Những Bộ Dụng Cụ Team Building Nên Có Khi Tổ Chức Kết Hợp Gala Hoặc Hội Nghị

Khi team building đi cùng gala hoặc hội nghị, dụng cụ phải phục vụ cho tổng thể lịch trình chứ không chỉ phục vụ riêng phần chơi. Đây là điểm rất quan trọng. Một bộ dụng cụ ngoài trời có thể rất vui, nhưng nếu làm chương trình kéo dài, người chơi bị bẩn, bị ướt, quá mệt hoặc cần nhiều thời gian thu dọn, phần gala hoặc hội nghị sau đó sẽ bị ảnh hưởng.

Với gala dinner, người chơi thường cần thời gian về phòng tắm, thay đồ, trang điểm nhẹ, chuẩn bị trang phục và di chuyển đến khu tiệc. Nếu team building dùng quá nhiều game nước, bột màu, bạt trượt hoặc trò vận động mạnh sát giờ gala, đoàn sẽ rất dễ trễ. Vì vậy, dụng cụ nên chọn theo hướng vui nhưng kiểm soát được mức độ mệt và mức độ “bẩn”.

Với hội nghị, kick-off hoặc chương trình khách hàng, không khí thường cần chỉn chu hơn. Nếu team building diễn ra trước hội nghị, không nên chọn trò quá mạnh khiến khách mệt khi vào họp. Nếu team building diễn ra sau hội nghị, nên chọn trò giúp giải tỏa, kéo tinh thần và tạo kết nối nhẹ nhàng, không nên làm quá căng về thể lực. Dụng cụ trí tuệ, phối hợp nhóm, truyền tin, xây tháp, giải mật thư, thử thách chiến thuật thường hợp hơn trong bối cảnh này.

Điểm khác nữa là thời gian. Team building kết hợp gala hoặc hội nghị thường bị giới hạn bởi các mốc cố định: giờ ăn trưa, giờ check-in phòng, giờ khai mạc gala, giờ khách mời đến, giờ nhà hàng phục vụ, giờ âm thanh ánh sáng bàn giao. Vì vậy, dụng cụ cần dễ set up, chuyển game nhanh và thu dọn gọn. Những món cần quá nhiều thời gian bơm, lắp, kiểm tra hoặc tháo dỡ chỉ nên dùng nếu thật sự có đủ thời gian.

Doanh nghiệp cũng nên nhìn vào nhóm người tham gia. Nếu có ban lãnh đạo, khách mời, đối tác, gia đình nhân viên hoặc đội ngũ quản lý lớn tuổi, dụng cụ phải phù hợp hơn với nhiều mức thể lực. Không nên chọn toàn trò chạy mạnh. Một chương trình khéo là chương trình khiến nhiều người muốn tham gia, không chỉ nhóm trẻ, khỏe, năng động.

Bộ dụng cụ chia đội luôn cần có, nhưng khi chương trình kết hợp gala hoặc hội nghị, phần này nên gọn và đẹp. Không nên mất quá nhiều thời gian phát đồ, chia màu, gọi đội hoặc chỉnh lại đội hình, vì lịch trình thường khá sát.

Bộ cơ bản nên có cờ đội, khăn màu hoặc băng tay, bảng tên đội, thẻ đội và bảng điểm. Nếu chương trình cần hình ảnh đẹp, có thể dùng áo đội, nón đồng màu hoặc khăn màu theo nhận diện thương hiệu. Với gala hoặc hội nghị, màu sắc nên rõ nhưng không quá lộn xộn. Một bộ nhận diện sạch, đồng bộ sẽ giúp ảnh chụp đẹp hơn và tạo cảm giác chương trình được chuẩn bị kỹ.

Cờ đội nên đủ chắc, đủ nổi bật nhưng không quá cồng kềnh nếu chơi trong resort hoặc khuôn viên hẹp. Đội trưởng cầm cờ giúp thành viên tập trung nhanh, nhất là khi cần di chuyển từ khu vực hội nghị ra sân chơi hoặc từ sân chơi về khu vực chụp hình. Với đoàn đông, cờ đội giúp giảm rất nhiều thời gian ổn định đội hình.

Khăn màu hoặc băng tay là lựa chọn rất gọn nếu doanh nghiệp không muốn phát áo. Chỉ cần mỗi người nhận một màu, đội đã rõ. Khăn màu cũng dễ thu, dễ cất, ít ảnh hưởng trang phục nếu sau đó khách còn vào gala. Nếu dùng áo đội, cần tính thời gian phát áo và thay áo trước khi chơi, tránh làm chậm chương trình.

Bảng điểm nên có nhưng không cần quá phức tạp. Với chương trình ngắn, bảng điểm rõ, dễ nhìn, cập nhật nhanh là đủ. Nếu có màn hình LED hoặc máy chiếu trong hội nghị, có thể dùng điểm số trên màn hình cho phần indoor. Nếu chơi ngoài trời, bảng điểm cầm tay hoặc bảng lớn gần MC sẽ tiện hơn.

Một mẹo thực tế là nên chuẩn bị bảng tên đội hoặc thẻ đội từ trước, không đợi đến sân mới nghĩ tên. Có thể cho đội tự hô khẩu hiệu trong 2–3 phút để tạo khí thế, nhưng tên đội, màu đội và số thứ tự nên rõ sẵn. Phần chia đội càng nhanh, chương trình càng có nhiều thời gian cho trò chơi chính và không ảnh hưởng phần phía sau.

Khi team building nằm giữa lịch trình hội nghị, du lịch hoặc gala, phần khởi động cần làm nhanh và mềm. Người chơi có thể vừa di chuyển đường dài, vừa dự họp xong hoặc đang chuẩn bị cho tiệc tối. Nếu bắt đầu bằng trò quá nặng, nhiều người sẽ ngại tham gia. Một bộ dụng cụ khởi động nhẹ sẽ giúp kéo tinh thần lên mà không làm đoàn mất sức quá sớm.

Dụng cụ khởi động có thể gồm bóng nhỏ, bóng hơi vừa, vòng nhựa, thẻ nhiệm vụ, khăn màu, vật phẩm chuyền tay, bảng câu hỏi nhanh, sticker hoặc các đạo cụ phản xạ. Những món này dễ dùng, không cần set up lâu và phù hợp cả ngoài trời lẫn indoor.

Một trò khởi động tốt nên có luật đơn giản, thời gian ngắn và nhiều người cùng tham gia. Ví dụ, chuyền bóng theo hàng, tạo dáng đội hình theo chủ đề, bốc thăm thử thách vui, trả lời nhanh câu hỏi nội bộ, truyền vật phẩm theo nhạc hoặc hô khẩu hiệu theo màu đội. Mục tiêu là giúp mọi người cười, nhớ đội của mình và quen với nhịp dẫn của MC.

Với hội nghị, có thể dùng thẻ câu hỏi hoặc thử thách phản xạ liên quan nhẹ đến nội dung chương trình. Ví dụ, sau buổi kick-off, mỗi đội chọn một từ khóa đại diện cho mục tiêu năm mới rồi tạo khẩu hiệu trong 3 phút. Với gala, có thể chọn phần khởi động vui hơn, tạo không khí trước buổi tiệc nhưng không làm người chơi quá mệt.

Nếu chương trình tổ chức ở resort hoặc hội trường, dụng cụ khởi động nên sạch, gọn, không làm rơi rác, không gây bẩn trang phục. Tránh dùng bột màu, nước, vật phẩm dễ vỡ hoặc đồ dính nếu sau đó khách phải vào hội nghị hoặc gala ngay.

Phần khởi động chỉ nên kéo 10–15 phút. Nếu quá dài, chương trình sẽ bị mất thời gian cho các trò chính. Nếu quá ngắn, người chơi chưa vào nhịp. Bộ dụng cụ khởi động nhẹ nhưng đúng sẽ giúp cả đoàn chuyển trạng thái rất tốt: từ họp sang chơi, từ di chuyển sang kết nối, từ không khí trang trọng sang vui vẻ.

Với chương trình có gala hoặc hội nghị phía sau, nhóm dụng cụ phối hợp nên là phần chính. Đây là nhóm giúp người chơi tương tác thật, nhưng không nhất thiết phải vận động quá nặng. Dụng cụ phối hợp tốt sẽ tạo tiếng cười, tạo sự gắn kết và vẫn giữ sức cho phần tiếp theo.

Các món phù hợp gồm bạt phối hợp, máng chuyền bóng, bóng lớn vừa phải, dây phối hợp, vòng chuyền đội, thanh phối hợp, ống chuyền nước khô, bộ chuyền vật phẩm, thẻ nhiệm vụ nhóm, bộ xây tháp hoặc mô hình lắp ghép. Những món này yêu cầu cả đội cùng làm, cùng giữ nhịp, cùng bàn bạc, nhưng mức vận động có thể điều chỉnh được.

Bạt phối hợp là lựa chọn tốt nếu có sân ngoài trời hoặc hội trường đủ rộng. Cả đội cùng giữ bạt để chuyền bóng, giữ thăng bằng hoặc đưa vật phẩm về đích. Trò này vui vì chỉ cần một người lệch nhịp là cả đội phải điều chỉnh. Nó tạo được sự phối hợp mà không cần chạy quá nhiều.

Máng chuyền bóng hoặc chuyền vật phẩm cũng phù hợp. Các thành viên nối nhau thành một đường chuyền, đưa bóng hoặc vật phẩm về đích trong thời gian giới hạn. Trò này có thể chơi ngoài sân, trong sảnh lớn hoặc trong hội trường rộng. Nếu không muốn dùng nước trước gala, có thể thay nước bằng bóng, hạt nhựa, vật phẩm nhẹ hoặc thẻ nhiệm vụ.

Dây phối hợp hoặc thanh phối hợp giúp các đội di chuyển cùng nhịp, nhưng cần kiểm soát tốc độ. Không nên biến thành cuộc đua quá mạnh nếu sau đó còn gala. Nên chọn luật chơi thiên về sự khéo léo, phối hợp và chính xác hơn là chạy thật nhanh.

Bộ xây tháp, ghép mô hình hoặc thử thách sáng tạo rất hợp khi team building đi sau hội nghị. Người chơi vừa phải tư duy, vừa phải phối hợp, vừa có phần trình bày kết quả. Dụng cụ có thể là que gỗ, ống hút, giấy, băng keo, dây, bìa carton, mô hình lắp ghép. Trò này ít làm người chơi mệt nhưng vẫn có nội dung tốt.

Khi chọn combo dụng cụ team building cho chương trình có gala hoặc hội nghị, doanh nghiệp nên nói rõ lịch trình phía sau để đơn vị tư vấn không chọn dụng cụ quá nặng. Một bộ đồ phù hợp phải giúp người chơi vui vừa đủ, có kết nối đội nhóm và vẫn giữ được tinh thần, trang phục, sức khỏe cho phần chương trình tiếp theo.

Sau một buổi hội nghị, đào tạo, kick-off hoặc họp chiến lược, người tham gia thường đã ngồi lâu và tiếp nhận nhiều thông tin. Lúc này, team building không nên quá nặng về thể lực ngay lập tức. Một bộ dụng cụ trí tuệ, chiến thuật hoặc phối hợp tư duy sẽ giúp chuyển không khí nhẹ nhàng hơn, đồng thời vẫn giữ được tinh thần liên quan đến công việc.

Dụng cụ có thể gồm thẻ vai trò, mật thư, bản đồ nhiệm vụ, bộ giải mã, giấy bút, bảng kế hoạch, bộ xếp khối, que gỗ, ống hút, dây chun, bìa carton, mô hình xây cầu, bộ ghép hình, thẻ tài nguyên hoặc bộ tình huống. Những món này có thể dùng trong hội trường, ballroom, phòng họp lớn hoặc sảnh có bàn ghế.

Trò giải mật thư phù hợp với nhóm thích suy luận. Mỗi đội nhận một phong bì, giải chuỗi gợi ý để tìm đáp án. Nội dung có thể gắn nhẹ với mục tiêu hội nghị, giá trị doanh nghiệp, điểm đến du lịch hoặc thông điệp năm mới. Trò này không cần nhiều diện tích nhưng cần chuẩn bị kỹ để không quá dễ hoặc quá khó.

Trò xây tháp hoặc xây cầu phù hợp với chủ đề phối hợp, sáng tạo và quản trị nguồn lực. Mỗi đội được phát cùng một bộ vật liệu, trong thời gian giới hạn phải xây mô hình cao nhất, chắc nhất hoặc đúng yêu cầu nhất. Qua cách làm, đội sẽ bộc lộ rõ việc phân công, thử nghiệm, lắng nghe và điều chỉnh.

Trò chiến thuật theo vai trò phù hợp với đội ngũ quản lý hoặc nhân sự văn phòng. Mỗi người trong đội nhận một mảnh thông tin hoặc một vai trò khác nhau. Cả đội phải chia sẻ thông tin đúng cách để hoàn thành nhiệm vụ. Trò này giúp người chơi nhận ra giá trị của giao tiếp nội bộ mà không cần diễn giải quá nhiều.

Dụng cụ trí tuệ nên được đóng thành bộ riêng cho từng đội. Mỗi đội có cùng số lượng vật liệu, thẻ nhiệm vụ và thời gian. Cần có phiếu điểm rõ, tiêu chí chấm điểm rõ và người hỗ trợ kiểm tra kết quả. Nếu chương trình có màn hình, có thể trình chiếu đồng hồ đếm ngược hoặc câu hỏi chung để tăng áp lực thời gian.

Điểm hay của nhóm dụng cụ này là ít làm người chơi mất sức, ít ảnh hưởng trang phục và phù hợp với chương trình có tính chất trang trọng. Nếu sau đó còn gala, khách vẫn giữ được trạng thái thoải mái. Nếu sau đó còn hội nghị tiếp, người chơi không bị quá mệt.

Team building kết hợp gala vẫn cần có cao trào. Nếu chương trình quá nhẹ từ đầu đến cuối, người chơi sẽ thấy chưa “đã”. Nhưng cao trào trước gala cần chọn vừa đủ, không làm người chơi kiệt sức, không gây bẩn nhiều và không kéo trễ lịch trình.

Dụng cụ tạo cao trào có thể là dây kéo co loại tốt, bóng lớn, bạt phối hợp lớn, trò tiếp sức vừa phải, thử thách đồng đội bằng phao hơi nhỏ, game nước nhẹ nếu phù hợp hoặc một thử thách tổng hợp giữa các đội. Tùy lịch trình, cao trào có thể đặt ở gần cuối team building để tạo cảm xúc trước khi chụp hình tập thể.

Kéo co là lựa chọn quen thuộc, dễ tạo không khí, nhưng phải xem mặt bằng và nhóm người chơi. Nếu chơi ở bãi biển, kéo co khá hợp. Nếu chơi trên sân cỏ ướt hoặc nền gạch, cần cân nhắc. Trò này tạo cao trào nhanh, nhưng không nên kéo quá nhiều lượt nếu sau đó mọi người còn cần chuẩn bị gala.

Bóng lớn hoặc bạt phối hợp có thể tạo cao trào mà ít va chạm hơn. Cả đội cùng đẩy bóng, giữ bóng, chuyền bóng hoặc hoàn thành thử thách trong thời gian giới hạn. Những trò này lên hình tốt, người chơi hò reo nhiều nhưng không quá mệt như chạy liên tục.

Phao hơi hoặc vật cản hơi nhỏ có thể dùng nếu có thời gian set up và mặt bằng đủ rộng. Không nên chọn quá nhiều món hơi trước gala vì thời gian bơm, kiểm tra, chơi theo lượt và tháo dỡ có thể kéo dài. Một món làm điểm nhấn là đủ.

Game nước cần cân nhắc kỹ. Nếu gala diễn ra ngay sau đó, game nước mạnh có thể làm người chơi ướt, phải thay đồ lâu và ảnh hưởng giờ tiệc. Nếu muốn dùng nước, nên chọn mức nhẹ hoặc đặt chương trình team building đủ xa giờ gala để mọi người có thời gian về phòng. Với đoàn cần giữ trang phục đẹp, tốt nhất nên bỏ game nước và thay bằng bóng lớn, bạt phối hợp hoặc trò cao trào khô.

Cao trào tốt không nhất thiết phải quá nặng. Quan trọng là cả đoàn cùng hò reo, điểm số hấp dẫn, đội thắng thua rõ và có khoảnh khắc chụp hình đẹp. Sau cao trào nên có phần tổng kết nhanh, trao thưởng hoặc chụp ảnh tập thể, rồi kết thúc đúng giờ để chuyển sang phần gala.

Chương trình có gala hoặc hội nghị thường rất nhạy về thời gian. Nếu trời mưa hoặc lịch trình thay đổi, doanh nghiệp không thể để cả đoàn chờ quá lâu. Vì vậy, nên có một bộ dụng cụ indoor dự phòng, nhất là khi tổ chức ở resort, bãi biển hoặc khu du lịch ngoài trời.

Bộ indoor dự phòng không cần quá cồng kềnh. Nên có thẻ nhiệm vụ, mật thư, giấy bút, sticker, bảng điểm, bóng nhỏ, ly nhựa, ống hút, dây mềm, bộ ghép hình, que gỗ, bìa carton, thẻ vai trò hoặc câu hỏi nội bộ. Những món này có thể chạy được trong hội trường, phòng họp, sảnh lớn hoặc khu vực có mái che.

Nếu outdoor bị mưa, có thể chuyển sang trò giải mật thư, xây tháp, truyền tin, phản xạ theo đội, bốc thăm thử thách, thiết kế biểu tượng đội, đố vui nội bộ hoặc phối hợp bằng vật phẩm nhỏ. Những trò này vẫn giữ được tinh thần team building mà không cần chạy ngoài trời.

Với hội nghị, bộ indoor dự phòng còn có thể dùng để lấp khoảng trống nếu lịch trình bị trễ. Ví dụ, trong lúc chờ nhà hàng chuẩn bị gala hoặc chờ khách đến đủ, có thể dùng mini game nhẹ để giữ không khí. Nếu chuẩn bị sẵn dụng cụ, MC có thể xử lý linh hoạt hơn.

Điều quan trọng là không đợi đến lúc mưa mới tìm đồ indoor. Bộ dự phòng nên được đóng sẵn trong một thùng riêng, có ghi rõ “phương án indoor”. Trong thùng có danh sách game, dụng cụ, số đội dùng được và thời lượng dự kiến. Khi cần, đội hỗ trợ chỉ cần mang vào hội trường là triển khai.

Nếu địa điểm có hội trường dự phòng, nên hỏi trước giờ được sử dụng, có âm thanh không, có bàn ghế không, có màn hình không, có phụ thu không. Dụng cụ indoor chỉ hiệu quả khi có không gian phù hợp để triển khai. Nếu đợi đến sát giờ mới hỏi, rất dễ không còn phòng hoặc không set up kịp.

Với các chương trình cần sự chắc chắn, bộ dụng cụ dự phòng không phải phần thừa. Nó là bảo hiểm cho lịch trình. Có thể cả chương trình không dùng đến, nhưng nếu thời tiết thay đổi, nó giúp doanh nghiệp giữ được trải nghiệm cho đoàn.

Khi team building đi cùng gala hoặc hội nghị, hình ảnh thường rất quan trọng. Doanh nghiệp có thể dùng ảnh và video cho truyền thông nội bộ, tổng kết năm, tuyển dụng, bản tin nhân sự, fanpage hoặc website. Vì vậy, dụng cụ nên được chọn sao cho vừa chơi được, vừa lên hình đẹp.

Bộ hỗ trợ hình ảnh nên có cờ đội rõ màu, bảng điểm, bảng tên chương trình, dụng cụ màu nổi, khăn hoặc áo đội, vật phẩm trao thưởng, khu vực chụp ảnh tập thể và một vài món tạo điểm nhấn như bóng lớn, bạt phối hợp hoặc cổng hơi nếu phù hợp. Không cần quá nhiều, nhưng phải sạch, đồng bộ và dễ nhìn.

Cờ đội và khăn màu giúp ảnh đội nhóm rõ hơn. Nếu tất cả người chơi mặc trang phục quá giống nhau mà không có nhận diện đội, hình ảnh thi đua sẽ hơi nhạt. Khi mỗi đội có màu riêng, ảnh chụp sẽ sinh động hơn nhiều.

Bảng tên chương trình hoặc backdrop nhỏ cũng đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp muốn có ảnh lưu niệm. Không nhất thiết phải làm quá lớn như sân khấu gala, nhưng nên có một điểm nhận diện để khi chụp ảnh tập thể, người xem biết đây là chương trình gì, của doanh nghiệp nào, thời điểm nào.

Dụng cụ trao thưởng cũng nên đẹp và gọn. Có thể là bảng vinh danh đội thắng, huy hiệu vui, cúp nhỏ, quà tặng, thẻ giải thưởng hoặc bảng “đội phối hợp tốt nhất”, “đội sáng tạo nhất”, “đội máu lửa nhất”. Những vật phẩm này giúp phần tổng kết có hình ảnh tốt hơn và tạo cảm xúc trước khi chuyển sang gala.

Nếu có quay video, nên tránh dụng cụ quá nhỏ hoặc quá lộn xộn. Camera bắt tốt các món có màu rõ, chuyển động lớn và đội hình gọn. Bóng lớn, cờ đội, bạt phối hợp, thử thách đồng đội thường lên hình tốt hơn những trò chỉ dùng giấy nhỏ ngoài trời.

Khi cần chương trình vừa chơi vui vừa có hình ảnh đẹp để dùng lại sau này, doanh nghiệp nên trao đổi trước với đơn vị tổ chức team building về mục tiêu truyền thông nội bộ. Khi biết cần ảnh đẹp, video đẹp, đơn vị tổ chức sẽ chọn dụng cụ, bố trí đội hình, vị trí MC, hướng nắng và điểm chụp hợp lý hơn.

Không phải dụng cụ nào vui cũng phù hợp khi chương trình còn gala hoặc hội nghị. Có những món rất hay trong team building độc lập, nhưng nếu đặt vào lịch trình có phần trang trọng phía sau thì cần hạn chế.

Đầu tiên là game nước mạnh. Trò nước tạo tiếng cười rất tốt, nhưng nếu làm người chơi ướt nhiều trước gala, cả đoàn sẽ cần thêm thời gian thay đồ. Nếu khách không chuẩn bị trang phục dự phòng hoặc phòng chưa nhận kịp, sẽ rất bất tiện. Game nước chỉ nên dùng khi lịch trình có đủ khoảng nghỉ trước phần tiếp theo.

Thứ hai là bột màu, sơn, vật liệu dễ dính hoặc dễ bẩn. Những món này có thể tạo hình ảnh vui, nhưng làm bẩn quần áo, tóc, da, sân cỏ hoặc khu vực resort. Với chương trình có gala, hội nghị, khách mời hoặc ban lãnh đạo, nhóm này thường không phù hợp.

Thứ ba là phao hơi hoặc vật cản quá lớn nếu thời lượng ngắn. Đồ hơi cần thời gian bơm, kiểm tra, chơi theo lượt và tháo dỡ. Nếu lịch trình quá sát, dùng nhiều đồ hơi sẽ làm chương trình nặng. Chỉ nên dùng một món làm điểm nhấn nếu thật sự cần.

Thứ tư là trò vận động quá mạnh, dễ làm người chơi mệt hoặc té. Kéo co nhiều lượt, chạy tiếp sức dài, nhảy bao bố liên tục, bạt trượt mạnh, bóng đụng cường độ cao đều cần cân nhắc. Người chơi sau đó còn phải ngồi hội nghị hoặc tham gia gala, nên không nên đẩy quá sức.

Thứ năm là dụng cụ quá nhiều chi tiết nhỏ. Thẻ nhỏ, phụ kiện nhỏ, vật phẩm rời nếu dùng ngoài trời rất dễ thất lạc và mất thời gian thu dọn. Khi còn lịch trình phía sau, khâu thu dọn phải nhanh. Dụng cụ càng gọn càng tốt.

Thứ sáu là những món không hợp trang phục. Nếu người chơi mặc áo công ty, đồng phục đẹp hoặc trang phục bán trang trọng trước hội nghị, không nên chọn trò dễ làm rách, bẩn, ướt hoặc phải bò, trườn, lăn quá nhiều.

Với chương trình kết hợp, người phụ trách nên luôn hỏi: chơi xong khách có còn đủ sạch, đủ sức, đủ thời gian và đủ tinh thần để bước vào phần tiếp theo không? Nếu câu trả lời không chắc, nên đổi dụng cụ nhẹ hơn.

Muốn chọn đúng bộ dụng cụ, doanh nghiệp nên nhìn vào lịch trình từng mốc. Team building diễn ra trước hay sau hội nghị? Cách gala bao lâu? Có thời gian thay đồ không? Địa điểm chơi cách phòng gala bao xa? Người chơi có phải di chuyển bằng xe không? Có phòng tắm, phòng thay đồ hoặc khu vực nghỉ không?

Nếu team building diễn ra buổi chiều và gala buổi tối, nên chọn dụng cụ khô, vui vừa đủ, hạn chế nước và bột màu. Cần kết thúc đúng giờ để đoàn có thời gian về phòng. Bộ phù hợp gồm cờ đội, khăn màu, bảng điểm, bóng lớn, bạt phối hợp, máng chuyền bóng, dây phối hợp, kéo co vừa phải, một trò cao trào khô và quà thưởng.

Nếu team building diễn ra sau hội nghị buổi sáng, nên chọn dụng cụ giúp giải tỏa nhưng không quá nặng. Bộ phù hợp gồm thẻ nhiệm vụ, trò phối hợp, bóng, bạt, thử thách sáng tạo, một trò vận động nhẹ. Tránh bắt đầu bằng game quá mạnh vì người chơi vừa ngồi họp lâu, cơ thể chưa sẵn sàng.

Nếu team building diễn ra trước hội nghị, nên chọn chương trình ngắn, gọn, sạch. Dụng cụ nên là nhóm indoor hoặc phối hợp nhẹ: thẻ nhiệm vụ, giấy bút, bóng nhỏ, trò trí tuệ, xây tháp, truyền tin. Không nên làm người chơi đổ mồ hôi quá nhiều trước khi vào họp.

Nếu team building nằm trong chương trình family day hoặc ngày hội nhân viên có gala sau đó, có thể dùng dụng cụ vui hơn, màu sắc hơn, nhưng vẫn cần kiểm soát mức độ mệt. Nếu có trẻ em, dụng cụ phải an toàn, không sắc cạnh, không quá nặng và có khu vực riêng nếu cần.

Nếu đoàn đông trên 100 người, nên thuê combo gọn có set up và nhân sự hỗ trợ. Đoàn đông mà tự gom dụng cụ từng món sẽ rất dễ trễ lịch trình. Nếu chương trình kết hợp nhiều hạng mục, nhân sự hỗ trợ càng quan trọng vì phần team building không được phép kéo dây chuyền sang gala hoặc hội nghị.

Một cách chọn đơn giản là chia bộ dụng cụ thành 4 phần: phần vào nhịp, phần phối hợp, phần cao trào, phần tổng kết. Mỗi phần chỉ chọn 1–2 món thật cần. Đừng cố nhồi quá nhiều. Với chương trình kết hợp, đúng giờ đôi khi quan trọng hơn chơi thật nhiều game.

Những bộ dụng cụ team building nên có khi tổ chức kết hợp gala hoặc hội nghị cần được chọn theo hướng gọn, sạch, vừa sức và khớp lịch trình. Doanh nghiệp nên có bộ chia đội, nhận diện, bảng điểm; bộ khởi động nhẹ; bộ phối hợp đội nhóm; bộ trí tuệ hoặc chiến thuật nếu chương trình có hội nghị; một bộ cao trào vừa đủ; bộ indoor dự phòng khi mưa; và một số dụng cụ hỗ trợ hình ảnh nếu cần truyền thông nội bộ.

Không nên chọn quá nhiều game nước, đồ dễ bẩn, phao hơi quá lớn, trò vận động quá mạnh hoặc dụng cụ quá nhiều chi tiết nhỏ nếu sau đó còn gala, hội nghị hoặc phần tiệc quan trọng. Dụng cụ tốt trong bối cảnh này không phải là dụng cụ hoành tráng nhất, mà là dụng cụ giúp chương trình vui, đúng giờ, an toàn, dễ thu dọn và giữ được năng lượng cho phần tiếp theo.

Khi team building, gala và hội nghị nằm trong cùng một lịch trình, mọi hạng mục phải nhìn như một tổng thể. Phần chơi không được làm trễ phần tiệc. Phần vận động không được làm khách quá mệt. Phần dụng cụ không được gây rối cho địa điểm. Chuẩn bị đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp có một chương trình vừa vui, vừa chỉn chu, vừa đủ hình ảnh đẹp để lưu lại sau sự kiện.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình team building kết hợp gala dinner, hội nghị khách hàng, kick-off, du lịch công ty hoặc ngày hội nhân viên có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn bộ dụng cụ phù hợp theo lịch trình, số lượng người, mặt bằng tổ chức và ngân sách thực tế.