Chuyên Tổ Chức Hội Nghị, Tri Ân Khách Hàng, M.I.C.E Chuyên Nghiệp

Hội nghị, hội thảo là sự kiện của doanh nghiệp, công ty hoặc tổ chức, tập thể nào đó được thực thi để bàn luận về một vấn đề với các hoạt động có mục đích, đối thoại, dò xét ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ những nghiên cứu, kiến thức về ngành nghề của doanh nghiệp.

Không những vậy, tổ chức hội nghị, hội thảo còn mang cơ hội để các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức gặp nhau và trao đổi giúp gắn kết mối quan hệ khắng khít và quảng bá, giới thiệu hình ảnh.

Tùy mục đích doanh nghiệp, tổ chức muốn truyền tải mà những hình thức tổ chức các hội nghị, hội thảo có sự khác nhau.

Bao gồm 7 loại hình tổ chức được dùng phổ biến nhất hiện nay mà quý khách hàng có thể tham khảo ngay dưới đây:

Là loại hình hội thảo, được tổ chức nhằm trao đổi ý kiến hoặc thông báo kết quả nghiên cứu khoa học của tổ chức hay cá nhân.

Các chuyên gia, chuyên viên hay diễn giả sẽ đưa ra các vấn đề và cùng thảo luận với những người có liên quan hoặc đang hoạt động nghiên cứu cùng lĩnh vực đó. Do vậy, hội thảo này không nhắm tới quảng cáo hình ảnh doanh nghiệp.

Một loại hình được biết đến rộng rãi tại các quốc gia trên thế giới và cả Việt Nam chính là Workshop. Đây là một loại hình hội thảo nhắm tới chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, kinh tế - tài chính,... Không những vậy, hội thảo này còn đưa thêm các ví dụ thực tế trong lĩnh vực đó để những người tham dự nắm chắc về các thông tin.

Điểm khác biệt của Workshop với các hội nghị khác là quy mô tổ chức của Workshop chỉ nằm trong khoảng từ 10 đến 20 người.

Hội thảo được tổ chức để giải đáp các vấn đề của người tham dự về việc du học. Điển hình có thể kể đến là chương trình học, học bổng du học, sống và làm việc tại nước ngoài...

Hội thảo du học ngoài hướng tới chia sẻ kiến thức là chủ yếu mà còn tìm kiếm nguồn khách hàng có nhu cầu. Hội thảo sẽ giúp chuyển đổi những người có thắc mắc (khách hàng tiềm năng) thành những người tham gia và doanh nghiệp, công ty, tổ chức sẽ bán lại thông tin của những khách hàng có nhu cầu cho các công ty chuyên về du học.

Được tổ chức cố định thường niên hoặc tùy theo mục đích bàn luận của các cấp Nhà nước. Đặc điểm của loại hình hội nghị này chính là tính long trọng tuyệt đối của nó. Thường hay lên kế hoạch từ nhiều tháng trước và chuẩn bị một cách cẩn thận, tỉ mỉ đến từng chi tiết.

Tương tự như workshop nhưng loại hình này có quy mô lớn hơn và được tổ chức cho nội bộ, các ban ngành, đoàn thể.

Các buổi tập huấn thường sẽ tập trung việc nâng cao kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để thực hiện các công việc ngày càng hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Địa điểm lựa chọn tổ chức các buổi tập huấn có thể là công ty, khu vực tập thể hay bất kì mà doanh nghiệp muốn tổ chức. Vì tính chất như vậy nên đây chính là một trong các loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo vô cùng được quan tâm.

Đây chính là một buổi bàn luận với một chủ đề chính và một diễn giả duy nhất. Vấn đề bàn luận của hội thảo này thường liên hệ đến những hoạt động liên quan thực tế trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.

Một sự kiện tổ chức thường niên của doanh nghiệp. Đại đa số khách mời tham dự chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược.

Chủ đề và mục đích chính mà chương trình hướng tới là gửi đến khách hàng thân thiết một lời tri ân chân thành. Bên cạnh đó là quảng cáo đến khách hàng, đối tác về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Tận dụng cơ hội gặp gỡ để dò ý khách hàng, đối tác nhằm phát triển hoạt động kinh doanh.

MICE là cách viết tắt của:

• M – Meeting: hội họp
• I – Incentive: khen thưởng
• C – Convention: hội nghị, hội thảo
• E – Exhibition: triển lãm

Tên đầy đủ tiếng Anh là Meeting Incentive Conference Event.

Hiểu một cách đơn giản, MICE là hình thức du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, triển lãm, tổ chức sự kiện, du lịch khen thưởng của các công ty cho nhân viên, đối tác.

Du lịch MICE được chia thành 4 loại hình thông dụng, cụ thể:

Đây là hoạt động du lịch kết hợp với hình thức hội nghị, hội thảo. Loại hình sự kiện này được tổ chức để trao đổi, đóng góp ý kiến về sản phẩm, dịch vụ mới hay bàn luận về vấn đề khó khăn nào đó cần được giải quyết. Trong meeting tour còn được chia thành 2 loại hình: Association Meeting và Corporate Meeting.

Du lịch hội thảo là loại hình du lịch kết hợp với hình thức hội nghị, hội thảo nhằm trao đổi thông tin giữa những người có cùng trình độ. Hoạt động này đặc biệt phù hợp khi công ty kết hợp cùng tổ chức team building với quy mô từ 300 – 1500 người.

Incentive tour (Du lịch khen thưởng) là loại hình du lịch được tổ chức với mục đích khen thưởng nhân viên công ty, hoặc cá nhân trong một tổ chức. Nhờ đó, thúc đẩy sự gắn kết, xây dựng tinh thần đoàn kết giữa các thành viên với nhau. Chương trình du lịch khen thưởng thường được các doanh nghiệp kết hợp với du lịch team building với số lượng tham gia khoảng 100 – 150 người…

Du lịch sự kiện là hoạt động được tổ chức nhằm xúc tiến, quảng bá một lĩnh vực cụ thể nào đó. Quy mô và số lượng người tham dự không có con số cụ thể. Một số loại hình cụ thể có thể nói tới như chương trình liên hoan, hội thi hay các chương trình du lịch… Đối với du lịch triển lãm, đây là hình thức du lịch MICE kết hợp cùng hoạt động giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho các thị trường/ đối tác mục tiêu.

Một buổi hội thảo chuyên nghiệp, thành công và không có những tai nạn, rủi ro thì phải được thực hiện theo tiến trình chi tiết để hội nghị, hội thảo chuẩn chỉnh nhất. Thực hiện theo 6 bước quy trình giúp doanh nghiệp tổ chức hội nghị thành công.

Bước 1: Chủ đề cần được xác định một cách chính xác

Chủ đề hội thảo luôn là bước mà doanh nghiệp hay công ty bắt tay làm đầu tiên, phải thật rõ ràng và cụ thể. Nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động đều dựa vào chủ đề của doanh nghiệp, công ty mà xây dựng lên và hội thảo được tổ chức theo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Bước 2: Khái quát kế hoạch tổ chức

• Xác định được mục đích, mục tiêu cần đạt được của hội thảo, hội nghị
• Nội dung chính mà hội thảo, hội nghị muốn truyền tải
• Lựa chọn, khảo sát địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo
• Kinh phí dự trù cho hội nghị, hội thảo mà doanh nghiệp mong muốn
• Lựa chọn hợp tác với những đơn vị, công ty tổ chức sự kiện
• Lập danh sách với số lượng khách mời tham dự
• Xây dựng kịch bản chương trình của hội thảo hội nghị

Bước 3: Chuẩn bị cụ thể từng chi tiết cho hội nghị, hội thảo

• Sắp đặt không gian tổ chức hội thảo, hội nghị và đảm bảo có sẵn và đầy đủ các trang thiết bị cần phải có trong sự kiện
• Sắp đặt các dịch vụ, bữa tiệc giải lao đi kèm như tiệc teabreak, buffet nhẹ, nghỉ ngơi, đưa đón
• Thực thi phương án truyền thông cho sự kiện hội nghị, hội thảo
• In ấn, chuẩn bị những tài liệu cần phải có trong hội nghị, hội thảo
• Phát thiệp mời, thư mời cho các khách tham dự có tên trong danh sách đã lập sẵn

Bước 4: Thực hiện công việc chính là tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo

• Chào đón và tiếp đãi khách mời và người tham dự hội thảo, hội nghị
• Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện và thời lượng. Giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong buổi hội thảo, hội nghị

Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo

• Gửi đến khách mời và người tham dự những món quà lưu niệm của chương trình hội nghị, hội thảo
• Lập biên bản cụ thể cho hội thảo, hội nghị
• Thực hiện thông báo và kết luận hội nghị, hội thảo

Bước 6: Xử lý các thông tin sau hội nghị, hội thảo

• Nhận xét nội dung hội nghị, hội thảo
• Đưa ra ý kiến với các tổ chức, đơn vị tham dự hội nghị, hội thảo về nội dung bàn luận

Lý do nên lựa chọn Công ty tổ chức sự kiện INTOUR để hợp tác tổ chức hội nghị, hội thảo cho doanh nghiệp

• Công ty tổ chức sự kiện INTOUR hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hơn 10 năm, đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện hội nghị, hội thảo lớn, nhỏ, từ những doanh nghiệp trong nước đến những doanh nghiệp nước ngoài.
• Các trang thiết bị, dụng cụ được bảo hành thường xuyên, mới trên 90%, luôn có sẵn tại kho với giá cho thuê được ưu đãi nhất.
• Nguồn nhân sự sự kiện được đào tạo, có chuyên môn trong từng lĩnh vực: MC PG sự kiện hay các tiết mục văn nghệ, lân sư rồng,….
• Lập kế hoạch chi tiết với các phân đoạn cụ thể đi kèm và bảng báo giá các mục.
• Thủ tục và hợp đồng đầy đủ, xuất hóa đơn theo yêu cầu khách hàng.
• Nhiều chương trình khuyến mãi và hậu mãi cho khách hàng, các ưu đãi cực lớn trong năm

Quý khách hàng đang có nhu cầu, mong muốn tổ chức hội nghị thì hãy cho phép Công ty tổ chức sự kiện INTOUR đồng hành, hợp tác để hội nghị, hội thảo của doanh nghiệp thành công nhất. Nhấc máy gọi ngay đến hotline 084 72 72 772 để được tư vấn từ A - Z nhé!

Công ty tổ chức sự kiện INTOUR rất vinh hạnh được đồng hành cùng quý khách thực hiện những hội nghị đẳng cấp!

Best Regar,

CÔNG TY DU LỊCH INTOUR

106 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường 7, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh

Email: [email protected]

Website: www.intour.com.vn

Fanapage: FB/dulichintour

Youtube Chanel: youtube.com/congtydulichintour

INTOUR - VUI TRỌN TOUR!