Tổ Chức Du Lịch Công Ty Dịp Lễ 2/9: Quy Trình Lập Kế Hoạch, Chọn Tuyến, Xe, Phòng, Nhà Hàng, Team Building

Một chuyến đi doanh nghiệp khác rất nhiều so với chuyến đi gia đình. Gia đình nhỏ có thể linh hoạt đổi giờ ăn, đổi điểm tham quan hoặc tự xử lý khi có phát sinh. Nhưng đoàn công ty thường có số lượng đông, nhiều phòng ban, nhiều độ tuổi, nhiều kỳ vọng và nhiều hạng mục cần chạy đúng giờ. Chỉ riêng việc tập trung, điểm danh, lên xe, chia phòng, dùng bữa, tham gia hoạt động và quay về đúng lịch cũng đã cần một quy trình điều phối rõ ràng.

Dịp lễ 2/9 lại có áp lực riêng. Đường đông hơn, khách sạn dễ kín hơn, nhà hàng phục vụ đoàn áp lực hơn, điểm tham quan có thể đông hơn và các dịch vụ tốt thường được giữ chỗ sớm. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị sát ngày, khả năng phải chọn dịch vụ không đúng mong muốn sẽ cao hơn. Với đoàn đông, sự bị động này không chỉ ảnh hưởng chi phí mà còn ảnh hưởng trải nghiệm của nhân sự.

Vì vậy, quy trình tổ chức cần đi theo thứ tự: xác định mục tiêu, chốt số lượng, dự trù ngân sách, chọn tuyến, giữ dịch vụ, xây lịch trình, chốt hoạt động nội bộ, phân công nhân sự, truyền thông cho người tham gia và chuẩn bị phương án dự phòng. INTOUR thường xem đây là phần nền móng của chương trình; khi nền móng chắc, ngày khởi hành sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

Để dễ triển khai, doanh nghiệp có thể chia quá trình chuẩn bị thành 10 bước. Không nhất thiết bước nào cũng phức tạp, nhưng không nên bỏ qua vì mỗi bước đều ảnh hưởng đến bước sau. Ví dụ, chưa có số lượng khách thì khó giữ phòng; chưa rõ ngân sách thì khó chọn tuyến; chưa rõ mục tiêu thì khó quyết định có cần team building, gala hay hội nghị.

Đây là bước đầu tiên nhưng nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua. Nếu chưa rõ mục tiêu, chương trình rất dễ trở thành một lịch trình chung chung: đi xe, ăn uống, tham quan, ngủ lại rồi về. Một chuyến đi như vậy vẫn có thể diễn ra, nhưng khó tạo dấu ấn nội bộ và khó thuyết phục lãnh đạo rằng ngân sách đã được dùng đúng mục đích.

Doanh nghiệp nên xác định chuyến đi 2/9 phục vụ mục tiêu nào là chính. Nếu là nghỉ dưỡng, lịch trình cần nhẹ, khách sạn tốt, bữa ăn ổn định và nhiều thời gian tự do. Nếu là gắn kết, cần có team building hoặc hoạt động nhóm. Nếu là tri ân, cần đầu tư vào gala, quà tặng, trao thưởng, hình ảnh và cảm xúc của nhân sự. Nếu là hội nghị, cần ưu tiên phòng họp, khung giờ họp và thiết bị kỹ thuật.

Với doanh nghiệp chưa từng tổ chức đoàn dịp lễ, INTOUR thường khuyên chọn một mục tiêu chính và tối đa hai mục tiêu phụ. Ví dụ: nghỉ dưỡng là chính, team building nhẹ là phụ; hoặc gắn kết là chính, gala tri ân là phụ. Không nên dồn nghỉ dưỡng, tham quan, hội nghị, team building, gala lớn và nhiều điểm check-in vào cùng một lịch trình ngắn.

Số lượng khách là dữ liệu nền để làm mọi bước tiếp theo. Doanh nghiệp cần có số khách dự kiến và số khách chốt chính thức. Nên phân nhóm rõ: nhân sự công ty, lãnh đạo, khách mời, người thân đi kèm, trẻ em, người lớn tuổi, khách ăn chay, khách cần hỗ trợ đặc biệt nếu có. Những thông tin này giúp chọn xe, chia phòng, đặt bữa ăn, tính bảo hiểm, chuẩn bị quà và điều phối đoàn.

Đoàn 20-30 khách có thể vận hành khá linh hoạt. Đoàn 50-80 khách bắt đầu cần sơ đồ xe, sơ đồ phòng, nhóm điều phối và quy định tập trung rõ hơn. Đoàn trên 100 khách cần chuẩn hóa gần như toàn bộ quy trình: danh sách khách theo xe, trưởng xe, danh sách phòng, bảng size áo nếu có đồng phục, sơ đồ bàn gala, danh sách đội team building và đầu mối xử lý từng hạng mục.

Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp giữ dịch vụ khi số lượng còn quá mơ hồ. Nếu số lượng tăng mạnh, khách sạn có thể không đủ phòng. Nếu số lượng giảm sát ngày, chi phí có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, nên có mốc dự kiến, mốc giữ dịch vụ và mốc chốt số lượng cuối cùng để cả ban tổ chức và đơn vị phục vụ chủ động.

Ngân sách cho du lịch doanh nghiệp dịp Quốc Khánh không chỉ gồm xe và khách sạn. Một chương trình công ty có thể bao gồm nhiều hạng mục: phương tiện, lưu trú, bữa ăn, vé tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm, nước uống, team building, gala dinner, hội nghị, âm thanh, sân khấu, backdrop, quà tặng, áo đồng phục, quay chụp, phụ thu lễ và chi phí dự phòng.

INTOUR thường khuyên doanh nghiệp không so sánh chương trình chỉ bằng giá thấp nhất. Một phương án rẻ hơn nhưng khách sạn xa, thực đơn yếu, thiếu điều phối, không có phương án mưa hoặc lịch trình quá dày có thể khiến trải nghiệm nhân sự giảm. Ngân sách nên được nhìn theo tổng giá trị: an toàn, đúng giờ, ổn định dịch vụ, cảm xúc của nhân sự và khả năng xử lý phát sinh.

Sau khi có mục tiêu, số lượng và ngân sách, doanh nghiệp mới nên chọn thời lượng và điểm đến. Nếu chọn ngược lại, rất dễ rơi vào tình trạng điểm đến đẹp nhưng không hợp ngân sách, lịch trình quá xa so với số ngày nghỉ hoặc hạ tầng không đủ phục vụ đoàn.

Chọn thời lượng

Lịch 1 ngày phù hợp với công ty muốn đổi gió nhẹ, ngân sách gọn, không cần lưu trú và chỉ cần một hoạt động tập thể ngắn. Lịch 2 ngày 1 đêm phù hợp nếu doanh nghiệp cần team building, gala dinner hoặc bữa tối chung. Lịch 3 ngày 2 đêm phù hợp với đoàn muốn nghỉ dưỡng rõ hơn, kết hợp hội nghị, khen thưởng hoặc chương trình nội bộ nhiều hạng mục.

Chọn điểm đến

Điểm đến cần phù hợp với quy mô đoàn. Đoàn đông nên ưu tiên nơi có khách sạn đủ phòng, nhà hàng nhận đoàn, bãi đậu xe, không gian tổ chức hoạt động và dịch vụ ổn định. Nếu đoàn cần team building, điểm đến phải có bãi biển, sân cỏ, hội trường hoặc khu vực hoạt động phù hợp. Nếu đoàn cần nghỉ dưỡng, khách sạn/resort và bữa ăn quan trọng hơn số lượng điểm tham quan.

Chọn phương tiện

Xe du lịch phù hợp với tuyến gần và đoàn muốn chủ động điểm đón. Máy bay phù hợp với tuyến xa, đoàn có ngân sách tốt hơn hoặc cần tiết kiệm thời gian. Xe đêm có thể phù hợp với một số nhóm trẻ, nhưng cần cân nhắc nếu đoàn có người lớn tuổi, trẻ em hoặc nhân sự không quen di chuyển đường dài. Với doanh nghiệp, phương tiện không chỉ là chi phí mà còn ảnh hưởng sức khỏe đoàn trước khi bước vào hoạt động chính.

Với khách đoàn công ty, khách sạn không chỉ là nơi ngủ. Đây còn là nơi nhận phòng, trả phòng, ăn sáng, tổ chức gala, hội nghị, sinh hoạt nội bộ và nghỉ giữa các hoạt động. Vì vậy, doanh nghiệp cần chọn khách sạn theo khả năng vận hành đoàn, không chỉ theo hình ảnh đẹp.

Các yếu tố cần kiểm tra gồm: số lượng phòng còn trống, loại phòng, tiêu chuẩn phòng, phòng lãnh đạo, phòng khách mời, phòng nam nữ, phòng gia đình nếu có người thân đi kèm, thang máy, bãi đậu xe, khu ăn sáng, giờ nhận phòng, giờ trả phòng, phụ thu lễ, chính sách trẻ em và khả năng tổ chức bữa tối hoặc hội nghị.

Sơ đồ phòng nên được chuẩn bị trước khi đoàn đến khách sạn. Nếu đợi đến nơi mới chia phòng, đoàn sẽ mất nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn và dễ phát sinh phản hồi không mong muốn. Với đoàn lớn, nên có danh sách phòng theo từng phòng ban hoặc từng nhóm, ghi rõ trưởng nhóm, số điện thoại liên hệ và các yêu cầu đặc biệt nếu có.

INTOUR thường khuyên doanh nghiệp giữ khách sạn sớm dịp 2/9, đặc biệt với đoàn cần nhiều phòng cùng tiêu chuẩn. Phòng đẹp, khách sạn có vị trí thuận tiện, resort có không gian đoàn hoặc nơi có phòng hội nghị thường nhanh kín hơn ngày thường.

Bữa ăn là hạng mục tưởng đơn giản nhưng rất dễ ảnh hưởng trải nghiệm đoàn. Một bữa ăn trễ, món không hợp khẩu vị, nhà hàng không đủ chỗ hoặc phục vụ chậm có thể làm lịch trình bị lệch. Với đoàn công ty, nhà hàng cần được chốt trước về số khách, số bàn, thực đơn, món chay, nước uống, giờ ăn, khu vực ngồi và người phụ trách liên hệ.

Dịp lễ, nhà hàng ở các điểm biển, cao nguyên, miền Tây hoặc khu du lịch nổi tiếng thường đông. Doanh nghiệp không nên để đoàn đến nơi mới chọn món hoặc mới tìm nhà hàng. Nếu chương trình có gala dinner, thực đơn gala cần được chốt riêng, vì yêu cầu về sân khấu, âm thanh, thời lượng phục vụ và sơ đồ bàn sẽ khác bữa ăn thông thường.

Với đoàn có nhân sự ăn chay, dị ứng thực phẩm hoặc trẻ em đi cùng, ban tổ chức cần ghi chú trước để nhà hàng chuẩn bị. Với đoàn đông, nên có một đầu mối cập nhật giờ đến thực tế cho nhà hàng, vì dịp lễ thời gian di chuyển có thể thay đổi. Một bữa ăn đúng giờ sẽ giúp cả lịch trình chạy mượt hơn rất nhiều.

Team building, gala dinner và hội nghị là ba hạng mục thường được doanh nghiệp đưa vào chương trình lễ 2/9. Tuy nhiên, ba hạng mục này không nên đặt tùy tiện. Mỗi hoạt động cần đúng thời điểm, đúng không gian và đúng thể lực của đoàn.

Team building

Nếu doanh nghiệp cần gắn kết đội ngũ, team building lễ 2/9 nên được đặt vào thời điểm khách còn đủ sức. Với lịch 1 ngày, nên làm phiên ngắn. Với lịch 2 ngày 1 đêm, nên đặt vào chiều ngày đầu sau khi đoàn đã ăn trưa và nghỉ nhẹ. Với lịch 3 ngày 2 đêm, chiều ngày thứ hai thường là khung tốt hơn vì đoàn đã ổn định sau ngày di chuyển.

Gala dinner

Gala dinner phù hợp khi doanh nghiệp muốn tri ân, trao thưởng, truyền thông điệp nội bộ, tổ chức văn nghệ hoặc tạo một đêm cảm xúc cho nhân sự. Với lịch 2 ngày 1 đêm, gala thường đặt tối ngày đầu. Với lịch 3 ngày 2 đêm, gala nên đặt tối ngày thứ hai để khách có thời gian ổn định và tham gia hoạt động chính trước đó. Không nên để gala kéo quá muộn nếu hôm sau đoàn phải trả phòng sớm hoặc di chuyển dài.

Hội nghị, họp nội bộ

Nếu chương trình có hội nghị, nên đặt vào khung giờ khách tỉnh táo, thường là buổi sáng sau khi đoàn đã nghỉ qua đêm. Cần kiểm tra phòng họp, âm thanh, màn hình, micro, bàn ghế, nước uống, ánh sáng, điều hòa và thời lượng sử dụng. Không nên tổ chức họp ngay khi đoàn vừa tới nơi sau chặng xe dài.

Lịch trình đoàn công ty cần rõ nhưng không được quá sát. Mỗi hoạt động nên có khung giờ chính và khoảng đệm. Dịp lễ, thời gian di chuyển, nhận phòng, dùng bữa, chờ dịch vụ hoặc tập trung đoàn có thể lâu hơn ngày thường. Nếu lịch trình tính quá sát, chỉ cần trễ ở một khâu là toàn bộ ngày bị lệch.

Doanh nghiệp có thể dùng ba nguyên tắc khi xây lịch: ngày đầu không quá nặng, ngày giữa chuyến là ngày chính, ngày cuối nhẹ và về sớm. Với lịch 2 ngày 1 đêm, không nên dồn tham quan nhiều điểm, team building dài và gala lớn vào cùng một ngày mà không có thời gian nghỉ. Với lịch 3 ngày 2 đêm, nên phân bổ hội nghị, team building, gala theo nhịp để khách không bị quá tải.

Nếu cần khung chương trình chi tiết theo từng ngày cho đoàn đông, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài lịch trình lễ 2/9 cho khách đoàn để chọn format 1 ngày, 2 ngày 1 đêm hoặc 3 ngày 2 đêm phù hợp hơn.

Một chương trình công ty chạy tốt cần phân vai rõ. Tối thiểu nên có người phụ trách chính từ doanh nghiệp, trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên, trưởng xe nếu có nhiều xe, phụ trách phòng ở, phụ trách bữa ăn, phụ trách team building/gala và đầu mối xử lý phát sinh. Với đoàn lớn, không nên để một người ôm toàn bộ việc.

Truyền thông nội bộ cũng rất quan trọng. Nhân sự cần được thông báo rõ ngày giờ khởi hành, điểm tập trung, trang phục, hành lý, giấy tờ cá nhân, quy định tham gia, đầu mối liên hệ, lịch trình chính, thời gian tự do và các lưu ý an toàn. Nếu có team building, nên thông báo trang phục phù hợp. Nếu có gala, nên thông báo dress code hoặc chủ đề nếu có.

Với đoàn có nhiều phòng ban, ban tổ chức có thể chia nhóm theo xe hoặc theo đội để dễ quản lý. Nên có danh sách online hoặc bản in, có số điện thoại đầu mối và quy trình điểm danh. Những việc nhỏ này giúp ngày khởi hành giảm rất nhiều rối.

Dịp lễ luôn có khả năng phát sinh: kẹt xe, mưa, nhận phòng trễ, nhà hàng đông, thay đổi số lượng khách, khách đến trễ, thiết bị gala cần chỉnh, hoạt động ngoài trời phải đổi giờ. Vì vậy, phương án dự phòng không phải phần phụ mà là phần bắt buộc trong kế hoạch.

Với team building ngoài trời, cần có phương án mưa hoặc không gian thay thế. Với gala ngoài trời, cần kiểm tra khả năng chuyển vào trong nhà. Với tuyến đường bộ, cần có khoảng đệm thời gian. Với bữa ăn, cần có đầu mối cập nhật giờ đến thực tế cho nhà hàng. Với khách sạn, cần biết phương án gửi hành lý nếu đoàn đến trước giờ nhận phòng.

Với đoàn đông, nên có phương án y tế cơ bản: thuốc thông dụng, danh sách khách cần lưu ý sức khỏe nếu có, số điện thoại cấp cứu địa phương hoặc cơ sở y tế gần điểm lưu trú. Không cần làm phức tạp, nhưng cần có người chịu trách nhiệm khi phát sinh.

Trước khi gửi chương trình cuối cùng cho lãnh đạo hoặc thông báo nội bộ, ban tổ chức có thể rà lại checklist dưới đây. Nếu còn thiếu nhiều mục, nên chốt bổ sung trước khi giữ dịch vụ chính thức.

Chọn điểm đến trước khi xác định mục tiêu

Nhiều doanh nghiệp chọn điểm đến vì đẹp hoặc quen thuộc, sau đó mới cố ghép team building, gala hoặc hội nghị vào. Cách này dễ khiến chương trình không khớp mục tiêu. Nên làm ngược lại: xác định mục tiêu trước, chọn điểm đến sau.

Không chốt số lượng khách đủ sớm

Số lượng khách ảnh hưởng đến xe, phòng, suất ăn, bảo hiểm, quà tặng và đội hình hoạt động. Nếu số lượng thay đổi sát ngày, chi phí và vận hành đều dễ bị ảnh hưởng.

Đặt lịch trình quá dày

Dịp lễ không nên chạy lịch như ngày thường. Đường đông, nhà hàng đông, khách sạn cần thời gian xử lý đoàn. Lịch trình quá dày sẽ làm khách mệt và ban tổ chức căng thẳng.

Xem nhẹ khách sạn và nhà hàng

Với khách đoàn, khách sạn và nhà hàng là hai điểm chạm quan trọng nhất. Phòng không phù hợp, bữa ăn trễ hoặc thực đơn không ổn có thể làm ảnh hưởng cảm nhận của nhân sự nhiều hơn một điểm tham quan bị bỏ bớt.

Không có phương án mưa cho hoạt động ngoài trời

Team building, gala ngoài trời hoặc tham quan ngoài trời đều cần phương án dự phòng. Không nên chờ đến khi trời mưa mới bắt đầu tìm cách xử lý.

Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn bị, INTOUR gợi ý đi từ những thông tin nền: số lượng khách, điểm khởi hành, ngân sách/người, mục tiêu chuyến đi, số ngày mong muốn, có cần team building/gala/hội nghị không và tiêu chuẩn khách sạn dự kiến. Khi có đủ các thông tin này, việc chọn tuyến và giữ dịch vụ sẽ chính xác hơn.

Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn so sánh nhiều phương án, có thể dùng bài du lịch lễ 2/9 cho công ty để xác định hướng đi tổng quan trước, sau đó quay lại checklist quy trình này để triển khai từng hạng mục chi tiết.

INTOUR có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn điểm đến, xây kế hoạch, giữ xe, đặt khách sạn, chốt nhà hàng, thiết kế lịch trình, chuẩn bị team building, gala dinner, hội nghị, quà tặng và điều phối đoàn trong suốt chương trình.

INTOUR – Công ty TNHH MTV Du Lịch IN
Hotline: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: intour.com.vn