Thuê Dụng Cụ Team Building Cần Hỏi Gì Trước Khi Chốt?

Thuê dụng cụ team building nhìn qua có vẻ đơn giản, nhưng thực tế có nhiều hạng mục nhỏ nằm sau một bộ đồ chơi. Một bộ dụng cụ có thể bao gồm món chính, phụ kiện, dây cố định, máy bơm, bảng điểm, cờ đội, vật đánh dấu khu vực, nhân sự giao đồ, người set up, người hỗ trợ trong chương trình và phần tháo dỡ sau khi chơi xong. Nếu chỉ hỏi tên món và giá thuê, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót những phần này.

Hỏi kỹ giúp tránh hiểu nhầm giữa hai bên. Có bên báo giá chỉ gồm tiền thuê đồ, chưa gồm vận chuyển. Có bên giao đồ nhưng không set up. Có bên set up xong rồi về, không ở lại hỗ trợ trong lúc chơi. Có bên có máy bơm nhưng địa điểm lại không có nguồn điện gần khu vực chơi. Nếu không hỏi trước, đến ngày tổ chức mới xử lý thì rất mệt.

Hỏi kỹ cũng giúp chọn đúng dụng cụ hơn. Một món nhìn đẹp trong hình chưa chắc phù hợp với bãi biển gió mạnh. Một bộ game vui cho 40 người chưa chắc đủ cho 120 người. Một trò chơi vận động mạnh chưa chắc phù hợp với đoàn có nhiều quản lý lớn tuổi. Một combo nhiều món chưa chắc dùng hết nếu thời lượng chương trình chỉ 60 phút.

Với doanh nghiệp, chốt thuê dụng cụ nên giống như chốt một hạng mục vận hành, không nên xem như mua một món hàng rời. Cần biết món đó dùng ở đâu, dùng khi nào, ai set up, ai kiểm, ai hỗ trợ, ai bàn giao và nếu có phát sinh thì xử lý thế nào. Khi những điểm này được làm rõ, chương trình sẽ nhẹ đầu hơn rất nhiều.

Câu đầu tiên cần hỏi là bộ dụng cụ gồm chính xác những món nào. Nếu thuê lẻ thì từng món phải có tên rõ, số lượng rõ. Nếu thuê combo thì càng phải hỏi kỹ combo gồm những gì, không nên chỉ nghe tên combo rồi chốt.

Một combo có thể được gọi là “combo team building bãi biển”, “combo team building công ty”, “combo team building ngoài trời” nhưng bên trong mỗi nơi lại khác nhau. Có combo chỉ gồm vài món cơ bản như dây kéo co, bao bố, bóng, cờ đội. Có combo có thêm bạt phối hợp, bóng lớn, game nước, phao hơi, bảng điểm, vật dụng chia đội. Có combo đã gồm nhân sự set up, có combo chỉ giao đồ.

Doanh nghiệp nên yêu cầu danh sách cụ thể: cờ đội bao nhiêu cái, bóng bao nhiêu quả, bao bố bao nhiêu chiếc, dây kéo co dài bao nhiêu mét, bạt kích thước bao nhiêu, bảng điểm có không, phụ kiện đi kèm gồm gì, đồ hơi có máy thổi không. Những chi tiết này giúp người phụ trách biết bộ đồ có đủ cho chương trình thật hay không.

Không nên ngại hỏi kỹ số lượng. Với team building, cùng một tên món nhưng số lượng khác nhau sẽ tạo trải nghiệm khác nhau. Một trò chuyền bóng cho 4 đội cần số bóng khác với 8 đội. Một trò bao bố nếu chỉ có vài chiếc thì các đội phải chờ lâu. Cờ đội nếu thiếu màu hoặc thiếu số lượng sẽ làm phần chia đội bị lúng túng.

Khi nhận báo giá, nên kiểm tra xem danh sách dụng cụ có khớp với số game dự kiến không. Nếu chương trình có 5 game mà bộ đồ chỉ đủ rõ cho 2–3 game, cần hỏi lại. Nếu combo có quá nhiều món nhưng thời lượng chơi ngắn, cũng nên cân nhắc bỏ bớt để tránh dư.

Một bộ dụng cụ không thể dùng giống nhau cho mọi quy mô đoàn. Vì vậy, trước khi chốt, doanh nghiệp cần hỏi rõ bộ này phù hợp với bao nhiêu người, chia được mấy đội và mỗi game có bao nhiêu đội chơi cùng lúc.

Đây là điểm rất dễ bị bỏ qua. Nhiều người chỉ nói “đoàn tôi khoảng 100 người” rồi nhận một danh sách đồ, nhưng không hỏi 100 người đó sẽ chơi như thế nào. Chia 4 đội hay 8 đội? Mỗi đội 12 người hay 20 người? Game nào tất cả đội chơi cùng lúc, game nào chơi luân phiên? Nếu có đội phải chờ, thời gian chờ bao lâu?

Với đoàn dưới 50 người, dụng cụ có thể gọn hơn. Các đội ít, MC dễ kiểm soát, mỗi game có thể chơi lần lượt mà không quá mất thời gian. Nhưng với đoàn 80–150 người, nếu không tính số đội và số lượt, chương trình rất dễ bị loãng. Người chơi đứng chờ ngoài trời nắng khoảng 10 phút là năng lượng đã giảm rất rõ.

Doanh nghiệp nên hỏi bên cho thuê: với số người này, nên chia mấy đội là hợp lý? Bộ dụng cụ này có đủ cho các đội chơi cùng lúc không? Nếu không chơi cùng lúc thì luân phiên ra sao? Có cần thêm bộ dụng cụ để giảm thời gian chờ không? Có nên bỏ bớt game nào nếu thời lượng chỉ 90 phút không?

Câu trả lời từ đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp tránh thuê thiếu. Đôi khi chỉ cần thêm một bộ đạo cụ nhỏ là chương trình mượt hơn rất nhiều. Ngược lại, có khi doanh nghiệp đang định thuê quá nhiều món nhưng không dùng hết, bên tư vấn tốt sẽ giúp rút gọn lại.

Mặt bằng là yếu tố quyết định dụng cụ có dùng tốt hay không. Trước khi chốt thuê, doanh nghiệp nên hỏi rõ từng nhóm dụng cụ có phù hợp với địa điểm tổ chức không: bãi biển, sân cỏ, resort, khu du lịch, hội trường, sân bê tông, sân vận động hay khuôn viên công ty.

Với bãi biển, cần hỏi dụng cụ có chịu được gió không, có dễ cố định trên cát không, đồ có đủ lớn để không bị loãng không, phao hơi hoặc bóng lớn có cần người giữ không, xe có đưa đồ xuống gần bãi được không. Những món quá nhẹ như giấy, thẻ rời, bóng nhỏ, cọc yếu rất dễ gây rối khi gặp gió biển.

Với sân cỏ, cần hỏi có cần cắm cọc không, có dùng nước không, có làm ảnh hưởng mặt sân không, nếu sân ướt thì món nào nên bỏ. Nhiều resort không cho cắm vật nhọn xuống cỏ hoặc không cho kéo lê đồ nặng. Nếu không hỏi trước, đến nơi mới biết không dùng được sẽ rất khó xoay.

Với hội trường hoặc không gian trong nhà, cần hỏi dụng cụ có gây trầy sàn không, có cần chạy nhiều không, có làm đổ nước không, có gây tiếng ồn lớn không, có cần diện tích rộng không. Không nên thuê combo ngoài trời rồi cố đưa vào trong nhà, vì nhiều món sẽ không phù hợp.

Với khu du lịch hoặc resort, nên hỏi thêm quy định của địa điểm. Có cho xe chở đồ vào không? Có giới hạn giờ set up không? Có cần đăng ký danh sách nhân sự vào khu vực không? Có khu tập kết dụng cụ không? Có nguồn điện gần nơi chơi không? Những câu hỏi này ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành.

Nếu có hình ảnh hoặc video mặt bằng, doanh nghiệp nên gửi cho bên cho thuê trước khi chốt. Người có kinh nghiệm chỉ cần nhìn mặt bằng đã có thể góp ý món nào nên dùng, món nào không nên dùng, cần tăng giảm gì để chương trình chạy chắc hơn.

Đây là nhóm câu hỏi bắt buộc phải hỏi rõ. Rất nhiều phát sinh đến từ việc hai bên hiểu khác nhau về phạm vi báo giá. Doanh nghiệp nghĩ giá đã gồm mọi thứ, nhưng bên cho thuê chỉ báo giá dụng cụ. Đến khi cộng vận chuyển, set up, nhân sự, máy bơm, thời gian chờ, tổng chi phí thay đổi.

Trước khi chốt, nên hỏi thẳng: giá này đã bao gồm vận chuyển hai chiều chưa? Giao trong phạm vi nào? Nếu địa điểm ở xa hơn thì tính thế nào? Xe có vào sát khu chơi không? Nếu phải kéo đồ xa, có tính thêm không?

Tiếp theo là set up. Bên cho thuê có set up dụng cụ tại sân không hay chỉ giao đồ? Nếu có set up, set up những món nào? Có bố trí khu vực chơi, chia làn, bơm hơi, đặt bảng điểm, chuẩn bị đồ theo game không? Set up mất bao lâu và cần mặt bằng trống trước giờ chơi bao lâu?

Tháo dỡ cũng cần hỏi rõ. Sau chương trình, ai thu đồ? Ai kiểm đếm? Ai xả hơi, gấp đồ, bốc lên xe? Nếu chương trình kết thúc muộn thì có thêm phí không? Nếu đoàn đi ăn ngay sau team building, ai ở lại bàn giao?

Với các món lớn như phao hơi, cổng hơi, bạt lớn, game nước, set up và tháo dỡ không nên xem nhẹ. Đây là phần tốn thời gian và cần người biết việc. Nếu doanh nghiệp tự làm, phải có đủ nhân sự nội bộ. Nếu không có, nên chọn gói có hỗ trợ.

Một báo giá tốt nên ghi rõ phần nào đã gồm, phần nào chưa gồm. Nếu báo giá quá ngắn, chỉ ghi tên món và tổng tiền, doanh nghiệp nên hỏi lại cho rõ trước khi chuyển cọc hoặc chốt lịch.

Không phải gói thuê dụng cụ nào cũng có người ở lại hỗ trợ. Đây là điểm doanh nghiệp cần hỏi thật kỹ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến ngày chạy chương trình.

Có gói chỉ giao đồ rồi khách tự sử dụng. Có gói giao và set up ban đầu. Có gói có nhân sự ở lại trong suốt thời gian chơi. Ba mức này khác nhau rất nhiều. Nếu chương trình nhỏ, ít món, có đội nội bộ khỏe, phương án chỉ thuê đồ có thể được. Nhưng nếu đoàn đông, đồ nhiều, mặt bằng ngoài trời, có phao hơi hoặc game nước, nên có người hỗ trợ.

Nhân sự hỗ trợ sẽ làm các việc mà người chơi thường không thấy nhưng chương trình rất cần: kiểm tra đồ trước giờ chơi, bơm hơi, cố định phao, đưa dụng cụ ra đúng game, thu món đã chơi xong, xử lý đồ bị lệch, hỗ trợ MC chuyển game, nhắc người chơi dùng đúng cách và kiểm đếm sau chương trình.

Với đoàn từ 100 người trở lên, nếu không có người hỗ trợ, người phụ trách nội bộ rất dễ bị cuốn vào những việc nhỏ. Một đội thiếu bóng, một đội chưa có dây, bạt cần kéo lại, cờ đội bị mất, máy bơm cần kiểm tra, game tiếp theo chưa được đặt ra sân. Những việc này cộng lại sẽ làm chương trình chậm.

Khi hỏi về nhân sự, nên hỏi rõ có bao nhiêu người hỗ trợ, hỗ trợ trong khung giờ nào, họ có ở lại suốt chương trình không, có hỗ trợ vận hành game không hay chỉ hỗ trợ dụng cụ, nếu chương trình kéo dài thêm thì tính thế nào. Không nên chỉ nghe “có hỗ trợ” mà không biết hỗ trợ đến mức nào.

Nếu doanh nghiệp đang cần thuê đồ team building cho đoàn đông hoặc chương trình ngoài trời, nên ưu tiên phương án có set up và nhân sự hỗ trợ. Chi phí có thể cao hơn một chút so với chỉ thuê đồ, nhưng đổi lại chương trình ít rối hơn, người phụ trách nhẹ hơn và rủi ro thiếu sót cũng thấp hơn.

Dụng cụ team building được dùng nhiều lần, vận động mạnh và thường triển khai ngoài trời, nên tình trạng dụng cụ rất quan trọng. Trước khi chốt, doanh nghiệp nên hỏi rõ đồ còn mới không, có hình ảnh thực tế không, có kiểm tra trước khi giao không, nếu đồ hỏng trong quá trình vận chuyển thì xử lý ra sao.

Không nhất thiết dụng cụ phải mới 100%, nhưng phải sạch, chắc, đủ dùng và không gây mất hình ảnh. Cờ đội không nên quá cũ, rách hoặc bạc màu. Bạt không nên rách. Dây kéo co không nên xơ cứng hoặc quá nhỏ. Bao bố không nên mỏng, mục hoặc dễ bục. Bóng hơi không nên xì. Phao hơi phải được kiểm tra trước.

Phụ kiện đi kèm cũng cần hỏi rõ. Với đồ hơi, có máy bơm hoặc máy thổi không? Có dây điện không? Có cần nguồn điện riêng không? Có cọc cố định không? Với game nước, có đủ xô, máng, cốc, bóng, vật chứa nước không? Với chia đội, có cờ, khăn màu, bảng điểm, bút ghi điểm không?

Đồ dự phòng là phần rất nên có với chương trình đông người. Không phải món nào cũng cần dự phòng, nhưng một số món như bóng, dây phụ, băng keo, bút, cờ nhỏ, thẻ nhiệm vụ, phụ kiện game nên có thêm. Nếu một món nhỏ bị hỏng mà không có đồ thay, game có thể phải dừng hoặc đổi luật.

Doanh nghiệp cũng nên hỏi nếu trong lúc chơi dụng cụ hỏng do lỗi thiết bị thì bên nào xử lý. Nếu hỏng do người chơi dùng sai cách thì tính thế nào. Quy định này nên rõ từ đầu để tránh tranh cãi sau chương trình.

Với những chương trình cần hình ảnh đẹp, nên xin ảnh dụng cụ thực tế hoặc hình các chương trình đã triển khai. Không nên chỉ dựa vào hình minh họa quá đẹp mà chưa biết đồ giao thực tế có giống vậy không.

Thời gian giao nhận ảnh hưởng rất lớn đến nhịp chương trình. Trước khi chốt, doanh nghiệp cần hỏi chính xác mấy giờ giao đồ, mấy giờ set up xong, ai là người giao, ai là người nhận, giao tại đâu và nếu giao trễ thì xử lý ra sao.

Không nên nhận đồ quá sát giờ chơi. Với chương trình nhỏ, ít dụng cụ, có thể kiểm đồ trong thời gian ngắn. Nhưng với combo nhiều món, đồ hơi, game nước hoặc đoàn đông, nên có mặt sớm hơn để kiểm tra. Nếu chương trình bắt đầu lúc 8h, dụng cụ nên được set up xong trước đó đủ lâu để MC và ban tổ chức kiểm lại.

Nếu địa điểm là resort, khu du lịch hoặc bãi biển, thời gian giao đồ phải tính thêm phần di chuyển nội khu. Xe có thể không vào sát khu chơi. Bên giao đồ có thể phải liên hệ bảo vệ, ban quản lý, tìm đúng khu vực, kéo đồ ra sân. Nếu không tính phần này, rất dễ trễ giờ.

Kiểm đồ cũng nên có danh sách. Khi nhận, người phụ trách nên kiểm theo từng món, số lượng, phụ kiện, tình trạng. Nếu có món thiếu hoặc không đúng, phải báo ngay trước khi chương trình bắt đầu. Đừng để đến lúc game diễn ra mới phát hiện thiếu.

Bàn giao sau chương trình cũng quan trọng không kém. Sau khi chơi xong, ai kiểm đếm? Nếu đoàn phải di chuyển đi ăn hoặc tham gia gala, có người ở lại bàn giao không? Nếu dụng cụ bị ướt, dính cát hoặc thiếu phụ kiện, xử lý thế nào? Nếu bên cho thuê tự tháo dỡ, doanh nghiệp có cần ký xác nhận không?

Những việc này nghe nhỏ nhưng giúp tránh tranh cãi. Một chương trình team building vui đến mấy mà sau đó vướng chuyện thiếu đồ, đền bù, bàn giao không rõ thì người phụ trách vẫn rất mệt.

Trước khi chốt thuê, doanh nghiệp nên hỏi rõ tất cả chi phí có thể phát sinh. Đây là cách tốt nhất để kiểm soát ngân sách và tránh bị động.

Các khoản phát sinh thường gặp gồm vận chuyển ngoài phạm vi, giao nhận ngoài giờ, kéo đồ xa, bốc xếp qua cầu thang hoặc bãi cát, lưu đồ qua đêm, chương trình kéo dài hơn dự kiến, thêm nhân sự hỗ trợ, thêm dụng cụ sát ngày, hư hỏng, mất phụ kiện hoặc vệ sinh dụng cụ sau khi dùng ở bãi biển, bùn đất, game nước.

Điều kiện hủy đổi cũng cần rõ. Nếu doanh nghiệp đổi ngày vì thời tiết thì sao? Nếu giảm số lượng người thì có điều chỉnh được không? Nếu tăng số lượng người sát ngày thì có đủ đồ không? Nếu địa điểm đổi từ ngoài trời vào trong nhà thì bộ dụng cụ có đổi theo được không? Nếu hủy trước bao nhiêu ngày thì mất phí thế nào?

Với chương trình công ty, thay đổi là chuyện rất thường gặp. Số người có thể tăng giảm, lịch trình có thể thay đổi do xe, thời tiết, ban lãnh đạo, nhà hàng, giờ nhận phòng. Nếu điều kiện hủy đổi quá cứng mà doanh nghiệp không biết trước, đến lúc thay đổi sẽ khó xử lý.

Nên hỏi thêm về thời điểm chốt số lượng cuối cùng. Ví dụ, trước chương trình 3 ngày chốt số người, trước 1 ngày chốt danh sách dụng cụ, thay đổi sau thời điểm đó sẽ tính thế nào. Càng rõ mốc thời gian, hai bên càng dễ phối hợp.

Khi trình ngân sách nội bộ, người phụ trách cũng nên để một khoản dự phòng nhỏ cho phát sinh. Không nhất thiết dùng đến, nhưng nếu có thay đổi thì không bị động. Với chương trình ngoài trời hoặc đi tỉnh, khoản dự phòng này càng cần thiết.

Team building ngoài trời luôn có rủi ro thời tiết. Vì vậy, trước khi chốt dụng cụ, doanh nghiệp nên hỏi phương án dự phòng. Nếu mưa thì dụng cụ nào dùng được, dụng cụ nào phải bỏ? Nếu gió mạnh thì phao hơi, cờ, bóng lớn xử lý ra sao? Nếu sân ướt thì game nào không nên chơi? Nếu chuyển vào trong nhà thì có bộ trò chơi thay thế không?

Với bãi biển, cần hỏi kỹ về gió và thủy triều. Có những hôm trời không mưa nhưng gió mạnh, đồ nhẹ rất khó dùng. Phao hơi và cổng hơi cần cố định tốt. Bóng lớn cần người kiểm soát. Cờ đội và bảng điểm cần đặt ở vị trí hợp lý.

Với sân cỏ, mưa làm mặt sân trơn và có thể bị ban quản lý hạn chế sử dụng. Nếu chương trình có game nước, cần hỏi địa điểm có cho dùng không. Nếu sân không cho dùng nước, phải có game thay thế.

Với hội trường, phương án dự phòng thường là đổi sang nhóm trò indoor. Lúc này không thể mang toàn bộ dụng cụ ngoài trời vào. Nên chuẩn bị sẵn một số dụng cụ nhẹ như thẻ nhiệm vụ, bóng nhỏ, bảng câu hỏi, trò trí tuệ, thử thách phối hợp tại chỗ.

Ngoài thời tiết, cũng cần hỏi nếu thiếu đồ thì xử lý thế nào. Bên cho thuê có giao bổ sung được không? Có đồ dự phòng tại hiện trường không? Nếu một món chính bị hỏng, có trò thay thế không? Nếu chương trình bị rút ngắn từ 120 phút xuống 60 phút, nên bỏ game nào trước?

Nếu team building là một phần trong chuyến du lịch công ty, hội nghị hoặc gala, phương án dự phòng càng quan trọng. Trời mưa, xe đến trễ, ăn trưa kéo dài hoặc khách mệt sau di chuyển đều có thể làm lịch thay đổi. Khi cần một chương trình có kịch bản, dụng cụ, MC và điều phối đi cùng nhau, doanh nghiệp có thể chọn hướng tổ chức team building để dễ xử lý những thay đổi tại hiện trường hơn so với việc chỉ thuê từng món dụng cụ rời.

Thuê dụng cụ team building không nên chốt vội chỉ dựa vào bảng giá hoặc vài hình ảnh đẹp. Trước khi quyết định, doanh nghiệp cần hỏi rõ bộ dụng cụ gồm những gì, số lượng bao nhiêu, phù hợp với bao nhiêu người, có hợp mặt bằng không, giá đã bao gồm vận chuyển – set up – tháo dỡ chưa, có nhân sự hỗ trợ không, tình trạng dụng cụ ra sao và nếu phát sinh thì xử lý thế nào.

Hỏi càng rõ, chương trình càng dễ kiểm soát. Người phụ trách nội bộ sẽ biết phần nào bên cho thuê đảm nhận, phần nào công ty cần chuẩn bị thêm, phần nào có thể phát sinh và phương án dự phòng khi thời tiết hoặc lịch trình thay đổi. Đây là cách giảm rủi ro rất thực tế, nhất là với đoàn đông hoặc chương trình tổ chức ngoài trời.

Một bộ dụng cụ phù hợp không chỉ là bộ đồ có nhiều món. Đó là bộ đồ đủ dùng, đúng số người, đúng mặt bằng, đúng thời lượng, giao đúng giờ, set up đúng cách và có người hỗ trợ khi cần. Khi hỏi đúng trước khi chốt, doanh nghiệp sẽ tránh được rất nhiều áp lực trong ngày tổ chức và giúp chương trình team building chạy gọn, vui, an toàn hơn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị team building, du lịch công ty, ngày hội nhân viên hoặc chương trình gắn kết nội bộ có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn bộ dụng cụ phù hợp theo số người, địa điểm, thời lượng chơi và ngân sách thực tế.