Tự Chuẩn Bị Dụng Cụ Team Building Có Thật Sự Tiết Kiệm Không?

Tự chuẩn bị có thể rẻ hơn nếu chương trình nhỏ, trò chơi đơn giản và dụng cụ dễ mua. Ví dụ, công ty chỉ có 20–30 người, chơi trong sân văn phòng hoặc khuôn viên resort, thời lượng khoảng 45–60 phút, mục tiêu chủ yếu là vui nhẹ. Với trường hợp này, mua vài món cơ bản như bóng, dây, giấy màu, cờ nhỏ, băng keo, bút lông, ly nhựa, ống hút, thẻ nhiệm vụ hoặc vài món handmade có thể đủ dùng.

Nhưng khi chương trình lớn hơn, câu chuyện sẽ khác. Đoàn 80 người cần nhiều bộ dụng cụ hơn đoàn 30 người. Đoàn 150 người cần tính số đội, số lượt chơi, số dụng cụ dự phòng và thời gian chuyển game. Đoàn 200 người ngoài bãi biển lại cần tính thêm vận chuyển, set up, khu vực chơi, đồ lớn, cờ đội, bảng điểm, nhân sự hỗ trợ và phương án thời tiết. Lúc này, nếu tự mua từng món, tổng chi phí chưa chắc thấp hơn thuê.

Một vấn đề khác là đồ mua về không phải lúc nào cũng phù hợp để tổ chức thật. Dụng cụ bán lẻ ngoài thị trường thường dùng cho gia đình, lớp học nhỏ hoặc trò chơi đơn giản. Khi đưa vào chương trình doanh nghiệp đông người, đồ dễ không đủ độ bền, kích thước không hợp, màu sắc không đồng bộ hoặc khó dùng ngoài trời. Một quả bóng nhỏ có thể phù hợp cho 10 người nhưng không tạo được hiệu ứng gì với đoàn 100 người. Một tấm bạt mỏng dùng chơi thử trong văn phòng có thể rách rất nhanh khi kéo trên sân cỏ hoặc bãi cát.

Tự chuẩn bị cũng cần tính thời gian. Người phụ trách phải tìm mua, so sánh, đặt hàng, kiểm tra hàng, chở đồ, phân loại, ghi danh sách, mang đến địa điểm, dọn sau chương trình và cất lại. Nếu tính công sức này vào chi phí thật, nhiều trường hợp thuê dụng cụ lại nhẹ hơn.

Nói ngắn gọn, tự chuẩn bị rẻ khi chương trình nhỏ và đơn giản. Nhưng tự chuẩn bị không còn rẻ nếu chương trình đông người, cần hình ảnh đẹp, cần đồ bền, cần set up nhanh và cần người hỗ trợ vận hành.

Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị dụng cụ khi chương trình có quy mô nhỏ, ít rủi ro và không yêu cầu quá cao về hình ảnh. Ví dụ, một buổi sinh hoạt nội bộ trong văn phòng, một buổi khởi động nhẹ trước cuộc họp, một mini game trong gala nhỏ hoặc một hoạt động gắn kết ngắn trong chuyến du lịch công ty.

Với đoàn dưới 30 người, tự chuẩn bị khá dễ nếu có người phụ trách kỹ. Các trò chơi nên chọn loại ít đạo cụ, luật đơn giản, không cần chạy nhiều và không phụ thuộc vào đồ lớn. Những vật dụng như giấy A4, bút màu, bóng nhỏ, dây ruy băng, ly nhựa, ống hút, khăn bịt mắt, thẻ nhiệm vụ, thùng carton có thể dùng để tạo nhiều mini game vui.

Với đoàn 30–50 người, vẫn có thể tự chuẩn bị nếu chương trình không quá tham vọng. Nên chọn khoảng 3–4 trò chính, ưu tiên trò phối hợp nhẹ, không cần nhiều bộ dụng cụ cùng lúc. Nếu có trò vận động, cần kiểm tra kỹ mặt bằng để tránh trơn trượt, va chạm hoặc thiếu không gian.

Doanh nghiệp cũng có thể tự chuẩn bị phần nhận diện đội nhóm như bảng tên đội, slogan, sticker, cờ giấy nhỏ, phiếu bốc thăm, thẻ nhiệm vụ hoặc quà tặng vui. Những phần này vừa tiết kiệm, vừa tạo dấu ấn riêng cho công ty. Đôi khi một chiếc thẻ nhiệm vụ được viết đúng văn hóa nội bộ còn tạo tiếng cười tốt hơn một món đồ thuê đắt tiền.

Tự chuẩn bị phù hợp nhất khi công ty có đội nội bộ năng động, có người từng làm hoạt náo, có thời gian chuẩn bị và không đặt quá nhiều áp lực vào hình ảnh sân khấu hóa. Nếu người phụ trách chỉ có một mình, vừa lo xe, phòng, ăn uống, gala, lịch trình, vừa lo dụng cụ team building, thì tự chuẩn bị quá nhiều sẽ rất mệt.

Một nguyên tắc thực tế là: phần nào nhỏ, nhẹ, dễ mua, dễ thay thế thì doanh nghiệp có thể tự làm. Phần nào cồng kềnh, cần độ bền, cần set up, cần an toàn hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp chương trình thì nên cân nhắc thuê.

Có nhiều món doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị mà không cần thuê ngoài, nhất là với chương trình nhỏ hoặc dùng để bổ sung cho phần game chính.

Nhóm đầu tiên là vật dụng văn phòng. Giấy A4, bút lông, bút màu, băng keo, kéo, giấy note, phong bì, thẻ nhiệm vụ, bảng câu hỏi, phiếu chấm điểm, thùng carton, dây ruy băng đều có thể dùng để tạo game trong nhà hoặc game tư duy. Những món này rẻ, dễ mua và dễ thay thế nếu thiếu.

Nhóm thứ hai là vật dụng khởi động. Bóng nhỏ, ly nhựa, muỗng nhựa, ống hút, khăn bịt mắt, dây mềm, bong bóng, chai nước rỗng, que gỗ, kẹp giấy, vòng nhựa nhỏ có thể dùng cho các trò chơi vui nhanh. Với đoàn ít người, các món này khá hiệu quả vì không cần set up phức tạp.

Nhóm thứ ba là vật dụng chia đội đơn giản. Công ty có thể tự in thẻ đội, làm bảng tên đội, chuẩn bị khăn màu, sticker hoặc băng tay. Nếu không cần hình ảnh quá chuyên nghiệp, các món này hoàn toàn có thể tự làm. Quan trọng là màu sắc phải dễ nhận diện và đủ số lượng cho người chơi.

Nhóm thứ tư là quà thưởng nhỏ. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị bánh kẹo, voucher nội bộ, huy hiệu, ly nước, áo thun công ty, sổ tay, móc khóa hoặc quà vui để trao cho đội thắng. Những món này nên gắn với văn hóa công ty sẽ tạo cảm giác gần gũi hơn.

Tuy nhiên, khi tự chuẩn bị, nên tránh mua quá nhiều món chỉ vì thấy rẻ. Một chương trình 60–90 phút không dùng hết quá nhiều đạo cụ. Mua nhiều sẽ khiến hậu cần rối, người phụ trách phải phân loại nhiều, sau chương trình lại phải cất hoặc bỏ đi.

Với những món tự chuẩn bị, nên thử trước ít nhất một lần. Trò chơi nhìn hay trên giấy nhưng khi thử mới phát hiện luật khó hiểu, đồ dễ rơi, dây quá ngắn, bóng quá nhỏ, ly quá mềm hoặc không đủ cho số người chơi. Thử trước giúp chỉnh lại luật và tránh lúng túng trong ngày chạy.

Tự chuẩn bị thường tạo cảm giác tiết kiệm vì doanh nghiệp nhìn thấy giá mua từng món khá thấp. Nhưng nếu tính kỹ, có nhiều khoản chi phí ẩn rất dễ bị bỏ qua.

Đầu tiên là thời gian của người phụ trách. Tìm ý tưởng, lên danh sách đồ, đi mua, đặt hàng>Thứ hai là chi phí vận chuyển. Dụng cụ nhỏ thì đơn giản, nhưng nếu mua nhiều bóng, bạt, thùng carton, dây, bảng, đạo cụ cồng kềnh, công ty vẫn cần xe chở. Nếu chương trình đi tỉnh hoặc tổ chức ở resort, đồ phải đi theo xe đoàn hoặc gửi riêng. Mang theo nhiều đồ cũng làm hậu cần vướng hơn.

Thứ ba là chi phí mua dư. Vì sợ thiếu, người phụ trách thường mua nhiều hơn dự kiến. Mua dư bóng, dư ly, dư giấy, dư dây, dư phụ kiện. Sau chương trình, một phần không dùng tới, một phần hỏng, một phần không biết cất ở đâu. Tiền dư này nhìn riêng từng món không lớn, nhưng cộng lại cũng đáng kể.

Thứ tư là chi phí đồ không dùng được. Có những món mua về mới thấy không hợp mặt bằng. Ví dụ, đồ quá nhẹ không dùng được ngoài biển vì gió; dây quá mảnh không kéo co được; bạt quá mỏng dễ rách; bóng quá nhỏ không tạo hiệu ứng với đoàn đông; dụng cụ handmade không chịu được vận động mạnh. Những món này đã mua rồi nhưng không dùng hiệu quả.

Thứ năm là chi phí rủi ro trong chương trình. Nếu thiếu đồ, hỏng đồ, trò chơi bị dừng, người chơi phải chờ lâu, chương trình mất nhịp, thì cái mất không chỉ là tiền. Nó ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên, hình ảnh của ban tổ chức và cảm giác chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Nhiều công ty chỉ tính tiền mua đồ nhưng quên tính công chuẩn bị, công vận hành và rủi ro phát sinh. Khi cộng đủ các phần này, tự chuẩn bị không phải lúc nào cũng là lựa chọn tiết kiệm nhất.

Rủi ro đầu tiên là thiếu số lượng. Người phụ trách thường tính theo số đội nhưng quên tính số lượt chơi, số người dự phòng, đồ hỏng hoặc số đội phát sinh. Ví dụ, dự kiến 4 đội nhưng đến ngày chia thành 6 đội cho dễ chơi, lúc đó cờ, bóng, dây, bảng điểm đều thiếu.

Rủi ro thứ hai là đồ không đồng bộ. Mua mỗi nơi một ít, màu sắc khác nhau, kích thước khác nhau, chất lượng khác nhau. Khi đưa ra sân chơi, nhìn tổng thể sẽ hơi lộn xộn. Với chương trình công ty cần quay chụp, hình ảnh này không đẹp.

Rủi ro thứ ba là đồ không đủ bền. Các trò team building thường có kéo, chạy, chuyền, giật, ném, va chạm nhẹ. Đồ dùng gia đình hoặc đồ trang trí mỏng có thể không chịu được cường độ này. Một món hỏng giữa chừng sẽ làm MC phải đổi luật hoặc bỏ game.

Rủi ro thứ tư là không có phương án thay thế. Đơn vị chuyên nghiệp thường có kinh nghiệm chuẩn bị thêm phụ kiện, đồ dự phòng hoặc biết cách đổi trò khi mặt bằng không phù hợp. Tự chuẩn bị thì khó hơn. Nếu trời mưa, gió lớn, sân trơn hoặc dụng cụ hỏng, người phụ trách phải tự xoay rất nhanh.

Rủi ro thứ năm là thiếu người set up. Dụng cụ dù đơn giản vẫn cần người sắp xếp trước giờ chơi. Nếu tất cả ban tổ chức đều bận đón đoàn, điểm danh, lo ăn uống, check-in phòng hoặc chuẩn bị gala, khu vực team building rất dễ bị set up muộn. Đến giờ chơi mới lôi đồ ra xếp thì chương trình bị trễ.

Rủi ro thứ sáu là luật chơi không khớp với dụng cụ. Nhiều trò xem trên mạng thấy vui, nhưng khi áp vào đoàn công ty lại không hợp. Đồ chuẩn bị không đúng kích thước, khoảng cách chơi không đủ, số lượng người mỗi đội không đều, trò quá khó hoặc quá dễ. Người chơi không hiểu luật sẽ nhanh mất hứng.

Những rủi ro này không phải để nói doanh nghiệp không nên tự chuẩn bị. Vấn đề là phải biết giới hạn. Tự chuẩn bị những phần mình kiểm soát được, còn những phần ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp chương trình thì nên làm chắc hơn.

Với đoàn nhỏ, sai sót còn dễ xử lý. Thiếu một quả bóng có thể đổi trò. Thiếu một dây có thể chia lượt. Nhưng với đoàn đông, một lỗi nhỏ sẽ bị phóng to rất nhanh. Một game thiếu đạo cụ có thể làm 50–100 người đứng chờ. Một khu vực set up chưa xong có thể làm cả lịch trình trễ. Một món đồ hỏng có thể khiến MC phải ứng biến liên tục.

Đoàn 20–30 người có thể chơi quanh một khu nhỏ. Đoàn 100 người cần chia đội rõ, có khu vực tập trung, có đường di chuyển, có người gọi đội, có dụng cụ đủ cho nhiều lượt. Đoàn trên 200 người thì gần như phải vận hành như một sự kiện ngoài trời: âm thanh, MC, điều phối, y tế cơ bản, nước uống, khu chờ, dụng cụ dự phòng, phương án thời tiết.

Tự chuẩn bị cho đoàn đông còn khó ở khâu kiểm soát năng lượng. Nếu các đội phải chờ lâu, người chơi sẽ tản ra chụp hình, uống nước, nói chuyện riêng. Khi MC gọi lại sẽ mất thời gian. Đoàn càng đông, chương trình càng cần nhịp nhanh và dụng cụ phải sẵn sàng trước khi chuyển game.

Một vấn đề khác là hình ảnh. Doanh nghiệp tổ chức team building cho đoàn đông thường không chỉ để chơi, mà còn để ghi nhận văn hóa nội bộ, truyền thông sau chuyến đi, tạo tư liệu cho fanpage, website hoặc bản tin công ty. Dụng cụ tự chuẩn bị nếu quá nhỏ, không đồng bộ hoặc thiếu màu sắc sẽ làm hình ảnh kém nổi bật.

Vì vậy, với đoàn đông, tự chuẩn bị toàn bộ thường không phải lựa chọn nhẹ nhất. Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị phần quà, thẻ nhiệm vụ, nội dung riêng, còn phần dụng cụ vận động, đồ lớn, chia đội, game chính nên thuê để đảm bảo độ chắc.

Doanh nghiệp nên thuê dụng cụ khi chương trình có số lượng người từ trung bình trở lên, thời lượng chơi rõ ràng, cần nhiều đội tham gia cùng lúc hoặc mặt bằng tổ chức có yếu tố khó như biển, sân cỏ rộng, resort, khu du lịch, bãi cát, khu ngoài trời có gió.

Nên thuê khi chương trình cần đồ lớn, phao hơi, cổng hơi, bạt lớn, bóng hơi, game nước, đường chạy thử thách hoặc các món cần máy bơm, phụ kiện và người hỗ trợ. Những món này tự mua thường không đáng vì chi phí cao, khó bảo quản và không dùng thường xuyên.

Nên thuê khi doanh nghiệp muốn chương trình nhìn chuyên nghiệp hơn. Một bộ dụng cụ đồng bộ màu sắc, đủ cờ đội, bảng điểm, khu trò chơi rõ ràng và đồ chơi đúng quy mô sẽ tạo cảm giác chỉn chu. Người chơi dễ nhập cuộc hơn, hình ảnh sau chương trình cũng đẹp hơn.

Nên thuê khi người phụ trách nội bộ không có nhiều thời gian. Thực tế, người lo team building thường còn phải lo xe, phòng, ăn uống, vé tham quan, gala, quà tặng, danh sách nhân sự, truyền thông nội bộ. Nếu ôm thêm toàn bộ dụng cụ, khả năng quá tải rất cao.

Khi cần bộ đồ đủ dùng, đúng mặt bằng và có người tư vấn theo số lượng người chơi, doanh nghiệp nên làm việc với đơn vị thuê đồ team building từ sớm. Không nhất thiết lúc nào cũng thuê combo lớn. Có thể thuê một số món chính, thuê lẻ vài dụng cụ quan trọng hoặc chọn gói vừa đủ để bổ sung cho phần công ty đã tự chuẩn bị.

Điểm đáng giá nhất của thuê dụng cụ không chỉ là có đồ đẹp. Đó là có kinh nghiệm đi kèm: món nào hợp bãi biển, món nào không nên dùng trong nhà, đoàn bao nhiêu người thì cần mấy bộ, game nào dễ bị chờ lượt, set up mất bao lâu, nên có phụ kiện gì và cần chuẩn bị phương án dự phòng ra sao.

Cách tiết kiệm tốt nhất thường không phải tự làm hết hoặc thuê hết. Doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai để vừa giữ ngân sách hợp lý, vừa đảm bảo chương trình chạy mượt.

Phần doanh nghiệp nên tự chuẩn bị có thể là nội dung riêng của công ty: tên đội, slogan, câu hỏi vui về văn hóa nội bộ, quà thưởng, bảng vinh danh, thẻ nhiệm vụ có thông điệp riêng, vật phẩm nhận diện thương hiệu, thư cảm ơn hoặc những chi tiết tạo cảm xúc cho nhân viên. Đây là phần bên ngoài khó làm sâu bằng người trong công ty.

Phần nên thuê ngoài là dụng cụ cần độ bền, cần số lượng lớn, cần set up hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp chơi. Ví dụ, cờ đội lớn, bảng điểm, bóng lớn, bạt phối hợp, dụng cụ vận động, phao hơi, game nước, combo ngoài trời, đồ chia trạm, vật cản hoặc những món cần nhân sự hỗ trợ.

Với đoàn nhỏ, có thể tự chuẩn bị 70%, thuê 30% những món khó. Với đoàn vừa, có thể tự chuẩn bị phần nhận diện và quà, thuê combo dụng cụ chính. Với đoàn lớn, nên thuê phần lớn dụng cụ và chỉ tự làm các chi tiết nội bộ để chương trình có màu riêng.

Nếu team building nằm trong chuyến du lịch công ty, hội nghị hoặc gala, việc kết hợp càng cần tính kỹ. Lịch trình di chuyển, giờ nhận phòng, giờ ăn, thời gian chơi, thời gian nghỉ và phần gala buổi tối phải khớp với nhau. Khi cần một chương trình liền mạch hơn, doanh nghiệp có thể chọn phương án tổ chức team building để phần trò chơi, dụng cụ, MC, điều phối và lịch trình đi cùng một hướng, tránh mỗi hạng mục một kiểu.

Một kinh nghiệm thực tế là nên chốt trước khung chương trình rồi mới quyết định tự chuẩn bị hay thuê. Đừng mua đồ trước khi biết chơi gì, ở đâu, bao nhiêu người, trong bao lâu. Mua trước rất dễ dư hoặc sai. Khi đã có khung, doanh nghiệp sẽ biết món nào tự làm được, món nào nên thuê và món nào không cần dùng.

Tự chuẩn bị dụng cụ team building có thể tiết kiệm, nhưng không phải lúc nào cũng tiết kiệm. Với chương trình nhỏ, ít người, trò chơi đơn giản và công ty có thời gian chuẩn bị, tự làm một phần dụng cụ là lựa chọn hợp lý. Nó giúp chương trình có màu sắc riêng, chi phí nhẹ và chủ động hơn.

Nhưng với đoàn đông, mặt bằng ngoài trời, chương trình cần hình ảnh chuyên nghiệp hoặc người phụ trách không có nhiều thời gian, tự chuẩn bị toàn bộ rất dễ phát sinh. Khi tính đủ tiền mua đồ, công chuẩn bị, vận chuyển, set up, rủi ro thiếu đồ, đồ hỏng và áp lực vận hành, phương án thuê dụng cụ có thể lại hợp lý hơn.

Tiết kiệm đúng không phải là cắt càng nhiều càng tốt. Tiết kiệm đúng là bỏ tiền vào những phần giúp chương trình chạy chắc hơn, giảm rủi ro hơn và tạo trải nghiệm tốt hơn cho người chơi. Doanh nghiệp nên tự chuẩn bị những phần nhỏ, nhẹ, mang dấu ấn nội bộ; còn những phần cần độ bền, độ đồng bộ và kinh nghiệm vận hành thì nên thuê từ đơn vị chuyên nghiệp.

Một chương trình team building thành công không nằm ở việc đồ là mua hay thuê. Quan trọng là dụng cụ có phù hợp với người chơi không, có đúng mặt bằng không, có đủ số lượng không, có được set up đúng giờ không và có giúp chương trình vào nhịp tốt không. Khi trả lời được những câu đó, doanh nghiệp sẽ chọn được phương án thật sự tiết kiệm.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình team building, du lịch công ty, ngày hội nhân viên hoặc hoạt động gắn kết nội bộ có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn phương án dụng cụ phù hợp, có thể thuê lẻ, thuê combo hoặc kết hợp theo ngân sách thực tế.