Thuê Dụng Cụ Team Building Cho Đoàn 50–100 Người Cần Chuẩn Bị Gì?

Với đoàn 50–100 người, chương trình đã bắt đầu có quy mô rõ. Người chơi không còn đứng quanh một vòng nhỏ như đoàn 20–30 người. Lúc này cần khu vực tập trung, khu vực chia đội, khu vực trò chơi, bảng điểm, người giữ dụng cụ và người hỗ trợ MC khi chuyển game.

Nếu dụng cụ không được chuẩn bị theo nhóm, chương trình sẽ rất dễ bị ngắt nhịp. Ví dụ, game đầu chơi xong mới đi tìm bóng cho game tiếp theo. Đội này đã sẵn sàng nhưng đội kia chưa có dây. Bảng điểm chưa ghi kịp, cờ đội bị để lẫn, bao bố thiếu số lượng. Những việc nhỏ này với đoàn ít người có thể xử lý nhanh, nhưng với đoàn 80–100 người sẽ làm cả sân phải chờ.

Đoàn 50–100 người cũng cần dụng cụ đủ rõ để người chơi nhìn thấy từ xa. Cờ đội quá nhỏ, bảng điểm quá bé, vật đánh dấu khu vực không rõ sẽ khiến MC khó điều phối. Khi người chơi tản ra trên sân cỏ hoặc bãi biển, đội trưởng cần có cờ hoặc dấu hiệu riêng để gọi đội mình về đúng vị trí.

Một điểm nữa là thời gian chờ. Ở quy mô này, nếu mỗi trò chỉ có 1–2 đội chơi cùng lúc, các đội còn lại sẽ đứng ngoài khá lâu. Chương trình nên được thiết kế để càng nhiều đội được tham gia cùng lúc càng tốt, hoặc nếu phải luân phiên thì thời gian mỗi lượt phải ngắn. Vì vậy, dụng cụ cần đủ số lượng hơn đoàn nhỏ.

Chuẩn bị kỹ không có nghĩa là thuê thật nhiều đồ. Chuẩn bị kỹ là thuê đúng món, đúng số lượng, đúng vị trí sử dụng và có người phụ trách rõ. Với đoàn 50–100 người, một bộ dụng cụ vừa đủ nhưng được sắp theo thứ tự chương trình sẽ hiệu quả hơn một danh sách đồ dài mà không biết dùng lúc nào.

Trước khi thuê dụng cụ, doanh nghiệp nên chốt số đội dự kiến. Đoàn 50 người thường có thể chia 4–5 đội. Đoàn 70–80 người có thể chia 5–6 đội. Đoàn gần 100 người có thể chia 6–8 đội tùy mặt bằng và tính chất người chơi. Mỗi đội nên có số lượng vừa phải để mọi người đều có cơ hội tham gia, không quá đông đến mức một số thành viên chỉ đứng nhìn.

Số đội ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng dụng cụ. Nếu có 6 đội, cờ đội cần ít nhất 6 màu hoặc 6 dấu hiệu nhận diện. Nếu game cần mỗi đội một bóng, phải có đủ 6 bóng, cộng thêm bóng dự phòng. Nếu mỗi đội cần một bao bố, một dây, một thẻ nhiệm vụ, một dụng cụ chuyền nước, tất cả phải được tính theo số đội chứ không tính theo tổng món.

Thời lượng chương trình cũng rất quan trọng. Với đoàn 50–100 người, nếu chỉ có 60 phút, không nên chọn quá nhiều game. Một khung gọn có thể gồm chia đội, khởi động, 2 game chính và một game cao trào ngắn. Nếu có 90 phút, có thể chơi 4 game chính. Nếu có 120 phút, có thể thêm một trò trí tuệ hoặc thử thách theo trạm, nhưng vẫn phải giữ nhịp để người chơi không chờ lâu.

Nhiều chương trình bị vội vì đánh giá sai thời gian chuyển game. Mỗi lần đổi trò đều cần gom đội, giải thích luật, đưa dụng cụ ra, chơi thử mẫu, thi thật, tính điểm và chuyển sang phần tiếp theo. Với đoàn đông, mỗi bước đều lâu hơn một chút. Nếu thuê quá nhiều dụng cụ nhưng thời gian không đủ, chương trình sẽ phải bỏ bớt hoặc chạy rất gấp.

Cách tốt nhất là ghi rõ từng game: game này bao nhiêu phút, cần món gì, bao nhiêu đội chơi cùng lúc, ai chuẩn bị dụng cụ, game sau có cần đổi khu vực không. Khi có bảng này, việc thuê dụng cụ sẽ chính xác hơn nhiều.

Với đoàn 50–100 người, dụng cụ chia đội là phần không nên xem nhẹ. Nếu chia đội lộn xộn ngay từ đầu, chương trình sẽ mất thời gian và khó vào nhịp. Người chơi cần biết mình thuộc đội nào, đứng ở đâu, theo đội trưởng nào và thi đấu với những đội nào.

Nhóm dụng cụ nên có gồm cờ đội, khăn màu, áo đội hoặc băng tay, bảng tên đội, thẻ đội, sticker màu và bảng điểm. Không nhất thiết phải có tất cả, nhưng ít nhất nên có cờ đội và một hình thức nhận diện màu sắc. Với đoàn 100 người, nếu chỉ chia đội bằng lời nói, người chơi rất dễ quên hoặc lẫn đội.

Cờ đội nên đủ lớn để nhìn từ xa. Đội trưởng cầm cờ sẽ giúp các thành viên tập trung nhanh hơn khi chuyển game. Ở bãi biển hoặc sân cỏ rộng, cờ đội càng quan trọng vì không gian lớn, người chơi dễ tản ra. Nếu có 6 đội, cờ phải có màu khác nhau rõ ràng, tránh các màu quá giống nhau làm MC khó gọi.

Khăn màu hoặc áo đội giúp hình ảnh đẹp hơn. Nếu ngân sách không đủ áo, khăn màu là phương án gọn và nhanh. Chỉ cần phát cho từng người trước khi chơi, các đội đã có màu sắc riêng. Với chương trình cần quay chụp, áo đội sẽ đồng bộ hơn nhưng cần chuẩn bị size và thời gian phát.

Bảng điểm nên đặt ở vị trí dễ nhìn. Người chơi rất thích biết đội mình đang đứng thứ mấy, còn cơ hội vượt lên hay không. Bảng điểm giúp phần thi đua có sức kéo hơn, MC cũng dễ tạo cao trào sau mỗi game. Với đoàn 50–100 người, bảng điểm nên đủ lớn, ghi rõ tên đội và cập nhật nhanh.

Một phần nhỏ nhưng rất hiệu quả là cho đội tự đặt tên và khẩu hiệu trong vài phút đầu. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị giấy, bút, bảng tên hoặc thẻ đội. Phần này giúp người chơi nhập cuộc nhanh và tạo tiếng cười tự nhiên trước khi vào game chính.

Đoàn 50–100 người cần phần khởi động rõ ràng. Nếu bỏ qua khởi động, người chơi dễ vào game chính trong trạng thái còn ngại, chưa quen đội, chưa nóng người và chưa theo nhịp MC. Khởi động tốt giúp cả sân có tiếng cười sớm, đội nhóm bắt đầu kết nối và người chơi sẵn sàng cho phần vận động sau đó.

Dụng cụ khởi động không cần quá phức tạp. Có thể dùng bóng nhỏ, bóng hơi vừa, vòng nhựa, thẻ nhiệm vụ, khăn màu, dây mềm, vật phẩm chuyền tay, bảng câu hỏi nhanh hoặc các đạo cụ phản xạ. Mục tiêu là dễ chơi, dễ hiểu, không mất nhiều thời gian set up.

Với đoàn 50–100 người, trò khởi động nên cho nhiều người tham gia cùng lúc. Nếu chỉ mời vài người lên chơi trong khi cả đoàn đứng xem, không khí sẽ chưa lan ra toàn sân. Nên chọn trò cả đội cùng hô, cùng di chuyển nhẹ, cùng chuyền vật phẩm hoặc cùng phản ứng theo hiệu lệnh.

Một cách khởi động hiệu quả là dùng cờ đội và bóng. Mỗi đội đứng thành hàng, chuyền bóng theo luật trong thời gian ngắn, đội nào hoàn thành nhanh sẽ được điểm đầu tiên. Luật đơn giản nhưng tạo được tiếng cười và giúp đội bắt đầu phối hợp. Có thể biến tấu bằng cách chuyền qua đầu, chuyền dưới chân, chuyền bằng lưng, chuyền không dùng tay hoặc chuyền theo nhịp nhạc.

Thẻ nhiệm vụ cũng rất hữu ích. Mỗi đội bốc một nhiệm vụ vui như hô khẩu hiệu, tạo dáng tập thể, tìm một thành viên có đặc điểm nào đó, ghép nhanh một câu slogan, trả lời câu hỏi nội bộ. Những trò này không cần nhiều dụng cụ nhưng kéo tinh thần khá tốt.

Phần khởi động chỉ nên kéo khoảng 10–15 phút. Nếu quá dài, chương trình sẽ mất thời gian cho game chính. Nếu quá ngắn, người chơi chưa kịp nhập cuộc. Dụng cụ khởi động nên được chuẩn bị sẵn ngay tại khu vực tập trung để không mất thời gian tìm kiếm.

Đây là nhóm dụng cụ quan trọng nhất với đoàn 50–100 người. Ở quy mô này, doanh nghiệp nên ưu tiên các trò giúp nhiều người cùng tham gia, có sự phối hợp rõ và không làm người chơi phải chờ quá lâu.

Các dụng cụ phù hợp gồm bạt phối hợp, bóng lớn, máng chuyền bóng, thanh phối hợp, dây buộc chân, bánh xe đồng đội, ống nước, xô, ly, vòng chuyền đội, bộ chuyền vật phẩm, bộ xây tháp hoặc một số dụng cụ thử thách theo trạm.

Bạt phối hợp rất hợp với đoàn công ty vì nhiều người có thể cùng điều khiển. Mỗi đội giữ một tấm bạt để chuyền bóng, giữ nước hoặc đưa vật phẩm về đích. Trò này không quá nặng nhưng buộc cả đội phải cùng nhịp. Nếu một người kéo nhanh, một người chậm, đội sẽ thất bại. Đây là kiểu trò rất dễ tạo tiếng cười và thể hiện tinh thần phối hợp.

Máng chuyền bóng hoặc ống nước cũng phù hợp. Các thành viên phải nối nhau thành một đường chuyền, đưa bóng hoặc nước về đích mà không làm rơi. Trò này cần sự tập trung và trao đổi liên tục. Với đoàn đông, nên chuẩn bị đủ bộ cho nhiều đội chơi cùng lúc để tránh chờ lượt.

Dây buộc chân hoặc thanh phối hợp giúp đội luyện nhịp di chuyển. Tuy nhiên, cần chọn mặt bằng an toàn. Không nên chơi trên nền trơn, sân quá cứng hoặc khu vực có nhiều vật cản. Nếu đoàn có nhiều người lớn tuổi, nên giảm tốc độ và tập trung vào sự vui vẻ, không nên đẩy cạnh tranh quá mạnh.

Bóng lớn là món tạo hình ảnh tốt. Đội có thể cùng đẩy bóng, chuyền bóng, giữ bóng hoặc đưa bóng qua chướng ngại. Với sân rộng hoặc bãi biển, bóng lớn giúp hình ảnh chương trình nổi bật hơn. Nhưng bóng phải đủ bền, đủ hơi và có người kiểm tra trước giờ chơi.

Với nhóm dụng cụ phối hợp, điều cần nhất là đủ số lượng theo số đội. Một trò hay nhưng chỉ có một bộ cho cả đoàn sẽ làm người chơi chờ lâu. Nếu ngân sách hạn chế, nên chọn ít trò hơn nhưng đủ bộ cho nhiều đội chơi cùng lúc.

Đoàn 50–100 người nên có ít nhất một trò tạo cao trào. Đây là điểm giúp chương trình không bị đều đều. Sau phần khởi động và các trò phối hợp, cần một thử thách vui hơn, mạnh hơn hoặc có hình ảnh nổi bật hơn để cả đoàn cổ vũ.

Dụng cụ cao trào có thể là dây kéo co loại tốt, bóng hơi lớn, phao hơi vừa, bạt lớn, game nước nhẹ, thử thách tiếp sức, vật cản hơi nhỏ hoặc một game thi đua tổng hợp giữa các đội. Không nhất thiết phải quá hoành tráng, nhưng phải tạo được cảm giác “đây là phần đáng nhớ”.

Kéo co là trò đơn giản nhưng vẫn rất hiệu quả nếu mặt bằng phù hợp. Với đoàn 50–100 người, có thể tổ chức theo vòng loại giữa các đội, sau đó chọn đội thắng vào chung kết. Cần dây đủ chắc, khu vực thi đấu rõ, mặt bằng không trơn và có người kiểm soát khoảng cách an toàn.

Game nước nhẹ rất hợp với mùa hè hoặc bãi biển. Có thể là chuyền nước, giữ nước, đưa nước về đích, vượt chướng ngại có nước. Nhưng cần kiểm tra địa điểm có cho dùng nước không, người chơi có sẵn sàng bị ướt không và sau đó có lịch gala hay hội nghị không. Nếu chơi xong phải lên xe hoặc vào tiệc ngay, nên hạn chế game nước quá mạnh.

Phao hơi hoặc bóng hơi lớn có thể làm điểm nhấn hình ảnh. Với đoàn 50–100 người, chỉ cần một món vừa phải đã đủ tạo không khí. Không nên thuê quá nhiều đồ hơi nếu thời lượng ngắn, vì set up mất thời gian và có thể không dùng hết.

Trò cao trào nên đặt ở giữa sau khi người chơi đã nóng lên, hoặc gần cuối trước phần tổng kết. Không nên đưa ngay vào đầu chương trình. Người chơi cần có thời gian làm quen đội, hiểu cách MC dẫn và sẵn sàng vận động. Khi cao trào đến đúng lúc, cả đoàn sẽ cổ vũ mạnh hơn và chương trình có cảm giác trọn vẹn hơn.

Mặt bằng tổ chức quyết định rất nhiều đến danh sách dụng cụ. Với đoàn 50–100 người, nếu chọn sai dụng cụ theo mặt bằng, chương trình sẽ rất dễ bị rối.

Với bãi biển, nên ưu tiên dụng cụ có màu sắc nổi bật, kích thước đủ lớn và không quá nhẹ. Cờ đội, bóng lớn, bạt lớn, dây kéo co, bao bố dày, game nước, phao hơi vừa, vật đánh dấu khu vực là những món phù hợp. Không nên dùng quá nhiều giấy, thẻ rời hoặc bóng nhỏ vì gió biển có thể làm bay và thất lạc. Cũng cần tính thời gian đưa đồ từ xe xuống bãi chơi, vì không phải bãi biển nào xe cũng vào gần được.

Với resort, nên chọn dụng cụ sạch, gọn và không ảnh hưởng cảnh quan. Cần hỏi trước resort có cho cắm cọc, dùng nước, kéo đồ trên cỏ, mở âm thanh hay set up sớm không. Nhiều resort quản lý mặt bằng khá kỹ, nếu không hỏi trước, đến ngày chạy mới biết không dùng được một số món.

Với sân cỏ, dụng cụ có thể linh hoạt hơn. Bóng, vòng, bạt, dây, bao bố, trò tiếp sức, máng chuyền bóng đều dùng tốt nếu sân khô và bằng. Nhưng nếu sân ướt, trơn hoặc dốc, cần giảm trò chạy tốc độ. Không nên dùng bạt trượt nước trên sân cỏ nếu địa điểm không cho phép hoặc không có thoát nước tốt.

Với hội trường hoặc không gian trong nhà, nên chuyển sang nhóm dụng cụ nhẹ: thẻ nhiệm vụ, bảng câu hỏi, bóng nhỏ, ly nhựa, ống hút, giấy A3, bút, sticker, bộ ghép hình, mô hình xây tháp, trò truyền tin. Đoàn 50–100 người trong hội trường cần chia nhóm rõ và có âm thanh tốt để MC điều phối.

Khi chưa chắc mặt bằng, doanh nghiệp nên gửi hình ảnh hoặc video khu vực chơi cho đơn vị thuê đồ team building trước khi chốt. Chỉ cần nhìn mặt bằng, người có kinh nghiệm sẽ biết nên dùng món nào, bỏ món nào và cần chuẩn bị thêm gì để chương trình chạy gọn hơn.

Với đoàn 50–100 người, thuê combo thường là phương án đáng cân nhắc. Đây là quy mô mà thuê lẻ vẫn làm được, nhưng nếu người phụ trách chưa có kinh nghiệm tính số đội, số lượt chơi và dụng cụ dự phòng, thuê combo sẽ an toàn hơn.

Combo giúp doanh nghiệp có một bộ dụng cụ đồng bộ hơn. Thay vì tự chọn từng món rồi lo chúng có ăn khớp hay không, combo thường đã được sắp theo nhóm: chia đội, khởi động, phối hợp, cao trào, tổng kết. Điều này giúp chương trình có nhịp rõ và dễ vận hành hơn.

Với đoàn 50 người, có thể chọn combo nhỏ hoặc vừa. Không cần quá nhiều đồ lớn, nhưng nên có đủ cờ đội, bảng điểm, dụng cụ khởi động, vài trò phối hợp và một trò cao trào nhẹ. Với đoàn gần 100 người, nên chọn combo có số lượng dụng cụ đủ cho nhiều đội chơi, tránh trường hợp mỗi game chỉ có một bộ.

Thuê combo cũng giúp kiểm soát chi phí tốt hơn trong một số trường hợp. Nếu thuê lẻ từng món, ban đầu có thể thấy rẻ, nhưng sau đó cộng thêm vận chuyển, set up, phụ kiện, đồ dự phòng, nhân sự hỗ trợ, tổng chi phí chưa chắc thấp hơn. Combo rõ ràng sẽ giúp biết trước gói đó gồm những gì.

Tuy nhiên, không nên chọn combo chỉ vì nhiều đồ. Combo phù hợp là combo dùng được hết trong thời lượng chương trình. Nếu chỉ chơi 60 phút, combo quá dài sẽ dư. Nếu chơi 90–120 phút, combo vừa đủ sẽ đẹp hơn. Doanh nghiệp nên hỏi rõ combo gồm những món nào, chơi được trong bao lâu, phù hợp với bao nhiêu đội và có gồm vận chuyển – set up hay không.

Với đoàn 50–100 người, nhân sự hỗ trợ rất nên được tính vào phương án, đặc biệt nếu tổ chức ngoài trời, có nhiều dụng cụ hoặc có đồ hơi, game nước, bạt lớn. Không phải chương trình nào cũng cần một đội đông, nhưng ít nhất nên có người phụ trách dụng cụ rõ ràng.

Nếu doanh nghiệp chỉ thuê đồ và tự vận hành, cần phân công nội bộ từ trước. Ai nhận đồ, ai kiểm đồ, ai set up, ai đưa dụng cụ ra từng game, ai thu lại, ai giữ đồ dự phòng, ai bàn giao sau chương trình. Nếu không phân công, mọi việc sẽ dồn vào MC hoặc một người phụ trách, rất dễ rối.

Nhân sự hỗ trợ từ đơn vị cho thuê có lợi ở chỗ họ quen đồ. Họ biết bạt nào dùng cho game nào, bóng cần bơm bao nhiêu hơi, cờ đặt ở đâu, game sau cần chuẩn bị gì, đồ nào dễ thiếu phụ kiện. Những việc này giúp chương trình chuyển game nhanh hơn.

Với đồ hơi, nên có người hỗ trợ tại chỗ. Phao hơi cần kiểm tra máy thổi, nguồn điện, độ căng, vị trí đặt và cách người chơi sử dụng. Với game nước, cần người kiểm soát bạt, nước, khu vực trơn và thu dọn sau khi chơi. Với bạt lớn hoặc bóng lớn, cần người giữ nhịp và hỗ trợ khi dụng cụ bị lệch.

Chi phí nhân sự hỗ trợ có thể làm báo giá cao hơn một chút, nhưng với đoàn 50–100 người, phần này thường đáng. Nó giúp người phụ trách nội bộ không phải chạy quá nhiều việc và chương trình ít bị ngắt quãng hơn.

Nếu chương trình team building nằm trong chuyến du lịch công ty, hội nghị, kick-off hoặc gala dinner, phần nhân sự càng quan trọng. Lịch trình có nhiều điểm nối nhau, nếu team building trễ thì phần sau sẽ bị ảnh hưởng. Khi cần trò chơi, dụng cụ, MC, âm thanh và điều phối khớp với toàn bộ lịch trình, doanh nghiệp có thể chọn phương án tổ chức team building để mọi hạng mục được chuẩn bị liền mạch hơn.

Với đoàn khoảng 50 người, có thể chia 4–5 đội. Bộ dụng cụ nên gồm cờ đội hoặc khăn màu, bảng điểm, bóng nhỏ cho khởi động, bạt phối hợp, dây kéo co, bao bố, thẻ nhiệm vụ, một trò phối hợp bằng máng hoặc ống nước, thêm quà thưởng nhỏ. Nếu chơi 60–90 phút, bộ này khá vừa.

Với đoàn 70–80 người, nên chia 5–6 đội. Lúc này cần tăng số lượng dụng cụ theo số đội. Nên có cờ đội lớn hơn, bảng điểm rõ, nhiều bóng hơn, đủ bao bố hoặc dụng cụ phối hợp để các đội không chờ quá lâu. Có thể thêm một bóng lớn hoặc game cao trào nhẹ để chương trình có điểm nhấn.

Với đoàn gần 100 người, nên chuẩn bị theo hướng combo vừa. Bộ dụng cụ có thể gồm cờ đội, khăn màu hoặc áo đội, bảng điểm, dụng cụ khởi động, bạt phối hợp, bóng lớn, máng chuyền bóng, dây kéo co, bao bố, game nước nhẹ hoặc một món đồ hơi vừa phải nếu mặt bằng phù hợp. Nên có nhân sự set up và hỗ trợ chuyển game.

Nếu tổ chức bãi biển, nên thêm vật đánh dấu khu vực, cờ cao, dây phân làn, dụng cụ màu nổi và hạn chế món quá nhẹ. Nếu tổ chức sân cỏ, có thể dùng nhiều trò phối hợp và vận động vừa phải. Nếu tổ chức trong nhà, nên giảm trò chạy, tăng trò trí tuệ, truyền tin, ghép mô hình, thử thách sáng tạo và mini game nhóm.

Một bộ dụng cụ hợp lý nên có đủ 5 phần: nhận diện đội, khởi động, phối hợp, cao trào, tổng kết. Không cần quá nhiều món ngoài 5 phần này. Nếu món nào không phục vụ rõ cho chương trình, nên cân nhắc bỏ để ngân sách gọn hơn.

Thuê dụng cụ team building cho đoàn 50–100 người cần chuẩn bị kỹ ở ba điểm: đủ số lượng theo số đội, phù hợp mặt bằng tổ chức và có người hỗ trợ vận hành khi cần. Đây là quy mô rất đẹp để tổ chức team building công ty, nhưng cũng đủ lớn để phát sinh nếu chuẩn bị thiếu.

Doanh nghiệp nên có dụng cụ chia đội, cờ hoặc khăn màu, bảng điểm, dụng cụ khởi động, nhóm trò phối hợp, một trò cao trào và một số phụ kiện dự phòng. Nếu tổ chức ngoài trời hoặc đoàn gần 100 người, nên cân nhắc thuê combo vừa thay vì tự chọn từng món rời rạc. Combo đúng sẽ giúp chương trình đồng bộ hơn, giảm thiếu sót và dễ kiểm soát chi phí.

Điều quan trọng là không thuê theo cảm tính. Hãy bắt đầu từ số người, số đội, thời lượng, mặt bằng và mức độ hỗ trợ cần thiết. Khi những phần này rõ, bộ dụng cụ sẽ vừa đủ hơn, người chơi tham gia được nhiều hơn và người phụ trách nội bộ cũng nhẹ đầu hơn trong ngày tổ chức.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình team building cho đoàn 50–100 người, du lịch công ty, ngày hội nhân viên hoặc hoạt động gắn kết nội bộ có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn bộ dụng cụ phù hợp theo số đội, mặt bằng, thời lượng và ngân sách thực tế.