Từ Kịch Bản Đến Thực Tế: Cần Chuẩn Bị Dụng Cụ Team Building Như Thế Nào?

Một kịch bản team building có thể rất hay trên bản kế hoạch, nhưng khi ra sân lại rối nếu phần dụng cụ không được tính kỹ. Lý do là trò chơi không tự chạy bằng lời mô tả. Mỗi trò cần vật dụng, không gian, người hỗ trợ, thời gian set up và cách chuyển tiếp cụ thể. Nếu thiếu một trong các phần đó, MC sẽ phải ứng biến liên tục.

Ví dụ, kịch bản ghi “game chuyền bóng phối hợp”, nhưng không ghi rõ mỗi đội cần một bóng hay cả đoàn dùng chung bóng. Đến ngày chạy có 6 đội nhưng chỉ có 2 quả bóng, các đội còn lại phải chờ. Hoặc kịch bản ghi “trò bạt phối hợp”, nhưng bạt thuê quá nhỏ so với số người mỗi đội, khi chơi mọi người đứng chen nhau, bạt dễ lệch và trò chơi mất vui. Hoặc kịch bản ghi “giải mật thư”, nhưng thẻ nhiệm vụ in nhỏ, ngoài bãi biển gió mạnh, giấy bay lung tung khiến đội chơi mất thời gian nhặt lại.

Một lỗi khác là kịch bản không tính mặt bằng. Có trò hợp với sân cỏ nhưng không hợp hội trường. Có trò vui ở bãi biển nhưng vào resort lại bị hạn chế dùng nước. Có trò cần chạy dài nhưng sân công ty lại có nhiều vật cản. Nếu không rà lại dụng cụ theo mặt bằng thật, đến nơi mới phát hiện không dùng được thì rất khó sửa.

Kịch bản cũng dễ rối nếu không có thứ tự dụng cụ. Game 1 dùng xong, game 2 chưa được chuẩn bị. Đội hỗ trợ phải chạy đi tìm bóng, kéo bạt, bơm phao, phát thẻ. Người chơi đứng chờ. MC nói thêm cho đỡ trống. Không khí bị chùng xuống. Với đoàn nhỏ còn có thể xoay, nhưng với đoàn đông, chỉ cần chờ vài phút dưới nắng là năng lượng giảm rất nhanh.

Vì vậy, khi đã có kịch bản, bước tiếp theo không phải là chốt ngay, mà là “dịch” từng trò chơi thành danh sách dụng cụ thật. Trò nào cần gì, số lượng bao nhiêu, ai chuẩn bị, ai giữ, ai đưa ra sân, ai thu lại. Khi làm kỹ bước này, kịch bản mới có thể chạy mượt trong thực tế.

Cách chuẩn bị dụng cụ tốt nhất là đọc kịch bản theo từng game. Đừng bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả những món có thể dùng. Hãy đi từ chương trình thật: phần chia đội cần gì, phần khởi động cần gì, game 1 cần gì, game 2 cần gì, game 3 cần gì, phần cao trào cần gì, phần tổng kết cần gì.

Với phần chia đội, thường cần cờ đội, khăn màu, sticker, bảng tên đội, bảng điểm, thẻ đội, bút lông, giấy ghi slogan hoặc một số vật dụng nhận diện. Nếu đoàn nhỏ, có thể dùng sticker hoặc khăn màu. Nếu đoàn đông ngoài trời, cờ đội phải đủ lớn và chắc.

Với phần khởi động, cần bóng nhỏ, vòng nhựa, thẻ nhiệm vụ, vật phẩm chuyền tay, dây mềm hoặc dụng cụ phản xạ theo màu đội. Mục tiêu là kéo người chơi vào nhịp nhanh, nên dụng cụ phải đơn giản, dễ phát, dễ thu và không mất thời gian giải thích.

Với từng game chính, cần ghi thật rõ. Game bạt phối hợp cần bạt kích thước nào, bóng loại gì, mỗi đội một bộ hay chơi luân phiên. Game chuyền nước cần xô, ly, máng, bình đích, nước lấy ở đâu. Game xây tháp cần giấy, que, ống hút, băng keo, kéo, thước đo. Game kéo co cần dây dài bao nhiêu, vạch giữa, khu vực an toàn. Game phao hơi cần máy thổi, nguồn điện, người hỗ trợ. Mỗi trò đều có những vật dụng phụ đi kèm, không chỉ món chính.

Với phần tổng kết, cần bảng điểm, phiếu điểm, quà thưởng, micro, bảng vinh danh hoặc đạo cụ trao giải nếu có. Nhiều chương trình chuẩn bị rất kỹ phần chơi nhưng quên phần trao thưởng, đến cuối chương trình phải trao quà rất vội, làm cảm xúc bị hụt.

Sau khi đọc từng game, nên đánh dấu món nào lặp lại. Một quả bóng có thể dùng cho khởi động và game phối hợp. Một bộ thẻ nhiệm vụ có thể dùng cho indoor dự phòng. Một bảng điểm dùng xuyên suốt chương trình. Những món dùng nhiều lần cần được đặt ở vị trí dễ lấy, không gom lẫn vào thùng của một game duy nhất.

Đọc kịch bản theo game sẽ giúp tránh thuê dư. Món nào không gắn với game cụ thể thì nên cân nhắc bỏ. Trong thực tế, đồ nhiều mà không có vai trò rõ thường chỉ làm đội vận hành rối hơn.

Dụng cụ team building phải tính theo số đội, không chỉ theo tổng số người. Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua. Một đoàn 100 người có thể chia 5 đội, 6 đội hoặc 8 đội. Mỗi cách chia sẽ kéo theo số lượng cờ, khăn màu, bóng, bạt, thẻ nhiệm vụ, dụng cụ game hoàn toàn khác nhau.

Nếu kịch bản có 6 đội chơi đồng thời, mỗi đội cần một bộ dụng cụ. Nếu chỉ có 3 bộ, các đội phải chơi luân phiên. Chơi luân phiên không sai, nhưng phải tính thời gian chờ. Với những trò ngắn, luân phiên có thể ổn. Với trò dài, người đứng chờ sẽ nhanh mất hứng. Vì vậy, trước khi đặt dụng cụ, cần biết game nào chơi đồng thời, game nào chơi theo lượt, game nào chia trạm.

Đoàn 20–50 người thường dễ tính hơn. Có thể chia 2–5 đội, mỗi game không cần quá nhiều bộ. Đoàn 50–100 người bắt đầu cần dụng cụ đủ theo đội để tránh chờ lâu. Đoàn trên 100 người nên tính rất kỹ số lượt chơi, vì nếu mỗi đội phải chờ quá lâu, chương trình sẽ bị loãng.

Số người cũng ảnh hưởng đến kích thước dụng cụ. Cờ đội cho 30 người có thể nhỏ hơn cờ đội cho 150 người. Bảng điểm cho hội trường nhỏ khác bảng điểm ngoài bãi biển. Bóng dùng cho 4 đội khác bóng dùng cho 8 đội. Bạt dùng cho đội 8 người khác bạt dùng cho đội 20 người.

Ngoài số người chính thức, nên có khoảng dự phòng. Nếu danh sách đang là 80 người nhưng có thể tăng lên 100, nên chuẩn bị dụng cụ theo mức cao hơn hoặc có phương án bổ sung. Thiếu khăn màu, thiếu cờ đội, thiếu vật liệu thẻ nhiệm vụ vào ngày chạy là lỗi rất dễ gặp.

Khi trao đổi với đơn vị cung cấp, không nên chỉ nói “đoàn khoảng 100 người”. Nên nói rõ dự kiến chia mấy đội, mỗi đội bao nhiêu người, chơi trong bao lâu, muốn các đội chơi cùng lúc hay luân phiên. Thông tin càng rõ, dụng cụ được tư vấn càng sát.

Mặt bằng quyết định rất nhiều đến việc dùng dụng cụ nào. Một trò chơi có thể rất hợp ở bãi biển nhưng không hợp trong hội trường. Một bộ phao hơi có thể đẹp trên sân rộng nhưng trở nên vướng nếu resort không cho đặt hoặc không có nguồn điện gần. Một game nước rất vui ngoài biển nhưng có thể không dùng được trên sân cỏ khách sạn.

Trước khi chốt dụng cụ, cần biết chương trình tổ chức ở đâu: bãi biển, sân cỏ, resort, khu du lịch, sân bê tông, sân công ty, hội trường hay sảnh trong nhà. Nếu có thể, nên xin hình ảnh hoặc video mặt bằng. Chỉ cần nhìn khu vực chơi, người có kinh nghiệm đã có thể nhận ra nhiều điểm cần lưu ý: sân có đủ rộng không, có vật cản không, xe chở đồ có vào sát không, có nguồn điện không, gió mạnh không, có được dùng nước không.

Với bãi biển, dụng cụ nên nổi bật, chắc, ít bị gió ảnh hưởng. Bóng quá nhẹ, thẻ giấy rời, cờ yếu, bảng điểm nhỏ đều không phù hợp. Với sân cỏ, cần kiểm tra có trơn không, có được cắm cọc không, có dùng nước được không. Với resort, phải hỏi quy định của địa điểm về âm thanh, nước, cắm cọc, giờ set up, khu vực được phép tổ chức. Với hội trường, ưu tiên dụng cụ nhẹ, sạch, ít va chạm, không làm trầy sàn.

Đồ lớn chỉ nên dùng khi mặt bằng đủ điều kiện. Phao hơi cần nguồn điện, không gian, người hỗ trợ và thời gian set up. Bạt lớn cần khu vực phẳng và đủ người giữ. Game nước cần thoát nước và thời gian thay đồ nếu người chơi bị ướt. Bóng lớn cần kiểm soát gió nếu chơi ngoài biển.

Nếu mặt bằng nhỏ, nên chuyển sang nhóm dụng cụ nhẹ: thẻ nhiệm vụ, giấy bút, bóng nhỏ, ly nhựa, ống hút, vòng nhựa, trò trí tuệ, trò phản xạ, xây tháp, truyền tin. Cố dùng đồ lớn trong không gian nhỏ thường làm chương trình chật và mất an toàn.

Một nguyên tắc rất thực tế là mặt bằng nào thì dụng cụ đó. Đừng cố giữ kịch bản ban đầu nếu mặt bằng không phù hợp. Điều chỉnh sớm sẽ tốt hơn nhiều so với ra sân mới đổi.

Sau khi đọc kịch bản, chốt số đội và kiểm mặt bằng, nên phân loại dụng cụ thành bốn nhóm: tự chuẩn bị, thuê sẵn, dự phòng và bỏ bớt. Cách này giúp danh sách đồ gọn hơn và ngân sách dễ kiểm soát hơn.

Nhóm tự chuẩn bị thường là những món nhỏ, nhẹ, mang màu sắc nội bộ. Ví dụ: thẻ nhiệm vụ riêng của công ty, câu hỏi vui, giấy bút, sticker, bảng tên đội, slogan, quà thưởng, phiếu điểm, phong bì, một số mini game nhẹ. Doanh nghiệp tự làm nhóm này thường tốt vì hiểu văn hóa nội bộ, tên phòng ban, câu chuyện công ty và thông điệp muốn truyền tải.

Nhóm thuê sẵn là những món cần độ bền, kích thước lớn, set up hoặc dùng cho đông người. Ví dụ: cờ đội lớn, bảng điểm lớn, bóng lớn, bạt phối hợp, dây kéo co chuyên dụng, bao bố dày, bánh xe đồng đội, phao hơi, cổng hơi, game nước, combo bãi biển, combo sân cỏ. Những món này nếu tự mua hoặc tự chế có thể không tiết kiệm như tưởng, vì còn tốn vận chuyển, bảo quản, vệ sinh và rủi ro hư hỏng.

Nhóm dự phòng gồm những món nhỏ nhưng cứu chương trình rất tốt: bút lông dư, bóng dự phòng, thẻ nhiệm vụ in dư, băng keo, dây rút, dây phụ, kéo, túi zip, kẹp giấy, máy bơm, pin micro nếu dùng, khăn lau, bao rác, phiếu điểm trắng. Đừng xem nhẹ nhóm này. Một cây bút lông dự phòng có thể giúp bảng điểm không bị gián đoạn. Một quả bóng dự phòng có thể cứu cả game nếu bóng chính bị xì.

Nhóm bỏ bớt là những món nhìn vui nhưng không phục vụ kịch bản hoặc không hợp mặt bằng. Đây là nhóm rất quan trọng. Nhiều chương trình thuê quá nhiều đồ vì thấy món nào cũng hay, cuối cùng không dùng hết, set up lâu, thu dọn mệt, người chơi bị rối. Nếu một món không gắn với game cụ thể, không có thời gian dùng hoặc không hợp sân chơi, nên bỏ.

Khi cần những món lớn, bền, đủ bộ theo số đội, doanh nghiệp nên trao đổi sớm với đơn vị thuê đồ team building để được tư vấn đúng phần nên thuê. Cách làm hợp lý nhất thường là doanh nghiệp tự chuẩn bị phần nội bộ, còn thuê phần dụng cụ chính để chương trình chạy chắc, đẹp và ít phát sinh hơn.

Dụng cụ không chỉ cần đủ, mà còn phải nằm đúng thứ tự. Một chương trình có đủ đồ nhưng để lẫn trong nhiều túi, không ai biết món nào dùng cho game nào, thì ngày chạy vẫn rối. Vì vậy, sau khi có danh sách, nên đóng gói theo thứ tự chương trình.

Thùng hoặc túi đầu tiên là phần chia đội: khăn màu, cờ đội, bảng tên đội, sticker, thẻ đội, bút, bảng điểm. Đây là túi phải lấy ra đầu tiên, không được để dưới cùng xe hoặc lẫn với đồ game sau.

Túi thứ hai là phần khởi động: bóng nhỏ, vòng, thẻ nhiệm vụ ngắn, vật phẩm chuyền tay, còi, đạo cụ phản xạ. Phần này cần đặt gần MC hoặc người hỗ trợ vì dùng ngay sau chia đội.

Mỗi game chính nên có một túi riêng. Bên ngoài ghi rõ tên game, số lượng dụng cụ, đội phụ trách và ghi chú đặc biệt. Ví dụ: “Game bạt phối hợp – 6 bạt, 6 bóng, 6 cọc mốc, 1 bơm dự phòng”. Hoặc “Game xây tháp – 8 bộ vật liệu, 8 kéo, 8 băng keo, thước đo, phiếu chấm”. Khi chuyển game, người hỗ trợ chỉ cần lấy đúng túi, không phải tìm từng món.

Túi tổng kết nên để riêng: quà thưởng, bảng vinh danh, phiếu điểm cuối, bút, micro phụ nếu có. Nếu quà để chung với dụng cụ game, rất dễ thất lạc hoặc bị lấy nhầm.

Dụng cụ dự phòng nên có một túi riêng và luôn để ở khu vực điều phối. Không để dự phòng quá xa sân chơi. Khi bóng xì, bút hết mực, thẻ rách, dây tuột, người hỗ trợ phải lấy được ngay. Dự phòng có mà để trên xe xa khu chơi thì gần như không có tác dụng.

Cách chuẩn bị theo thứ tự này giúp chuyển game nhanh hơn rất nhiều. Đội hỗ trợ không bị động, MC không phải kéo dài lời dẫn để chờ đồ, người chơi không phải đứng chờ. Với chương trình đông người hoặc ngoài trời nắng, tốc độ chuyển game là yếu tố rất quan trọng.

Rất nhiều lỗi trong ngày chạy đến từ phụ kiện, không phải từ món chính. Có bóng nhưng không có máy bơm. Có bảng điểm nhưng không có bút lông. Có cờ nhưng thiếu cán. Có bạt nhưng thiếu dây cố định. Có game nước nhưng thiếu xô. Có mật thư nhưng thiếu đáp án. Có phao hơi nhưng nguồn điện quá xa. Những lỗi nhỏ này làm chương trình dừng lại rất khó chịu.

Với đồ hơi, phải kiểm tra máy bơm hoặc máy thổi. Máy có phù hợp với loại phao hoặc bóng không? Có dây điện không? Dây điện đủ dài không? Có ổ cắm gần khu chơi không? Nếu ở bãi biển hoặc resort, dây điện đi qua đâu để không làm người chơi vấp? Nếu máy hỏng, có phương án khác không?

Với bảng điểm, cần bút lông, bút dự phòng, khăn lau nếu dùng bảng trắng, kẹp hoặc chân đỡ nếu dùng bảng lớn. Bảng điểm ngoài trời cần đủ chắc để không bị gió thổi đổ. Bảng điểm trong hội trường cần đặt nơi người chơi nhìn thấy.

Với cờ đội, cần kiểm tra số lượng cờ, cán cờ, màu cờ, độ chắc, tên đội nếu có. Nếu cờ dùng ngoài bãi biển, cờ quá yếu sẽ rất khó cầm. Nếu dùng trong hội trường, cờ quá cao có thể vướng trần hoặc đèn.

Với trò trí tuệ, cần kiểm tra thẻ nhiệm vụ, phong bì, giấy nháp, bút, đáp án, phiếu chấm, đồng hồ đếm ngược. Nếu thiếu đáp án, MC sẽ rất khó xử khi đội đưa ra câu trả lời khác nhau. Nếu thiếu phiếu chấm, phần tổng kết dễ cảm tính.

Với game nước, cần xô, chậu, ly, máng, bình đích, khăn lau, túi rác và khu vực gom đồ ướt. Nếu dùng ở resort, phải hỏi trước có được dùng nước không. Nếu chơi xong còn gala, cần tính thời gian để người chơi thay đồ.

Phụ kiện nên được kiểm theo checklist. Không nên kiểm bằng trí nhớ. Mỗi game có một danh sách món chính và phụ kiện đi kèm. Khi đóng túi, đánh dấu đã đủ. Khi ra sân, kiểm lại lần nữa. Cách làm này hơi mất công lúc chuẩn bị, nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian trong ngày chạy.

Trước khi đến ngày chạy, nên set up thử trên giấy. Không nhất thiết phải dựng thật toàn bộ dụng cụ, nhưng cần vẽ sơ đồ hoặc hình dung rõ khu vực chơi: người chơi tập trung ở đâu, MC đứng ở đâu, cờ đội đặt ở đâu, game 1 chơi chỗ nào, game 2 chuyển sang đâu, dụng cụ dự phòng để đâu, nước uống ở đâu, bảng điểm hướng về phía nào.

Với bãi biển, cần tính hướng nắng, hướng gió, mép nước, khu vực khách khác, đường xe vào, vị trí âm thanh, khu vực tập kết dụng cụ. Không nên đặt game quá gần mép nước nếu có sóng. Không nên để bảng điểm ở nơi gió tạt mạnh. Không nên đặt đồ dự phòng quá xa đội hỗ trợ.

Với sân cỏ hoặc resort, cần tính khu vực được phép dùng, lối đi của khách khác, mặt sân có dốc không, có được cắm cọc không, có dùng nước được không. Nếu có gala hoặc hội nghị sau đó, cần tính đường di chuyển từ sân chơi về phòng, thời gian thay đồ và giờ kết thúc.

Với hội trường, cần xem bàn ghế có di chuyển không, đội ngồi theo bàn hay đứng theo nhóm, màn hình ở đâu, micro đi thế nào, dây điện có vướng không, phần trình bày của đội diễn ra ở đâu. Nếu dùng trò xây tháp hoặc thẻ nhiệm vụ, nên đặt sẵn dụng cụ trên bàn từng đội để tiết kiệm thời gian.

Set up trên giấy cũng giúp phát hiện kịch bản quá tham. Nếu game 1 ở đầu sân, game 2 ở cuối sân, game 3 lại cần chuyển vào trong nhà, mà thời lượng chỉ 60 phút, chắc chắn sẽ rất vội. Nếu dụng cụ quá nhiều nhưng khu vực tập kết nhỏ, cần rút gọn. Nếu đường di chuyển của đội chơi cắt ngang khu âm thanh hoặc bàn kỹ thuật, cần đổi vị trí.

Người phụ trách nên chia sơ đồ này cho MC, đội set up, người giao dụng cụ và người điều phối nội bộ. Khi mọi người cùng nhìn một hướng, ngày chạy sẽ ít hỏi qua hỏi lại hơn.

Trong ngày chạy, việc đầu tiên là kiểm đồ khi nhận. Không nên thấy xe giao tới là yên tâm. Cần mở danh sách ra kiểm: đủ món chưa, đúng số lượng chưa, dụng cụ có hỏng không, bóng có đủ hơi không, bạt có rách không, cờ đủ màu không, bảng điểm có bút không, phao hơi có máy thổi không, thẻ nhiệm vụ có đủ bộ không.

Sau khi kiểm, set up theo thứ tự chương trình. Đồ game đầu đặt sẵn. Đồ game sau để ở khu vực chờ, không bày hết ra sân. Nếu bày quá nhiều, sân nhìn rối, người chơi dễ vấp, đồ dễ thất lạc. Với đoàn đông, khu vực dụng cụ cần có người giữ.

Khi chương trình bắt đầu, người phụ trách dụng cụ phải đi trước MC một bước. MC đang dẫn game hiện tại thì người hỗ trợ chuẩn bị game tiếp theo. Game hiện tại vừa xong, dụng cụ game sau đã sẵn sàng. Nếu đến lúc MC công bố game mới đội hỗ trợ mới đi tìm đồ, nhịp chương trình sẽ bị chậm.

Dụng cụ dùng xong phải thu lại ngay. Bóng, thẻ, dây, ly, xô, bạt, mảnh ghép không nên để nằm lung tung trên sân. Đồ nhỏ rất dễ thất lạc, đồ lớn dễ cản đường. Nếu game sau dùng cùng một món, cần chuyển về đúng vị trí. Nếu không dùng nữa, gom về khu tập kết.

Bảng điểm phải cập nhật liên tục. Sau mỗi game, điểm cần được ghi rõ để MC công bố. Nếu điểm chậm, người chơi không thấy sự cạnh tranh. Nếu điểm sai, dễ tranh luận. Nên có một người phụ trách điểm riêng, không để MC tự nhớ.

Nếu có phát sinh, xử lý theo mức ưu tiên. Dụng cụ hỏng thì dùng dự phòng. Trời mưa thì chuyển sang phương án indoor. Người chơi mệt thì bỏ bớt game vận động. Lịch trình trễ thì bỏ game ít quan trọng, không nên cố chạy đủ rồi kéo trễ gala hoặc bữa ăn. Điều phối thực tế luôn cần linh hoạt, nhưng linh hoạt tốt là nhờ đã chuẩn bị trước.

Khi team building nằm trong chuyến du lịch công ty, hội nghị, gala hoặc ngày hội nhân viên, việc chuyển game đúng giờ càng quan trọng. Nếu phần chơi trễ, các phần sau trễ theo. Với những chương trình cần kịch bản, dụng cụ, MC, âm thanh, lịch trình và điều phối hiện trường đi cùng một nhịp, doanh nghiệp có thể chọn phương án tổ chức team building để mọi phần được tính liền mạch từ đầu, thay vì đến sân mới ráp từng hạng mục.

Lỗi đầu tiên là kịch bản ghi trò chơi nhưng không ghi dụng cụ chi tiết. “Game phối hợp đồng đội” là chưa đủ. Cần biết phối hợp bằng gì, mỗi đội mấy món, phụ kiện nào đi kèm, ai giữ, đặt ở đâu. Nếu không, đến ngày chạy sẽ phải đoán.

Lỗi thứ hai là không tính số đội. Tổng người là 100 nhưng không biết chia 5 đội hay 8 đội. Khi đặt dụng cụ theo cảm tính, rất dễ thiếu. Team building nên tính dụng cụ theo đội, theo lượt và theo cách chơi đồng thời hay luân phiên.

Lỗi thứ ba là chọn dụng cụ không hợp mặt bằng. Game nước trong resort không cho dùng nước, kéo co trên nền trơn, bóng nhỏ ngoài biển gió mạnh, phao hơi không có nguồn điện, bạt lớn trong hội trường nhỏ. Đây là nhóm lỗi chỉ cần khảo sát mặt bằng trước là giảm được rất nhiều.

Lỗi thứ tư là quên phụ kiện. Món chính có nhưng phụ kiện thiếu. Có bóng không có bơm, có bảng không có bút, có cờ không có cán, có thẻ không có đáp án, có bạt không có dây cố định, có game nước không có bình đích. Phụ kiện nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn.

Lỗi thứ năm là không đóng gói theo game. Tất cả dụng cụ để chung, đến lúc cần tìm rất lâu. Người chơi đứng chờ, MC phải kéo thời gian, đội hỗ trợ bị cuống. Đóng gói theo từng game là cách đơn giản nhưng rất hiệu quả.

Lỗi thứ sáu là không có người phụ trách dụng cụ. Ai cũng nghĩ người khác lo. Cuối cùng không ai biết đồ ở đâu, game tiếp theo cần gì, điểm đã ghi chưa, dụng cụ thuê đã thu đủ chưa. Một chương trình nên có ít nhất một người giữ danh sách dụng cụ và chịu trách nhiệm chính.

Lỗi thứ bảy là không chuẩn bị phương án dự phòng. Ngoài trời mưa, gió mạnh, người chơi tăng số lượng, lịch trình rút ngắn, địa điểm đổi khu vực — tất cả đều có thể xảy ra. Nếu không có dụng cụ dự phòng hoặc phương án thay trò, chương trình rất dễ bị động.

Lỗi thứ tám là tham quá nhiều game. Kịch bản dài, dụng cụ nhiều, nhưng thời lượng thật không đủ. Chơi chưa hết game đã tới giờ ăn hoặc gala. Chương trình hay không phải vì nhiều trò, mà vì đúng trò, đúng nhịp và kết thúc đẹp.

Từ kịch bản đến thực tế, chuẩn bị dụng cụ team building cần đi theo một quy trình rõ: đọc từng game, xác định dụng cụ chính và phụ kiện, chốt số người – số đội – số lượt chơi, kiểm tra mặt bằng, phân loại món tự chuẩn bị và món nên thuê, đóng gói theo thứ tự chương trình, chuẩn bị dự phòng và phân công người phụ trách. Khi làm đúng các bước này, chương trình sẽ giảm rất nhiều rủi ro.

Một kịch bản hay chỉ thật sự tốt khi ra hiện trường vẫn chạy được. Dụng cụ phải đúng số lượng, đúng mặt bằng, đúng thời điểm và có người vận hành. Nếu thiếu đồ, sai đồ, đặt đồ không đúng chỗ hoặc chuyển game chậm, người chơi sẽ cảm nhận ngay. Ngược lại, khi dụng cụ lên sân đúng lúc, đội hình rõ, bảng điểm cập nhật nhanh, game sau đã sẵn sàng trước khi game trước kết thúc, chương trình sẽ có cảm giác rất mượt.

Doanh nghiệp không cần chuẩn bị mọi thứ thật lớn. Cần nhất là chuẩn bị đúng. Món nhỏ thì tự làm kỹ. Món lớn thì thuê cho chắc. Món dự phòng thì luôn có sẵn. Món không dùng thì mạnh dạn bỏ. Khi kịch bản và dụng cụ khớp với nhau, team building sẽ nhẹ hơn cho người tổ chức, vui hơn cho người chơi và chỉn chu hơn trong mắt cả đoàn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình team building, du lịch công ty, hội nghị kết hợp hoạt động gắn kết hoặc ngày hội nhân viên có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn bộ dụng cụ phù hợp theo số lượng người, mặt bằng tổ chức, thời lượng chơi và ngân sách thực tế.