Những Lỗi Thường Gặp Khi Tự Chuẩn Bị Đồ Team Building

Tự chuẩn bị đồ team building dễ phát sinh lỗi vì phần lớn người phụ trách chỉ nhìn thấy danh sách dụng cụ, chưa nhìn hết quá trình vận hành. Một game không chỉ cần một món đồ. Nó cần đủ số lượng cho các đội, cần mặt bằng phù hợp, cần thời gian chuẩn bị, cần người kiểm soát, cần luật chơi rõ và cần phương án xử lý nếu đồ hỏng hoặc số người thay đổi.

Ví dụ, trò chuyền bóng nhìn rất đơn giản. Nhưng nếu đoàn 80 người chia 6 đội, cần bao nhiêu quả bóng? Có cần bóng dự phòng không? Bóng kích thước nào là vừa? Chơi trên sân cỏ, trong hội trường hay bãi biển? Nếu gió mạnh thì bóng có bị bay không? Nếu đội chơi đứng quá xa nhau thì có đủ không gian không? Những câu hỏi này thường không xuất hiện khi mua đồ, nhưng lại quyết định game có chạy được hay không.

Một lý do khác là doanh nghiệp thường lấy ý tưởng từ video, hình ảnh hoặc chương trình của đơn vị khác. Xem thì rất vui, nhưng bối cảnh mỗi đoàn khác nhau. Đoàn trẻ khác đoàn có nhiều quản lý. Đoàn 30 người khác đoàn 200 người. Bãi biển khác sân cỏ. Chương trình 60 phút khác chương trình 3 tiếng. Nếu bê nguyên trò chơi và dụng cụ về mà không điều chỉnh, rất dễ bị lệch.

Ngoài ra, người phụ trách nội bộ thường không có đội hậu cần riêng cho dụng cụ. Một người vừa lo tập trung khách, vừa liên hệ nhà hàng, vừa nhắc xe, vừa chuẩn bị quà, vừa kiểm tra âm thanh, vừa set up game thì rất khó tránh sai sót. Đồ team building càng nhiều, áp lực càng lớn. Chỉ cần thiếu người kiểm đồ, thiếu người bơm bóng, thiếu người đặt cọc mốc, chương trình đã có thể trễ nhịp.

Đây là lỗi rất phổ biến. Người phụ trách thấy món nào vui thì mua, món nào rẻ thì thêm, món nào đang được chia sẻ nhiều thì chọn. Nhưng khi đưa vào chương trình thật, các món đó không liên kết với nhau. Game đầu quá mạnh, game sau quá nhẹ. Có món cần 20 phút set up nhưng thời lượng chương trình chỉ 60 phút. Có món nhìn đẹp nhưng không phù hợp với số người chơi.

Dụng cụ phải đi theo kịch bản, không nên đi trước kịch bản. Trước khi mua hoặc chuẩn bị, cần biết chương trình có bao nhiêu phần: chia đội, khởi động, game chính, game cao trào, tổng kết. Mỗi phần cần dụng cụ gì, dùng trong bao lâu, bao nhiêu đội chơi cùng lúc, ai là người phụ trách set up. Khi khung này rõ, danh sách đồ sẽ gọn hơn rất nhiều.

Nếu chưa có kịch bản mà đã mua đồ, rất dễ rơi vào cảnh “đồ nhiều nhưng không biết dùng lúc nào”. Đến ngày chạy, MC hoặc người dẫn phải tự ghép trò theo đồ có sẵn. Cách này làm chương trình thiếu nhịp, chuyển game chậm và dễ bị lặp cảm giác.

Một chương trình team building công ty không cần quá nhiều món. Chỉ cần mỗi món có vai trò rõ. Dụng cụ chia đội giúp người chơi nhập cuộc. Dụng cụ khởi động giúp không khí nóng lên. Dụng cụ phối hợp giúp các đội tương tác. Dụng cụ cao trào giúp chương trình có điểm nhớ. Nếu món nào không phục vụ được vai trò nào, nên cân nhắc bỏ bớt.

Thiếu số lượng là lỗi gây rối chương trình nhanh nhất. Ban đầu dự kiến 4 đội nhưng đến lúc chia người lại thành 6 đội. Dự kiến 60 người nhưng thực tế có 85 người tham gia. Mỗi đội cần một bộ dụng cụ nhưng công ty chỉ chuẩn bị 2–3 bộ. Hậu quả là đội này chơi, đội kia đứng chờ. Chờ càng lâu, không khí càng xuống.

Khi tính số lượng, không nên chỉ tính tổng số người. Phải tính số đội, số người mỗi đội, số lượt chơi và thời gian chờ giữa các lượt. Nếu một trò có 6 đội nhưng chỉ 2 đội được chơi cùng lúc, cần tính xem các đội còn lại làm gì trong thời gian chờ. Có cổ vũ được không? Có chờ quá lâu không? Có cần chia thành trạm khác không?

Cũng cần tính dụng cụ dự phòng. Bóng có thể xì, dây có thể đứt, ly có thể vỡ, thẻ nhiệm vụ có thể bị ướt, cờ có thể thất lạc, băng keo có thể hết. Những món dự phòng này không tốn nhiều nhưng giúp chương trình không bị ngắt quãng.

Với đoàn nhỏ, thiếu một hai món còn dễ xoay. Với đoàn đông, thiếu đồ sẽ rất lộ. Người chơi đứng chờ, MC phải kéo dài lời dẫn, đội hậu cần chạy đi tìm đồ thay thế. Chỉ vài phút chờ cũng đủ làm chương trình bị mất nhịp, nhất là ngoài trời nắng hoặc trên bãi biển.

Khi tự chuẩn bị, nên lập bảng theo từng game: tên game, số đội chơi, dụng cụ chính, số lượng cần, số lượng dự phòng, người giữ đồ, thời điểm đưa ra sân. Cách làm này hơi mất công lúc đầu nhưng giảm sai sót rất nhiều.

Mặt bằng quyết định rất lớn đến việc dụng cụ có dùng được hay không. Cùng một trò chơi nhưng đặt ở bãi biển, sân cỏ, sân bê tông, hội trường hoặc sảnh khách sạn sẽ khác hoàn toàn.

Bãi biển có cát, gió, nắng và thủy triều. Những món quá nhẹ dễ bị bay, đồ nhỏ dễ thất lạc trong cát, dụng cụ cần mặt phẳng có thể không ổn định. Nếu dùng bóng nhỏ hoặc thẻ giấy ngoài biển, rất dễ bị gió làm rối. Nếu dùng bạt mỏng trên cát nóng, bạt có thể nhanh hỏng hoặc khó cố định.

Sân cỏ nhìn đẹp nhưng cũng có vấn đề riêng. Sân có thể trơn sau mưa, có chỗ lồi lõm, có khu vực không cho cắm cọc, không cho kéo vật nặng hoặc không cho đổ nước. Nếu chuẩn bị game chạy tốc độ mà sân ướt, rủi ro té ngã khá cao. Nếu chuẩn bị game nước nhưng resort không cho dùng nước trên cỏ, phải đổi trò ngay.

Hội trường hoặc không gian trong nhà lại cần dụng cụ gọn, sạch, không gây trầy sàn, không đổ nước, không tạo tiếng ồn quá mạnh. Nhiều trò ngoài trời khi đưa vào trong nhà sẽ bị chật, bí và mất an toàn. Những món như dây kéo co, bao bố, bóng lớn, bạt trượt không phải lúc nào cũng hợp với sàn hội trường.

Trước khi chuẩn bị dụng cụ, nên hỏi kỹ địa điểm: khu vực chơi rộng bao nhiêu, nền gì, có mái che không, có nguồn điện không, có được dùng nước không, xe chở đồ có vào gần không, có giới hạn giờ set up không, có quy định về âm thanh hoặc đạo cụ không. Nếu có thể, nên xin hình ảnh hoặc video mặt bằng thật. Chỉ nhìn qua ảnh cũng đã tránh được rất nhiều lựa chọn sai.

Một số đồ chơi nhìn trên mạng rất đẹp, giá rẻ, giao nhanh, nhưng khi đưa vào chương trình doanh nghiệp lại không chịu nổi cường độ sử dụng. Team building không giống chơi thử trong phòng họp. Người chơi đông, di chuyển nhanh, kéo mạnh, giật mạnh, ném, chuyền, chạy, cổ vũ, đôi khi dùng sai cách. Dụng cụ yếu rất dễ hỏng.

Bao bố quá mỏng có thể rách sau vài lượt nhảy. Dây quá nhỏ có thể đau tay hoặc đứt khi kéo. Bóng quá nhẹ có thể bay lung tung ngoài trời. Bạt quá mỏng có thể rách khi nhiều người kéo. Cờ quá nhỏ không tạo được hiệu ứng với đoàn đông. Ly nhựa quá mềm dễ móp, làm game bị chậm. Những lỗi này chỉ lộ ra khi chương trình chạy thật.

Đồ không đủ bền không chỉ làm tốn tiền, mà còn ảnh hưởng đến an toàn. Dây kéo co kém chất lượng có thể làm người chơi té ngã. Bạt trơn không đúng loại có thể làm người chơi trượt mạnh. Vật dụng gãy cạnh có thể gây trầy xước. Với chương trình công ty, an toàn phải được đặt trước chuyện vui.

Khi tự mua đồ, nên chọn loại có độ dày, độ bền và kích thước phù hợp với số người. Không nên chọn chỉ vì giá rẻ. Nếu một món là dụng cụ chính của game, nên mua loại tốt hơn hoặc có thêm dự phòng. Những món rẻ có thể dùng cho mini game nhẹ, nhưng không nên dùng cho trò vận động đông người.

Với các món lớn, đồ hơi, bạt lớn, bóng hơi hoặc dụng cụ cần chịu lực, tự mua thường không hợp lý nếu doanh nghiệp không dùng thường xuyên. Những món này cần bảo quản, vệ sinh, kiểm tra và có phụ kiện đi kèm. Nếu chỉ dùng một lần, thuê sẽ gọn hơn và an toàn hơn.

Nhiều chương trình bị trễ không phải vì thiếu trò chơi, mà vì set up dụng cụ quá sát giờ. Người phụ trách nghĩ chỉ cần mang đồ ra là chơi được, nhưng thực tế mỗi game đều cần thời gian chuẩn bị. Cần trải bạt, đặt cọc, chia làn, xếp bóng, bơm hơi, phân đồ cho từng đội, kiểm tra số lượng, thử luật, bố trí bảng điểm và chuẩn bị phần chuyển game.

Nếu chương trình bắt đầu lúc 8h, không nên 7h50 mới mang đồ ra sân. Với đoàn đông, nên có mặt sớm hơn để set up ít nhất 60–90 phút tùy số lượng dụng cụ. Với đồ hơi hoặc dụng cụ lớn, thời gian cần còn dài hơn. Nếu địa điểm ở resort hoặc bãi biển, phải tính thêm thời gian kéo đồ từ xe vào khu vực chơi.

Thu dọn cũng thường bị xem nhẹ. Sau khi chơi xong, người tham gia đi ăn, về phòng hoặc chuẩn bị gala, nhưng dụng cụ vẫn nằm ngoài sân. Nếu không có người kiểm đếm, rất dễ mất bóng, thiếu cờ, thất lạc dây, quên bảng điểm hoặc để đồ ướt chưa gom. Nếu đồ là tự mua, công ty phải tự chở về và tìm chỗ cất. Nếu đồ thuê, phải bàn giao đúng số lượng để tránh phát sinh.

Một chương trình chuẩn nên có người phụ trách riêng cho dụng cụ. Người này nắm danh sách đồ, biết món nào dùng ở game nào, lấy ra khi nào, thu lại khi nào, cất ở đâu. Không nên để MC vừa dẫn vừa tự lo đồ. Cũng không nên để tất cả dụng cụ nằm chung một đống rồi đến game nào mới tìm.

Cách đơn giản là chia dụng cụ theo túi hoặc thùng từng game. Bên ngoài ghi tên game, số lượng, phụ kiện đi kèm. Đến lượt game nào chỉ cần mang đúng thùng đó ra. Cách này giúp chuyển game nhanh và tránh thất lạc.

Một chương trình team building dù có chuẩn bị kỹ đến đâu vẫn cần người theo sát dụng cụ trong ngày tổ chức. Nếu không có người phụ trách, mọi việc nhỏ sẽ đổ dồn về MC hoặc người đại diện công ty. Khi đó chương trình rất dễ bị gián đoạn.

Người phụ trách dụng cụ không nhất thiết phải là người dẫn chương trình. Vai trò của họ là kiểm tra đồ trước giờ chơi, đặt đồ đúng vị trí, đưa đồ ra theo từng game, thu đồ sau khi chơi xong, xử lý khi thiếu hoặc hỏng, hỗ trợ MC khi cần đổi luật. Với đoàn đông, nên có thêm 1–2 người phụ hỗ trợ theo từng khu vực.

Lỗi thường gặp là doanh nghiệp nghĩ đã chuẩn bị đồ đầy đủ thì không cần người giữ. Nhưng khi chương trình bắt đầu, người chơi rất dễ cầm nhầm đồ, để đồ sai chỗ, làm rơi phụ kiện hoặc di chuyển dụng cụ sang khu vực khác. Nếu không ai kiểm soát, đến game sau mới phát hiện thiếu.

Với chương trình có nhiều đội, nên phân rõ ai phụ trách đội nào, ai phụ trách khu vực nào. Ví dụ, một người giữ bảng điểm, một người hỗ trợ dụng cụ game chính, một người phụ trách nước uống và dụng cụ dự phòng. Không cần quá đông, nhưng phải có người biết việc.

Nếu doanh nghiệp không đủ người nội bộ, nên cân nhắc thuê hỗ trợ từ bên ngoài. Đặc biệt với đồ lớn, phao hơi, game nước, bạt lớn hoặc chương trình trên 100 người, có người hỗ trợ sẽ giúp người phụ trách nhẹ hơn nhiều. Khi cần bộ dụng cụ đi kèm set up và nhân sự hỗ trợ, doanh nghiệp có thể trao đổi sớm với đơn vị thuê đồ team building để chọn phương án vừa ngân sách nhưng vẫn đủ người vận hành.

Team building ngoài trời luôn có rủi ro thời tiết. Trời nắng quá gắt, mưa bất chợt, gió mạnh, sân ướt, thủy triều lên, khu vực chơi bị thay đổi vào phút cuối. Nếu không có phương án dự phòng, chương trình rất dễ bị động.

Với bãi biển, gió là yếu tố phải tính. Cờ, bóng, giấy, thẻ nhiệm vụ, vật nhẹ có thể bị bay. Đồ hơi cần cố định kỹ. Một số trò dùng nước hoặc bạt có thể khó kiểm soát khi gió mạnh. Nếu mưa, cát ướt và mặt bằng trơn sẽ ảnh hưởng đến các trò chạy nhảy.

Với sân cỏ, sau mưa mặt sân có thể trơn, lầy hoặc không được ban quản lý cho sử dụng để tránh hư cỏ. Những trò cần chạy tốc độ, kéo mạnh, nhảy bao bố hoặc trượt nước nên có phương án thay thế nhẹ hơn.

Với hội trường, phương án dự phòng thường liên quan đến diện tích. Nếu chuyển từ ngoài trời vào trong nhà, không thể dùng toàn bộ dụng cụ ban đầu. Cần có sẵn nhóm trò indoor, đạo cụ nhẹ, trò tương tác, trò trí tuệ hoặc thử thách phối hợp không cần nhiều không gian.

Dự phòng không chỉ là thời tiết. Cũng cần dự phòng dụng cụ. Nếu bóng xì, dây đứt, thẻ ướt, cờ mất, băng keo hết, ai sẽ xử lý? Nếu số người tăng, có đủ đồ không? Nếu chương trình trễ, bỏ game nào trước? Nếu ban lãnh đạo muốn rút ngắn thời gian, giữ game nào là quan trọng nhất?

Người tổ chức có kinh nghiệm luôn có danh sách game có thể cắt, game có thể thay, dụng cụ có thể dùng cho nhiều mục đích. Không nên thiết kế chương trình quá cứng đến mức chỉ cần một yếu tố thay đổi là phải bỏ hết.

Có một kiểu lãng phí rất hay gặp: chuẩn bị quá nhiều đồ. Vì muốn chương trình phong phú, người phụ trách mua rất nhiều món, in nhiều thẻ, chuẩn bị nhiều phụ kiện, thêm nhiều game. Nhưng thời lượng chơi chỉ có 90 phút, cuối cùng một nửa số đồ không được dùng đến.

Team building không phải cứ nhiều game là vui. Người chơi cần nhịp chương trình rõ, thời gian tham gia đủ và không phải chờ quá lâu. Nếu đổi game liên tục, vừa vào nhịp đã chuyển, người chơi sẽ bị hụt. Nếu quá nhiều dụng cụ, đội hậu cần cũng rối theo.

Một chương trình 60 phút thường chỉ nên có vài điểm chính. Một chương trình 90–120 phút có thể có 4–6 game tùy cách dẫn. Nếu có đồ lớn hoặc game cần nhiều thời gian, số lượng game nên giảm lại. Đừng cố nhồi quá nhiều chỉ vì đã chuẩn bị.

Chuẩn bị dư cũng gây khó ở phần vận chuyển và thu dọn. Đồ càng nhiều càng cần nhiều thùng, nhiều người khiêng, nhiều thời gian kiểm đếm. Sau chương trình, nhiều món không dùng nhưng vẫn phải mang về, cất giữ hoặc bỏ đi. Nếu là đồ mua mới, cảm giác lãng phí càng rõ.

Cách tốt hơn là chọn ít nhưng chắc. Mỗi game có mục tiêu rõ, dụng cụ đủ, luật dễ hiểu, thời gian phù hợp. Nếu muốn có thêm phương án dự phòng, chuẩn bị 1–2 game nhẹ có thể thay thế, không cần chuẩn bị cả một danh sách dài.

Muốn tránh lỗi, việc đầu tiên là chốt rõ quy mô chương trình. Bao nhiêu người tham gia, chia mấy đội, chơi trong bao lâu, ở mặt bằng nào, độ tuổi người chơi ra sao, có cần hình ảnh truyền thông không, có ban lãnh đạo hoặc khách mời tham gia không. Những thông tin này quyết định gần như toàn bộ danh sách dụng cụ.

Tiếp theo là lên khung game trước rồi mới chuẩn bị đồ. Mỗi game cần ghi rõ dụng cụ chính, phụ kiện, số lượng, người phụ trách, thời gian set up và phương án thay thế. Không nên mua đồ theo cảm hứng khi chưa biết game nằm ở đâu trong chương trình.

Thứ ba là kiểm tra mặt bằng càng sớm càng tốt. Nếu không đi khảo sát trực tiếp được, hãy xin ảnh, video, sơ đồ hoặc hỏi kỹ người phụ trách địa điểm. Đừng chờ đến ngày tổ chức mới biết sân không cho dùng nước, bãi biển gió mạnh, hội trường quá nhỏ hoặc xe chở đồ không vào được.

Thứ tư là thử trước những trò quan trọng. Không cần chạy thử toàn bộ như chương trình thật, nhưng nên thử dụng cụ, thử luật, thử độ bền và thử cách chuyển game. Trò nào thử thấy rườm rà, khó hiểu hoặc mất quá nhiều thời gian thì nên chỉnh sớm.

Thứ năm là phân công người phụ trách dụng cụ. Người này phải có danh sách đồ, biết thứ tự sử dụng, biết ai giữ đồ dự phòng và biết cách kiểm đếm sau chương trình. Với đoàn đông, nên có thêm người hỗ trợ theo từng khu vực.

Nếu team building là một phần trong chuyến du lịch công ty, hội nghị hoặc gala, doanh nghiệp nên nhìn chương trình như một tổng thể. Giờ xe đến, giờ nhận phòng, giờ ăn, giờ chơi, giờ nghỉ, giờ gala phải khớp với nhau. Khi cần mọi hạng mục vận hành liền mạch hơn, phương án tổ chức team building bài bản sẽ giúp giảm áp lực cho người phụ trách nội bộ, nhất là khi chương trình có nhiều khách tham gia hoặc yêu cầu hình ảnh chỉn chu.

Cuối cùng, đừng ngại thuê ngoài những phần khó. Tự chuẩn bị phần nhỏ, phần nội bộ, phần quà tặng là rất tốt. Nhưng với dụng cụ lớn, dụng cụ cần độ bền, dụng cụ cần set up hoặc chương trình đông người, thuê đúng phần sẽ giúp tiết kiệm công sức và giảm rủi ro hơn nhiều.

Tự chuẩn bị đồ team building có thể giúp doanh nghiệp chủ động và tiết kiệm trong một số trường hợp, nhất là với chương trình nhỏ, ít người và trò chơi đơn giản. Nhưng nếu không chuẩn bị đúng cách, các lỗi như chọn sai dụng cụ, thiếu số lượng, không hợp mặt bằng, đồ kém bền, thiếu người set up, không có phương án dự phòng hoặc chuẩn bị quá nhiều nhưng không dùng hết sẽ làm chương trình bị rối.

Điều quan trọng không phải là tự làm hay thuê ngoài, mà là biết phần nào nên tự làm, phần nào nên thuê. Phần nhỏ, nhẹ, mang dấu ấn nội bộ có thể tự chuẩn bị. Phần ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp chơi, an toàn, hình ảnh và trải nghiệm của người tham gia nên được tính kỹ hơn.

Một chương trình team building tốt cần dụng cụ vừa đủ, đúng người chơi, đúng mặt bằng và đúng thời lượng. Khi mọi thứ được chuẩn bị theo chương trình thật, người chơi sẽ nhập cuộc nhanh hơn, MC dễ dẫn hơn, đội hậu cần nhẹ hơn và doanh nghiệp cũng hạn chế được những phát sinh không đáng có.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị team building, du lịch công ty, ngày hội nhân viên hoặc hoạt động gắn kết nội bộ có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn phương án dụng cụ phù hợp theo số lượng người, địa điểm, thời lượng chơi và ngân sách thực tế.