hỏi “rẻ nhất là bao nhiêu”, ban tổ chức nên hỏi “với ngân sách này, nên ưu tiên những hạng mục nào để chương trình vẫn vui, gọn và chỉnh chu?”.
Ngân sách Trung Thu tăng hoặc giảm tùy vào nhiều yếu tố. Cùng một chương trình Trung Thu, chỉ cần thay đổi số lượng bé, địa điểm hoặc mức độ trang trí, chi phí đã có thể khác rất nhiều.
Yếu tố đầu tiên là số lượng trẻ em. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quà tặng, bánh kẹo, lồng đèn, ghế ngồi, trò chơi, nhân sự điều phối và thời gian phát quà. Chương trình 50 bé có thể làm rất gọn. Chương trình 300 bé cần cách vận hành khác hẳn.
Yếu tố thứ hai là địa điểm. Tổ chức trong văn phòng, hội trường, sân trường, sân nhà máy, sảnh chung cư, nhà hàng, resort hay ngoài trời đều có chi phí khác nhau. Địa điểm đã có sẵn âm thanh, sân khấu, ánh sáng sẽ khác địa điểm phải dựng mới toàn bộ. Địa điểm xa trung tâm cũng có thể phát sinh vận chuyển, nhân sự và thời gian setup.
Yếu tố thứ ba là quy mô sân khấu. Có chương trình chỉ cần backdrop nhỏ và âm thanh cơ bản. Có chương trình cần sân khấu lớn, âm thanh công suất cao, ánh sáng, màn hình LED, bục phát biểu, khu vực biểu diễn và bàn mâm cỗ. Quy mô sân khấu càng lớn, chi phí càng thay đổi rõ.
Yếu tố thứ tư là mức độ trang trí. Trang trí đơn giản bằng backdrop, lồng đèn, mâm cỗ nhỏ sẽ khác với tiểu cảnh check-in, cổng chào, sân khấu chủ đề, khu trò chơi, nhiều cụm lồng đèn và ánh sáng trang trí.
Yếu tố thứ năm là nhân sự chương trình. MC, Chị Hằng, Chú Cuội, hoạt náo viên, điều phối, kỹ thuật, PG, chú hề, ảo thuật gia, đội múa lân đều là những hạng mục ảnh hưởng đến ngân sách. Không phải chương trình nào cũng cần nhiều nhân sự, nhưng chương trình đông trẻ em thì không nên thiếu người hỗ trợ.
Yếu tố thứ sáu là quà tặng. Quà tặng có thể chiếm tỷ trọng lớn nếu số lượng bé đông. Một phần quà đơn giản khác với hộp quà chỉn chu, balo, lồng đèn, bánh kẹo, sữa, đồ chơi, tập vở hoặc quà phân loại theo độ tuổi.
Yếu tố thứ bảy là thời lượng. Chương trình 60 phút, 90 phút, 120 phút hay 150 phút sẽ khác nhau về nhân sự, thiết bị, tiết mục và điều phối. Thời lượng càng dài, càng cần nhiều nội dung để giữ nhịp.
Khi nắm rõ các yếu tố này, ban tổ chức sẽ dễ hiểu vì sao không thể có một mức chi phí chung cho mọi chương trình.
Nhiều người khi tính chi phí Trung Thu thường chỉ nhìn vào những phần nhìn thấy được như sân khấu, múa lân, MC, quà tặng. Nhưng phần kịch bản, điều phối và quản lý chương trình cũng rất quan trọng. Đây là phần giúp chương trình không bị rời rạc.
Kịch bản không chỉ là một danh sách tiết mục. Kịch bản phải xác định giờ đón khách, mở màn, phát biểu, giao lưu, trò chơi, múa lân, rước đèn, phá cỗ, phát quà, chụp hình và kết thúc. Kịch bản cũng phải tính ai phụ trách từng phần, đạo cụ nào cần chuẩn bị, MC nói gì, đội kỹ thuật mở nhạc lúc nào, quà được đưa lên khi nào.
Điều phối chương trình là phần chạy thực tế. Khi chương trình diễn ra, luôn có phát sinh: khách đến trễ, trẻ em đông hơn dự kiến, đội lân cần vào sớm, micro trục trặc, phụ huynh đứng chắn lối, quà cần chuyển vị trí, trò chơi phải rút ngắn. Nếu không có người nắm tổng, MC và ban tổ chức sẽ rất dễ bị động.
Với chương trình nhỏ, phần điều phối có thể gọn. Nhưng với chương trình đông bé, đặc biệt ở doanh nghiệp, nhà máy, công đoàn, trường học, chung cư hoặc khu dân cư, nên có người phụ trách tổng chương trình. Người này giữ timeline, phối hợp với MC, kỹ thuật, hậu cần, đội biểu diễn, ban tổ chức và nhân sự phát quà.
Nếu chương trình do nội bộ tự làm, chi phí kịch bản và điều phối có thể là thời gian, công sức của nhân sự công ty hoặc nhà trường. Nhưng nếu thuê đơn vị bên ngoài, phần này thường nằm trong công tác tổ chức, tư vấn và vận hành.
Đây là khoản không nên xem nhẹ. Một chương trình có đủ hạng mục nhưng thiếu điều phối vẫn có thể rối. Ngược lại, một chương trình vừa phải nhưng điều phối tốt sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và dễ chịu hơn rất nhiều.
Sân khấu, âm thanh và ánh sáng là nhóm chi phí quan trọng, đặc biệt với chương trình có đông người tham dự. Đây là phần tạo điểm nhìn, điểm nghe và giúp MC giữ không khí.
Sân khấu có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy quy mô. Chương trình nhỏ tại văn phòng, lớp học, sảnh chung cư có thể chỉ cần backdrop, khu vực đứng cho MC và loa cơ bản. Chương trình ngoài trời, nhà máy, trường học, khu dân cư đông người thường cần sân khấu rõ ràng, chắc chắn, đủ rộng, có bậc lên xuống an toàn và vị trí đẹp để phụ huynh, trẻ em dễ quan sát.
Âm thanh ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình. MC nói không rõ thì trò chơi mất nhịp. Nhạc Trung Thu không vang thì không khí nhạt. Múa lân không có âm thanh phù hợp thì hiệu ứng giảm. Với không gian rộng, cần loa đủ công suất. Với không gian trong nhà, cần âm lượng vừa phải, không quá chói. Micro phải đủ, có dự phòng và được test trước.
Ánh sáng cần thiết nếu chương trình tổ chức buổi tối, trong hội trường thiếu sáng hoặc ngoài trời. Sân khấu phải đủ sáng để MC, các bé và tiết mục biểu diễn nổi bật. Khu vực phát quà, rước đèn, mâm cỗ, check-in cũng cần ánh sáng phù hợp để an toàn và lên hình đẹp.
Chi phí nhóm này phụ thuộc vào:
Nếu ngân sách hạn chế, vẫn nên giữ âm thanh đủ tốt. Có thể tinh gọn sân khấu hoặc trang trí, nhưng âm thanh yếu sẽ làm toàn bộ chương trình giảm chất lượng.
Trang trí là phần tạo không khí Trung Thu rõ nhất. Không có trang trí, chương trình dễ giống một buổi sinh hoạt bình thường. Chỉ cần có lồng đèn, trăng, mâm cỗ, backdrop và ánh sáng ấm, cảm xúc lễ hội đã khác hẳn.
Chi phí trang trí phụ thuộc vào mức độ đầu tư. Một chương trình gọn có thể chỉ cần backdrop, vài cụm lồng đèn, bàn mâm cỗ và khu chụp hình nhỏ. Chương trình lớn hơn có thể cần cổng chào, tiểu cảnh, booth check-in, sân khấu chủ đề, lối đi lồng đèn, khu trò chơi và nhiều cụm trang trí.
Các hạng mục trang trí thường gồm:
Với doanh nghiệp, trang trí nên có nhận diện thương hiệu vừa đủ. Với trường học, nên vui tươi, màu sắc. Với chung cư, nên gần gũi và có điểm chụp hình cho cư dân. Với khách sạn, resort, nên tinh tế hơn. Với trung tâm thương mại, khu check-in và tiểu cảnh cần nổi bật để thu hút khách.
Không nhất thiết lúc nào cũng phải trang trí thật nhiều. Điều quan trọng là trang trí đúng điểm. Một backdrop đẹp, mâm cỗ chỉn chu, lồng đèn treo hợp lý và khu check-in gọn có thể hiệu quả hơn việc trang trí quá nhiều nhưng rối.
Nếu ngân sách có hạn, nên ưu tiên các điểm dễ lên hình: sân khấu, khu check-in, mâm cỗ và lối vào. Những điểm này tạo cảm giác chương trình được chuẩn bị tử tế và giúp phụ huynh, khách mời có hình ảnh lưu niệm.
MC, Chị Hằng, Chú Cuội và nhân sự hoạt náo là phần giữ hồn chương trình. Với trẻ em, người dẫn chương trình quan trọng không kém sân khấu. MC phải biết nói ngắn, vui, dễ hiểu, biết kéo các bé vào trò chơi, biết xử lý khi trẻ quá hào hứng hoặc quá rụt rè.
Chi phí nhân sự phụ thuộc vào kinh nghiệm, thời lượng, yêu cầu trang phục, số lượng nhân sự và tính chất chương trình. Một MC dẫn thiếu nhi chuyên nghiệp sẽ khác MC dẫn nghi thức thông thường. Chị Hằng, Chú Cuội có khả năng giao lưu, hoạt náo và phối hợp sân khấu sẽ giúp chương trình sinh động hơn.
Với chương trình nhỏ, có thể chỉ cần MC kiêm hoạt náo. Với chương trình vừa, nên có MC cùng Chị Hằng hoặc Chú Cuội. Với chương trình đông trẻ em, nên có đủ MC, Chị Hằng, Chú Cuội và nhân sự hỗ trợ phía dưới. Với chương trình nhà máy, khu dân cư, trường học lớn, nhân sự hoạt náo và điều phối càng quan trọng.
Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhóm này gồm:
Không nên chọn MC chỉ vì giá thấp. Một MC không phù hợp có thể làm chương trình thiếu năng lượng, nói dài, không kéo được trẻ em, xử lý tình huống yếu. Với chương trình thiếu nhi, MC tốt giúp tiết kiệm rất nhiều áp lực cho ban tổ chức.
Nếu đơn vị đang cân nhắc thuê nhân sự dẫn chương trình, có thể tham khảo thêm MC Chị Hằng Chú Cuội hoạt náo Trung Thu để chọn phương án phù hợp với quy mô và độ tuổi các bé.
Múa lân là tiết mục rất phổ biến trong chương trình Trung Thu. Đây là phần tạo không khí nhanh, đặc biệt phù hợp với trường học, chung cư, khu dân cư, nhà máy, doanh nghiệp, công đoàn và chương trình cộng đồng. Tuy nhiên, chi phí múa lân có thể thay đổi tùy đội biểu diễn, số lượng lân, thời lượng, nội dung tiết mục, khoảng cách di chuyển và thời điểm tổ chức.
Ngoài múa lân, chương trình có thể có các tiết mục biểu diễn khác như:
Chi phí tiết mục biểu diễn phụ thuộc vào mức độ chuyên nghiệp, số lượng nhân sự, đạo cụ, thời lượng và yêu cầu sân khấu. Không phải chương trình nào cũng cần nhiều tiết mục. Trẻ em cần được xem, nhưng cũng cần được tham gia. Nếu chương trình chỉ toàn biểu diễn, các bé dễ ngồi thụ động. Nếu chương trình chỉ toàn trò chơi, sân khấu có thể bị mệt. Nên cân bằng giữa xem và chơi.
Trò chơi thiếu nhi cũng cần có ngân sách cho đạo cụ và quà thưởng. Đạo cụ có thể đơn giản như bóng, vòng, bảng câu hỏi, lồng đèn, tranh ghép, sticker, phần quà nhỏ. Nhưng phải chuẩn bị đủ. Đừng để MC gọi trò chơi rồi mới đi tìm đạo cụ.
Với chương trình nhỏ, chỉ cần 2–3 trò chơi là đủ. Với chương trình 90–120 phút, có thể có 3–4 trò chơi, xen kẽ câu đố và tiết mục. Với chương trình lớn, nên chọn trò chơi dễ kiểm soát, không mời quá nhiều bé lên sân khấu cùng lúc.
Chi phí nhóm này nên được tính theo mục tiêu chương trình. Nếu muốn tạo không khí mạnh, nên có múa lân. Nếu muốn trẻ em tham gia nhiều, nên đầu tư trò chơi và hoạt náo. Nếu muốn chương trình đẹp hơn, có thể thêm tiết mục biểu diễn hoặc workshop. Không nên thêm quá nhiều chỉ để chương trình trông “đầy”, vì dễ kéo dài và khó điều phối.
Quà tặng là khoản chi rất quan trọng, đặc biệt trong chương trình Trung Thu cho trẻ em. Với các bé, phần quà là niềm vui cụ thể. Với phụ huynh, phần quà thể hiện sự quan tâm của đơn vị tổ chức. Với công ty, công đoàn, trường học, chung cư, quà tặng thường là hạng mục không thể thiếu.
Chi phí quà tặng phụ thuộc vào số lượng bé và mức quà. Quà có thể đơn giản hoặc chỉn chu tùy ngân sách. Một phần quà có thể gồm bánh kẹo, sữa, lồng đèn, đồ chơi, tập vở, bình nước, balo, bánh Trung Thu hoặc hộp quà đóng sẵn. Với chương trình thiện nguyện, quà có thể thiên về đồ dùng học tập, sữa, bánh kẹo và vật dụng thiết thực. Với doanh nghiệp, quà có thể được đóng gói đẹp hơn và có nhận diện công ty vừa phải.
Ngoài quà, còn có các phần liên quan:
Không nên tính quà đúng sát số lượng. Nên có phần dự phòng, nhất là chương trình chung cư, khu dân cư, nhà máy hoặc cộng đồng, nơi số lượng trẻ em có thể phát sinh. Quà thiếu sẽ rất khó xử lý trong ngày tổ chức.
Mâm cỗ cũng cần tính rõ. Mâm cỗ dùng để trang trí, chụp hình sẽ khác mâm cỗ dùng để phá thật và chia cho các bé. Nếu chia phần, cần tính thêm túi, khay, người chia, người phát và số lượng bánh kẹo, trái cây phù hợp.
Chi phí quà tặng là phần có thể điều chỉnh linh hoạt, nhưng không nên cắt quá sâu. Một chương trình sân khấu đẹp mà quà tặng quá sơ sài có thể làm cảm xúc cuối chương trình giảm. Ngược lại, quà vừa đủ nhưng được chuẩn bị sạch, đẹp, trao đúng cách sẽ tạo thiện cảm tốt.
Đây là nhóm chi phí dễ bị bỏ quên nhất khi dự trù ngân sách. Nhiều người chỉ tính sân khấu, MC, múa lân, quà tặng mà quên rằng chương trình cần người setup, người điều phối, người vận chuyển, người quản quà, người dọn dẹp và người xử lý hiện trường.
Nhân sự điều phối gồm những người hỗ trợ phía dưới sân khấu: đón khách, ổn định trẻ em, chuẩn bị trò chơi, đưa đạo cụ, phát quà, hỗ trợ rước đèn, giữ khu vực múa lân, phối hợp với MC, hỗ trợ phụ huynh và xử lý phát sinh. Với chương trình đông bé, nhóm này rất quan trọng.
Hậu cần gồm bàn ghế, nước uống, khu vực để quà, túi đựng, bảng hướng dẫn, dây điện, băng keo, thùng rác, dụng cụ chia bánh kẹo, phương án dọn dẹp sau chương trình. Những thứ này nhỏ nhưng thiếu sẽ rất bất tiện.
Vận chuyển và setup phụ thuộc vào địa điểm. Nếu chương trình ở trung tâm, dễ di chuyển, hạng mục gọn, chi phí sẽ khác chương trình ở xa, phải setup ngoài trời, vận chuyển sân khấu, trang trí, âm thanh, quà tặng, đội múa lân và nhân sự.
Thời gian setup cũng ảnh hưởng đến chi phí. Có chương trình được setup từ sáng, có chương trình chỉ cho vào trước 2–3 tiếng, phải tăng nhân sự để làm nhanh. Có địa điểm yêu cầu setup ban đêm hoặc tháo dỡ ngay sau chương trình, cũng cần tính trước.
Không nên xem hậu cần là phần phụ. Một chương trình đẹp nhưng thiếu người dọn, thiếu khu để quà, thiếu người hỗ trợ trẻ em, thiếu người giữ timeline sẽ làm ban tổ chức rất mệt. Nếu ngân sách có hạn, vẫn nên giữ một đội điều phối vừa đủ để chương trình chạy gọn.
Cùng gọi là chương trình Trung Thu nhưng mục tiêu và điều kiện tổ chức có thể khác nhau hoàn toàn.
Chương trình Trung Thu cho doanh nghiệp thường cần hình ảnh chỉn chu, có sự tham gia của phụ huynh, con em nhân viên, ban lãnh đạo hoặc công đoàn. Ngân sách thường chia cho sân khấu, MC, trang trí, quà tặng, trò chơi, chụp hình và điều phối. Nếu đang chuẩn bị cho công ty, có thể tham khảo tổ chức Trung Thu cho doanh nghiệp để hình dung các hạng mục thường cần.
Chương trình cho trường học thường tập trung vào học sinh, sân trường, văn nghệ, rước đèn, phá cỗ, trò chơi và quà tặng. Chi phí phụ thuộc vào số lượng lớp, số lượng học sinh và mức độ đầu tư sân khấu.
Chương trình cho chung cư, khu dân cư cần không khí cộng đồng, múa lân, rước đèn, khu check-in, phát quà và điều phối cư dân. Số lượng trẻ em có thể phát sinh, nên quà và nhân sự dự phòng rất quan trọng.
Chương trình cho nhà máy, khu công nghiệp thường có số lượng lớn, cần điều phối chặt, phát quà theo danh sách, âm thanh đủ mạnh và đảm bảo an toàn trong khu vực đông người.
Chương trình cho trung tâm thương mại, nhãn hàng lại cần chú trọng trải nghiệm khách hàng, booth check-in, activation, tiểu cảnh, quà tặng, truyền thông và hoạt động kéo khách.
Chương trình thiện nguyện cần quà tặng thiết thực, cách dẫn tinh tế, sự an toàn và sự tôn trọng trẻ em hơn là hình thức hoành tráng.
Vì vậy, không thể so sánh chi phí chỉ bằng tên chương trình. Phải so theo quy mô, mục tiêu, hạng mục, tiêu chuẩn hình ảnh và mức độ vận hành.
Tối ưu ngân sách không có nghĩa là cắt càng nhiều càng tốt. Tối ưu là chọn đúng phần cần đầu tư và tinh gọn những phần chưa cần thiết.
Cách đầu tiên là chốt số lượng bé càng sớm càng tốt. Số lượng rõ giúp tính quà, bánh kẹo, lồng đèn, ghế ngồi, nhân sự và thời lượng chính xác hơn. Nếu số lượng chưa rõ, nên có mức dự phòng hợp lý.
Cách thứ hai là xác định hạng mục ưu tiên. Với chương trình thiếu nhi, những phần nên ưu tiên là MC phù hợp, âm thanh rõ, quà tặng đủ, trò chơi vui, nhân sự điều phối và an toàn. Trang trí có thể làm vừa đủ nếu ngân sách hạn chế, nhưng không nên bỏ hoàn toàn.
Cách thứ ba là chọn format phù hợp không gian. Không gian nhỏ thì không cần sân khấu quá lớn. Hội trường có sẵn âm thanh thì có thể tận dụng nếu chất lượng ổn. Chung cư có sảnh đẹp thì chỉ cần thêm backdrop và lồng đèn. Nhà máy có sân rộng thì cần âm thanh mạnh hơn và điều phối tốt hơn.
Cách thứ tư là không nhồi quá nhiều tiết mục. Một chương trình 90 phút không cần quá nhiều trò chơi, múa lân, ảo thuật, văn nghệ, rước đèn, phá cỗ nếu không đủ thời gian. Làm vừa đủ, đúng nhịp sẽ hay hơn làm nhiều mà rối.
Cách thứ năm là dùng quà tặng hợp lý. Không nhất thiết quà phải đắt, nhưng phải sạch, đẹp, phù hợp độ tuổi và đủ số lượng. Quà nhỏ nhưng trao chỉn chu vẫn tạo cảm xúc tốt.
Cách thứ sáu là chuẩn bị sớm. Càng sát ngày Trung Thu, MC tốt, đội lân tốt, trang trí đẹp và quà tặng phù hợp càng khó chọn. Chuẩn bị sớm giúp có nhiều phương án hơn và giảm phát sinh.
Cách thứ bảy là thuê đúng phần mình thiếu. Nếu nội bộ có thể tự chuẩn bị quà, hãy tự chuẩn bị quà. Nếu nội bộ có sẵn hội trường, hãy tận dụng. Nhưng nếu thiếu MC, thiếu điều phối, thiếu kinh nghiệm kịch bản, nên thuê phần đó để chương trình không bị rối.
Tối ưu tốt là sau chương trình, các bé vui, phụ huynh hài lòng, ban tổ chức không quá mệt và ngân sách không bị lãng phí vào những hạng mục không cần thiết.
Không phải chương trình nào cũng bắt buộc phải thuê đơn vị bên ngoài. Nếu chương trình nhỏ, ít bé, không yêu cầu sân khấu phức tạp, nội bộ có người dẫn tốt, có thời gian chuẩn bị quà và trò chơi, hoàn toàn có thể tự tổ chức.
Tự tổ chức phù hợp khi:
Tuy nhiên, nên thuê đơn vị hỗ trợ khi:
Thuê đơn vị hỗ trợ không có nghĩa là giao hết mọi thứ. Có thể chia việc. Nội bộ chuẩn bị danh sách bé, quà tặng, thông báo, khách mời. Đơn vị tổ chức lo kịch bản, sân khấu, nhân sự, múa lân, trò chơi, điều phối. Cách phối hợp này giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn.
Nếu còn phân vân, bạn có thể xem thêm tự tổ chức Trung Thu hay thuê dịch vụ để cân nhắc theo quy mô, thời gian, nhân sự và mức độ rủi ro của chương trình.
Với doanh nghiệp, ngân sách nên chia theo 4 nhóm chính: trải nghiệm cho con em nhân viên, hình ảnh công ty, vận hành chương trình và quà tặng. Nếu công ty muốn chương trình có tính nội bộ tốt, nên đầu tư vào MC, quà tặng, chụp hình, khu check-in và phần giao lưu gia đình. Nếu doanh nghiệp đông nhân sự, cần thêm điều phối và phương án phát quà rõ ràng.
Với trường học, ngân sách nên ưu tiên sân khấu, âm thanh, trò chơi, văn nghệ, rước đèn, phá cỗ và quà cho học sinh. Nếu trường đã có sân khấu hoặc âm thanh, có thể tiết kiệm phần thiết bị và tập trung vào nội dung chương trình.
Với chung cư, ngân sách nên ưu tiên không gian check-in, múa lân, MC, trò chơi, rước đèn, quà tặng và điều phối cư dân. Chương trình ở chung cư thường có phụ huynh đi cùng, nên phần hình ảnh và an toàn rất quan trọng.
Với nhà máy, ngân sách nên ưu tiên âm thanh, sân khấu đủ rộng, MC tốt, nhân sự điều phối, quà tặng và phương án phát quà. Số lượng đông nên không nên cắt nhân sự hỗ trợ.
Với công đoàn, ngân sách cần minh bạch, dễ giải trình và thiết thực. Nên cân đối giữa quà tặng cho con em đoàn viên, chương trình sân khấu, trò chơi và phần điều phối. Không nhất thiết làm quá hoành tráng, nhưng phải ấm áp và gọn.
Với chương trình thiện nguyện, ngân sách nên ưu tiên quà tặng thiết thực, hoạt động vui, nhân sự phù hợp và an toàn. Không nên chi quá nhiều vào hình thức nếu quà và nhu cầu thực tế của trẻ em chưa được đảm bảo.
Một cách làm tốt là chia ngân sách thành 3 mức:
Cách chia này giúp ban tổ chức dễ trình duyệt, dễ điều chỉnh và không bị cắt nhầm vào phần quan trọng.
Nếu bạn đang chuẩn bị chương trình Trung Thu nhưng chưa biết ngân sách nên chia như thế nào, hãy bắt đầu từ những thông tin cơ bản: số lượng bé, độ tuổi, địa điểm, thời gian, quy mô mong muốn, có cần sân khấu không, có cần MC – Chị Hằng – Chú Cuội không, có múa lân không, quà tặng dự kiến ra sao và chương trình dành cho công ty, trường học, chung cư, nhà máy hay cộng đồng.
Từ những thông tin này, INTOUR có thể tư vấn cách phân bổ chi phí tổ chức Trung Thu hợp lý hơn: phần nào nên ưu tiên, phần nào có thể tinh gọn, phần nào cần dự phòng và phần nào không nên cắt nếu muốn chương trình vui, gọn, an toàn.
Nếu đơn vị cần một chương trình được chuẩn bị từ kế hoạch, kịch bản, sân khấu, trang trí, MC, múa lân, trò chơi, quà tặng đến điều phối hiện trường, có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn tổ chức Trung Thu trọn gói theo đúng ngân sách và điều kiện thực tế.
Các yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất là số lượng trẻ em, địa điểm tổ chức, quy mô sân khấu, mức độ trang trí, nhân sự chương trình, múa lân, quà tặng và yêu cầu điều phối. Trong đó, số lượng bé và quà tặng thường ảnh hưởng rất rõ đến ngân sách.
Không nên cắt quá sâu phần quà tặng, vì đây là phần các bé mong đợi nhất. Nếu ngân sách hạn chế, nên chọn quà vừa phải nhưng đủ số lượng, đóng gói sạch đẹp. Sân khấu có thể tinh gọn nhưng vẫn cần đủ chỉnh chu.
Nếu không gian nhỏ và có sẵn thiết bị tốt, có thể tận dụng. Nhưng nếu có MC, trò chơi, nhạc nền hoặc phụ huynh đông, vẫn nên có âm thanh đủ rõ. Âm thanh yếu làm chương trình mất nhịp rất nhanh.
Múa lân là một hạng mục riêng và có thể làm ngân sách tăng tùy đội biểu diễn, thời lượng, số lượng lân, khoảng cách di chuyển và thời điểm tổ chức. Tuy nhiên, đây là tiết mục tạo không khí rất tốt nếu mặt bằng phù hợp.
Nên chốt số lượng sớm, chọn hạng mục ưu tiên, không nhồi quá nhiều tiết mục, tận dụng mặt bằng sẵn có, chọn quà phù hợp ngân sách, giữ MC tốt, âm thanh rõ và có nhân sự điều phối vừa đủ. Làm ít nhưng chắc sẽ tốt hơn làm nhiều mà rối.
Nếu chương trình nhỏ, nội bộ có người phụ trách tốt, có thời gian chuẩn bị và không yêu cầu nhiều thiết bị, tự tổ chức có thể tiết kiệm. Nếu chương trình đông bé, cần sân khấu, MC, múa lân, trang trí, phát quà số lượng lớn hoặc điều phối hiện trường, thuê đơn vị hỗ trợ sẽ an toàn hơn.
Nên có ngân sách dự kiến trước, nhưng không nên chốt cứng khi chưa hiểu hạng mục. Cách tốt nhất là đưa ra mức ngân sách mong muốn, sau đó xây dựng kịch bản và hạng mục phù hợp. Khi đó chương trình sẽ thực tế hơn và tránh phát sinh không cần thiết.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Chi Phí Tổ Chức Trung Thu Gồm Những Gì? Cách Dự Trù Ngân Sách Hợp Lý
INTOUR đơn vị tổ chức các tour du lịch trong nước và tour quốc tế. Dịch vụ Visa – Vé máy bay Nhanh chóng & Uy tín Cho Thuê xe Du lịch từ 16-29-35-45 chỗ.
Địa chỉ HCM: 113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông ( Quận Gò Vấp Cũ) , Tp. Hồ Chí Minh
Địa Chỉ Hà Nội: 134 Đường Nguyễn Hoàng Tôn, Phường Phú Thượng ( Quận Tây Hồ Cũ), Hà Nội
Địa Chỉ Đà Lạt: 3 Đường Lê Đại Hành, Phường Xuân Hương (Phường 1 Cũ), Đà Lạt, Lâm Đồng
Hotline: 084 72 72 772
Điện thoại: 028. 39 89 99 89
Email: [email protected] - [email protected]
Số đăng ký kinh doanh: 0305659559 do Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp ngày 21/04/2008
Số giấy phép kinh doanh lữ hành Quốc tế: 79-1012/2019/TCDL-GP LHQT.
Thứ 2 - 6: 8h – 12h00 ; 1h15 – 5h15 | Thứ 7: 8h – 12h00
