Lên Kịch Bản Team Building Xong Thì Cần Chốt Những Dụng Cụ Nào Trước?

Dụng cụ team building cho doanh nghiệp không giống như vài món văn phòng phẩm có thể mua gấp vào phút cuối. Một số món cần đặt trước, kiểm tra trước, vận chuyển trước và set up đúng giờ. Đặc biệt nếu chương trình tổ chức vào mùa cao điểm du lịch, cuối tuần, hè, lễ, cuối năm hoặc đoàn đông, việc chốt dụng cụ sát ngày sẽ rất dễ thiếu đồ đẹp, thiếu nhân sự hỗ trợ hoặc phát sinh chi phí vận chuyển gấp.

Sát ngày mới chốt còn làm người phụ trách khó kiểm soát kịch bản. Ví dụ, kịch bản có 6 đội chơi đồng thời nhưng khi đặt dụng cụ chỉ còn 3 bộ bạt phối hợp.

Lúc đó hoặc phải đổi sang chơi luân phiên, hoặc phải bỏ bớt game, hoặc phải thuê món thay thế chưa chắc phù hợp. Nếu chốt sớm, những tình huống này có thể xử lý nhẹ nhàng hơn.

Một vấn đề nữa là mặt bằng có thể không cho phép dùng một số dụng cụ. Resort có thể không cho cắm cọc xuống sân cỏ. Khách sạn có thể không cho dùng nước trong khuôn viên.

Hội trường có thể không đủ rộng cho bóng lớn hoặc kéo co. Bãi biển có thể gió mạnh, không phù hợp với thẻ giấy mỏng hoặc cờ yếu. Nếu chỉ phát hiện sát ngày, việc đổi dụng cụ sẽ rất bị động.

Chốt sớm cũng giúp doanh nghiệp biết phần nào nên tự chuẩn bị, phần nào nên thuê, phần nào cần bỏ. Không phải cứ có kịch bản là thuê toàn bộ. Có món doanh nghiệp tự làm sẽ hay hơn, như câu hỏi nội bộ, thẻ nhiệm vụ, slogan, quà thưởng. Nhưng có món nên thuê để đảm bảo độ bền và hình ảnh, như bạt lớn, bóng lớn, cờ đội, bảng điểm, dây kéo co, phao hơi, game nước.

Quan trọng hơn, chốt dụng cụ sớm giúp đội vận hành có thời gian kiểm tra. Dụng cụ có đủ không, phụ kiện đi kèm có đủ không, có máy bơm không, bảng điểm có bút không, thẻ nhiệm vụ có đáp án không, đồ giao lúc mấy giờ, ai nhận đồ. Những việc này nếu làm trước sẽ nhẹ. Để sát ngày thì tất cả dồn lại, rất dễ sót.

Trước khi chốt bất kỳ dụng cụ nào, doanh nghiệp cần chốt tương đối số người, số đội và hình thức chơi. Đây là nền của toàn bộ danh sách dụng cụ. Nếu chưa biết chia mấy đội, rất khó biết cần bao nhiêu cờ, bao nhiêu khăn màu, bao nhiêu bóng, bao nhiêu bạt, bao nhiêu bộ thẻ nhiệm vụ.

Số người chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn là số đội. Đoàn 60 người có thể chia 4 đội hoặc 6 đội. Đoàn 100 người có thể chia 6 đội hoặc 8 đội. Đoàn trên 150 người có thể phải chia theo cụm hoặc theo trạm. Mỗi phương án sẽ kéo theo dụng cụ khác nhau. Nếu có 8 đội nhưng chỉ chuẩn bị 6 màu khăn, chương trình sẽ rối ngay từ phần chia đội.

Hình thức chơi cũng cần rõ. Game nào các đội chơi đồng thời? Game nào chơi theo lượt? Game nào chia trạm? Game nào chỉ cần đại diện đội? Nếu chơi đồng thời, dụng cụ phải đủ cho tất cả đội. Nếu chơi theo lượt, cần tính thời gian chờ. Nếu chia trạm, mỗi trạm phải có bộ dụng cụ riêng và người phụ trách riêng.

Ví dụ, trò bạt phối hợp nếu 6 đội chơi cùng lúc thì cần 6 bạt và 6 bóng. Nếu chỉ có 2 bạt, phải chia lượt. Trò xây tháp nếu 10 đội cùng chơi thì cần 10 bộ vật liệu.

Trò kéo co có thể không cần mỗi đội một dây, nhưng cần dây đủ chắc, khu vực thi đấu rõ và lịch thi đấu hợp lý. Trò giải mật thư nếu mỗi đội có một bộ thẻ riêng thì phải in đủ bộ, không thể dùng chung.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên chốt luôn quy mô dự phòng. Nếu số người có thể tăng từ 80 lên 100, nên chuẩn bị theo mức cao hơn hoặc có phương án bổ sung.

Một vài món như khăn màu, thẻ nhiệm vụ, vật liệu game, quà thưởng nên có dư. Dư một ít còn xử lý được, thiếu thì rất khó xoay khi chương trình đã bắt đầu.

Sau số người và số đội, nhóm dụng cụ cần chốt sớm là dụng cụ chia đội. Đây là phần dùng ngay đầu chương trình và ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp vào sân. Nếu chia đội chậm, cờ đội không rõ, khăn màu thiếu, bảng tên đội chưa có, chương trình rất dễ mất 10–20 phút chỉ để ổn định đội hình.

Cờ đội nên được chốt sớm, đặc biệt với chương trình ngoài trời, bãi biển, sân cỏ, resort hoặc đoàn đông. Cờ đội giúp đội trưởng gom người, MC gọi đội dễ hơn, photographer chụp hình rõ hơn và các đội có tinh thần thi đua hơn. Với đoàn đông, cờ quá nhỏ sẽ không hiệu quả. Với bãi biển, cờ phải đủ chắc để chịu gió.

Khăn màu, băng tay, sticker hoặc áo đội cũng cần chốt theo số người. Nếu dùng khăn màu, cần đủ số lượng cho từng đội, cộng thêm dự phòng. Nếu dùng áo đội, phải chốt size, số lượng, màu, thời gian phát áo và thời điểm người chơi thay áo. Áo đội cho hình ảnh đẹp nhưng chuẩn bị lâu hơn khăn màu, nên không thể để sát ngày mới tính.

Bảng tên đội hoặc thẻ đội cũng rất hữu ích. Mỗi đội có tên, màu, đội trưởng, slogan hoặc số thứ tự. Nếu chương trình có nhiều game, thẻ đội giúp ghi điểm và điều phối dễ hơn. Với hội trường, bảng tên đội có thể đặt trên bàn. Với ngoài trời, bảng tên nên đủ lớn, dễ nhìn.

Phần chia đội còn liên quan đến cách chọn đội trưởng. Nếu đội trưởng được chỉ định trước, dụng cụ nên giao cho đội trưởng ngay từ đầu. Nếu đội trưởng được chọn trong trò khởi động, cần chuẩn bị cờ hoặc thẻ đội để trao sau khi chọn. Chốt trước phần này giúp MC không bị lúng túng.

Dụng cụ chia đội không phải món đắt nhất, nhưng là nhóm nên chốt rất sớm. Nó giống bộ khung để chương trình bắt đầu có trật tự. Một khi đội đã rõ, các game sau sẽ dễ chạy hơn.

Bảng điểm là món nhiều người hay để sau, nhưng thực tế nên chốt sớm. Team building có thi đua mà không có bảng điểm rõ thì rất khó giữ nhiệt. Người chơi cần biết đội mình đang ở đâu, có cơ hội vượt lên không, đội nào đang dẫn, đội nào cần cố gắng. Điểm số giúp chương trình có cảm giác cuộc đua, không chỉ là chơi vui rời rạc.

Bảng điểm cần phù hợp quy mô và mặt bằng. Với hội trường nhỏ, có thể dùng bảng trắng, giấy A0 hoặc trình chiếu trên màn hình. Với bãi biển, sân cỏ hoặc resort ngoài trời, bảng phải đủ lớn, chắc và dễ nhìn từ xa. Bảng điểm quá nhỏ ngoài trời gần như không có tác dụng.

Phiếu điểm cũng cần chốt nếu chương trình có nhiều trạm, nhiều trọng tài hoặc nhiều game diễn ra song song. Mỗi trạm nên có phiếu điểm riêng, ghi đội, kết quả, thời gian, điểm thưởng, điểm trừ. Sau đó tổng hợp về bảng điểm chính. Nếu chỉ ghi nhớ bằng miệng, rất dễ nhầm.

Dụng cụ ghi điểm gồm bút lông, bút bi, bảng kẹp, giấy dự phòng, khăn lau nếu dùng bảng trắng, kẹp giấy, băng keo nếu cần. Những món này nhỏ nhưng hay bị quên. Có bảng điểm mà không có bút lông, hoặc bút hết mực giữa chương trình, là lỗi rất thường gặp.

Cách tính điểm cũng nên rõ trước khi chốt dụng cụ. Game nào chấm theo thời gian, game nào chấm theo thứ hạng, game nào chấm theo điểm sáng tạo, game nào có điểm thưởng. Nếu có trò trí tuệ, cần phiếu chấm tiêu chí. Nếu có game vận động, cần người ghi thứ hạng. Nếu có phần hô khẩu hiệu, tạo dáng, sáng tạo biểu tượng, cần tiêu chí chấm điểm vui nhưng rõ.

Bảng điểm nên xuất hiện từ đầu chương trình, không phải đến cuối mới tổng kết. Ngay phần khởi động có thể cho điểm đội tập hợp nhanh, đội hô khẩu hiệu tốt, đội có tinh thần nhất. Khi điểm xuất hiện sớm, đội chơi sẽ vào nhịp nhanh hơn.

Sau khi chốt phần chia đội và bảng điểm, cần chốt dụng cụ cho từng game chính. Đây là nhóm quan trọng nhất vì nó quyết định chương trình có chạy đúng kịch bản hay không. Mỗi game nên được chuyển thành một dòng rõ ràng: tên game, dụng cụ chính, phụ kiện, số lượng, ai chuẩn bị, ai set up, có cần người hỗ trợ không.

Với game phối hợp, cần chốt bạt, bóng, máng chuyền, dây, vòng, thanh phối hợp, vật phẩm chuyền tay hoặc bộ dụng cụ riêng. Cần biết mỗi đội có một bộ hay dùng chung. Nếu dùng chung, phải tính thứ tự chơi và thời gian chờ. Nếu chơi đồng thời, số lượng phải đủ theo đội.

Với game vận động, cần chốt dây kéo co, bao bố, cọc mốc, vạch xuất phát, vạch đích, chóp nhựa, còi, vật phẩm tiếp sức. Những món này phải phù hợp mặt bằng.

Kéo co trên cát khác kéo co trên sân cỏ. Bao bố trên sân cứng cần cẩn thận hơn ngoài bãi biển. Trò chạy tiếp sức trong hội trường nhỏ gần như không phù hợp.

Với game trí tuệ, cần chốt thẻ nhiệm vụ, mật thư, giấy bút, bộ vật liệu, bảng nhóm, thẻ vai trò, thẻ nguồn lực, thẻ rủi ro, đáp án, phiếu chấm. Đây là nhóm dễ thiếu mảnh nhỏ, nên phải đóng theo bộ riêng cho từng đội.

Với game cao trào, cần chốt thật kỹ vì thường dùng dụng cụ lớn hoặc nhiều người tham gia. Bóng lớn, bạt lớn, kéo co, phao hơi, game nước, bánh xe đồng đội, vượt chướng ngại đều cần kiểm tra độ an toàn, số lượng, mặt bằng và người hỗ trợ.

Một nguyên tắc rất thực tế là game nào không chốt được dụng cụ thì chưa nên xem là game chắc chắn. Nếu trò chơi đang phụ thuộc vào một món chưa biết có thuê được không, chưa biết địa điểm có cho dùng không, chưa biết có đủ số lượng không, hãy giữ phương án thay thế. Không nên để kịch bản phụ thuộc hoàn toàn vào một món chưa được xác nhận.

Dụng cụ lớn cần chốt sớm hơn các món nhỏ. Lý do là chúng thường có số lượng giới hạn, cần vận chuyển riêng, cần người set up, cần kiểm tra mặt bằng và đôi khi cần nguồn điện hoặc thiết bị hỗ trợ. Đợi sát ngày mới chốt rất dễ không còn đồ phù hợp.

Bạt lớn dùng cho trò phối hợp, chuyền bóng, game nước hoặc thử thách đồng đội cần đúng kích thước và chất liệu. Bạt quá nhỏ thì không đủ người chơi. Bạt quá mỏng dễ rách. Bạt quá trơn có thể nguy hiểm nếu dùng sai mặt bằng. Nếu bạt là dụng cụ chính của game, nên chốt sớm để có loại phù hợp.

Bóng lớn và bóng hơi cũng cần chốt sớm. Cần biết bóng kích thước bao nhiêu, dùng trong nhà hay ngoài trời, có máy bơm không, có bóng dự phòng không. Ở bãi biển, bóng quá nhẹ dễ bị gió đẩy. Ở hội trường, bóng quá lớn có thể va vào trần, đèn, màn hình. Không phải bóng nào cũng dùng được cho mọi mặt bằng.

Bánh xe đồng đội, bạt vòng, vật cản mềm hoặc các dụng cụ phối hợp lớn nên thuê loại chuyên dùng. Đây là nhóm cần độ bền và đường may chắc. Tự chế bằng bạt mỏng rất dễ hỏng khi nhiều người cùng di chuyển.

Phao hơi, cổng hơi, vật cản hơi là nhóm càng phải chốt sớm. Những món này cần máy thổi, nguồn điện, dây cố định, người bơm, thời gian set up và phương án xử lý khi gió mạnh. Nếu tổ chức ở resort, còn phải hỏi địa điểm có cho đặt không, dây điện đi đâu, xe chở phao vào cổng nào. Nếu chốt trễ, rất khó xử lý đủ các chi tiết này.

Với các món lớn, doanh nghiệp nên gửi hình ảnh mặt bằng cho bên cung cấp trước. Chỉ nhìn mặt bằng, người có kinh nghiệm sẽ biết món nào hợp, món nào không nên dùng, có cần giảm kích thước hoặc đổi sang dụng cụ khác không. Đây là bước giúp tránh thuê món đẹp nhưng ra sân không dùng được.

Game nước và đồ hơi thường tạo không khí rất tốt, đặc biệt ở bãi biển, resort, chương trình hè hoặc đoàn trẻ. Nhưng đây cũng là nhóm dễ phát sinh nếu không chốt kỹ. Vì vậy, nếu trong kịch bản có game nước, phao hơi, bạt nước, bóng nước, cổng hơi hoặc vật cản hơi, cần chốt sớm và hỏi rõ mọi điều kiện đi kèm.

Với game nước, cần biết địa điểm có cho dùng nước không. Bãi biển thường dễ hơn, nhưng resort, sân cỏ, khách sạn hoặc khu du lịch có thể có quy định riêng.

Có nơi không cho đổ nước lên sân cỏ, không cho làm ướt khu vực chung, không cho dùng bóng nước vì khó dọn rác. Nếu không hỏi trước, đến ngày chạy rất dễ phải bỏ game.

Cần tính người chơi có bị ướt nhiều không. Nếu sau team building còn gala dinner, hội nghị, lên xe hoặc di chuyển ngay, game nước mạnh có thể gây bất tiện. Người chơi cần thời gian thay đồ, tắm rửa, nghỉ lại. Nếu lịch trình không cho phép, nên đổi sang game khô hoặc game nước nhẹ.

Với đồ hơi, cần hỏi máy thổi, nguồn điện, dây điện, thời gian bơm, thời gian xả, cách cố định và nhân sự hỗ trợ. Không nên thuê phao hơi chỉ bằng cách xem hình. Cần biết mặt bằng có đủ rộng không, gió có mạnh không, có điểm cắm điện không, có người theo dõi trong lúc chơi không.

Set up đồ hơi và game nước thường mất thời gian hơn các món nhẹ. Nếu chương trình bắt đầu lúc 8h, đội set up phải có mặt sớm hơn nhiều. Nếu xe không vào sát bãi hoặc phải kéo đồ qua cát, thời gian càng tăng. Những phần này phải được chốt trước với đơn vị cung cấp, không đợi đến ngày chạy mới tính.

Nếu cần hình ảnh đẹp nhưng lịch trình ngắn, có thể chọn một món đồ hơi hoặc một game nước vừa phải làm điểm nhấn, thay vì thuê quá nhiều. Đồ lớn nhiều chưa chắc làm chương trình hay hơn; đôi khi chỉ làm set up nặng và khó dùng hết.

Nếu chương trình tổ chức ngoài trời, đặc biệt vào mùa mưa hoặc ở khu vực ven biển, nên chốt sớm bộ dụng cụ indoor dự phòng. Đừng đợi đến lúc mưa mới nghĩ sẽ chơi gì trong nhà. Khi mưa đã xảy ra, việc chuyển người, chuyển đồ, đổi kịch bản và giữ không khí rất áp lực.

Bộ indoor dự phòng không cần quá lớn, nhưng phải đủ để chạy được một chương trình thay thế trong 45–90 phút. Có thể gồm thẻ nhiệm vụ, mật thư, giấy bút, sticker, bảng điểm, bóng nhỏ, ly nhựa, ống hút, dây mềm, bộ xây tháp, thẻ vai trò, câu hỏi nội bộ, vật phẩm truyền tin. Những món này gọn, dễ mang theo và dùng tốt trong hội trường, sảnh lớn hoặc phòng họp.

Điều quan trọng là bộ dự phòng phải được đóng riêng. Bên ngoài ghi rõ “phương án indoor” hoặc “ngày mưa”. Trong đó có danh sách game, dụng cụ, thời lượng và người phụ trách. Khi cần chuyển, đội hỗ trợ chỉ việc mang thùng vào khu vực trong nhà, không phải lục lại từng món.

Cần hỏi trước địa điểm có không gian indoor dự phòng không. Hội trường có trống không? Có âm thanh không? Có bàn ghế không? Có màn hình không? Có phụ thu không? Nếu không có không gian đủ rộng, bộ indoor cũng khó phát huy. Với resort hoặc khách sạn, nên hỏi điều này ngay từ lúc đặt địa điểm.

Nếu kịch bản ngoài trời có những trò có thể chuyển vào trong nhà, nên đánh dấu trước. Ví dụ, giải mật thư, truyền tin, xây tháp, tìm điểm chung, sáng tạo biểu tượng đội có thể chuyển được. Kéo co, game nước, bóng lớn, phao hơi thường không chuyển được. Khi đã phân loại trước, lúc mưa chỉ cần thay kịch bản theo danh sách, không phải tranh luận lại.

Bộ dự phòng nghe có vẻ là phần thêm, nhưng trong thực tế nó giúp chương trình rất nhiều. Có thể cả buổi không dùng đến, nhưng nếu thời tiết thay đổi, doanh nghiệp sẽ thấy đây là phần đáng chuẩn bị nhất.

Sau khi chốt dụng cụ, cần chốt ngay phần vận chuyển và nhân sự hỗ trợ. Dụng cụ có đủ nhưng giao trễ, xe không vào được cổng, không ai nhận đồ, không ai set up hoặc không ai tháo dỡ thì chương trình vẫn rối.

Vận chuyển cần rõ giờ giao, địa điểm giao, cổng vào, người liên hệ, số điện thoại, xe có vào sát khu chơi không, có cần đăng ký với bảo vệ hoặc resort không. Nếu tổ chức ở bãi biển, cần biết xe dừng ở đâu và khoảng cách kéo đồ xuống bãi bao xa. Nếu tổ chức ở khách sạn, cần biết khu vực nhận hàng, thang máy, giờ được đưa đồ vào.

Nhân sự hỗ trợ cần rõ vai trò. Bên cho thuê chỉ giao đồ hay có set up? Có ở lại trong lúc chơi không? Có hỗ trợ chuyển game không? Có tháo dỡ sau chương trình không? Có phụ trách máy bơm, phao hơi, game nước không? Một câu “có hỗ trợ” là chưa đủ; cần biết hỗ trợ đến mức nào.

Với đoàn đông, nên có người phụ trách dụng cụ riêng. Người này nắm danh sách đồ, kiểm khi nhận, điều phối set up, hỗ trợ chuyển game và bàn giao sau chương trình. Không nên để MC vừa dẫn vừa lo dụng cụ, cũng không nên để người phụ trách nội bộ ôm hết mọi việc.

Thời gian tháo dỡ cũng cần chốt. Sau team building, đoàn có thể đi ăn, về phòng, vào gala hoặc lên xe. Nếu không ai ở lại bàn giao, rất dễ thất lạc hoặc phát sinh đền bù. Dụng cụ thuê cần được kiểm lại, đồ hư hỏng ghi nhận rõ, đồ ướt tách riêng, phụ kiện nhỏ gom đủ.

Khi làm việc với đơn vị cung cấp, nên hỏi báo giá đã gồm vận chuyển, set up, nhân sự hỗ trợ, tháo dỡ, máy bơm, máy thổi, phụ kiện hay chưa. Đây là cách tránh hiểu nhầm về chi phí. Nhiều báo giá nhìn thấp nhưng chưa gồm các phần vận hành, đến cuối lại phát sinh.

Với những chương trình cần nhiều hạng mục như du lịch công ty, hội nghị, gala, team building ngoài trời hoặc đoàn đông, việc chỉ thuê đồ rời đôi khi chưa đủ. Khi cần kịch bản, MC, dụng cụ, âm thanh, nhân sự set up và lịch trình chạy đồng bộ, doanh nghiệp có thể chọn phương án tổ chức team building để các phần được tính cùng nhau, tránh cảnh mỗi bên phụ trách một mảnh rồi đến hiện trường mới ráp lại.

Không phải món nào cũng cần chốt quá sớm. Một số món nhỏ có thể chuẩn bị gần ngày chạy hơn, nhưng tuyệt đối không được quên. Đây là nhóm hay bị bỏ sót vì nhìn đơn giản, nhưng khi thiếu lại gây khó chịu.

Giấy, bút, băng keo, kéo, kẹp giấy, dây rút, túi zip, giấy note, sticker, bút lông, bút bi, bảng kẹp là những món nên có trong túi hậu cần. Dùng cho thẻ nhiệm vụ, bảng điểm, phiếu chấm, sửa dụng cụ nhỏ, dán bảng tên, giữ giấy không bay, ghi chú phát sinh.

Quà thưởng cũng có thể chốt sau nếu chưa biết chính xác số đội, nhưng nên có kế hoạch sớm. Quà đội thắng, quà đội vui nhất, quà đội sáng tạo nhất, quà khích lệ nếu có. Không cần quà quá lớn, nhưng nên chuẩn bị gọn và trao đúng lúc. Phần trao thưởng là điểm kết cảm xúc của chương trình, không nên làm qua loa.

Dụng cụ vệ sinh và thu gom cũng nên có: bao rác, khăn lau, túi đựng đồ ướt, thùng gom ly nhựa, túi riêng cho dụng cụ đã dùng. Đặc biệt với bãi biển, resort, game nước, ly nhựa, bóng nước, thẻ giấy, việc dọn sạch sau chương trình rất quan trọng. Chơi vui nhưng để lại rác sẽ làm hình ảnh chương trình kém đi.

Nước uống, khăn giấy, khu vực để đồ cá nhân, túi y tế cơ bản cũng nên được tính vào hậu cần gần sân chơi. Đây không hẳn là dụng cụ trò chơi, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người tham gia. Ngoài trời nắng mà người chơi phải đi xa mới có nước uống thì rất bất tiện.

Danh sách liên hệ cũng là “dụng cụ mềm” không nên thiếu: số điện thoại người giao đồ, MC, điều phối, địa điểm, tài xế, photographer, người phụ trách nội bộ. Khi có phát sinh, gọi đúng người nhanh hơn rất nhiều so với hỏi vòng quanh.

Nhóm món nhỏ có thể chốt sau, nhưng nên nằm trong checklist từ đầu. Đến trước chương trình 1–2 ngày chỉ việc mua đủ, đóng túi, đánh dấu. Đừng để sáng ngày chạy mới đi tìm bút lông, băng keo hoặc kéo.

Sau khi có kịch bản, có thể chốt dụng cụ theo thứ tự sau để dễ kiểm soát. Đầu tiên là số người, số đội, mặt bằng và thời lượng. Nếu bốn thông tin này chưa rõ, đừng vội chốt đồ.

Tiếp theo là nhóm nhận diện đội: cờ đội, khăn màu, áo đội nếu có, bảng tên đội, đội trưởng, bảng điểm. Đây là nhóm dùng ngay đầu chương trình và ảnh hưởng đến toàn bộ phần sau.

Sau đó là nhóm game chính. Mỗi game phải có danh sách dụng cụ riêng. Game nào là game bắt buộc thì chốt trước. Game nào là game dự phòng thì chuẩn bị nhẹ hơn. Không nên chốt những món chỉ “có thể dùng” nếu thời lượng không chắc.

Tiếp theo là nhóm đồ lớn và đồ cần set up: bạt lớn, bóng lớn, bánh xe đồng đội, phao hơi, cổng hơi, game nước, vật cản hơi, âm thanh nếu liên quan. Nhóm này cần chốt sớm vì liên quan đến vận chuyển, nhân sự, nguồn điện, thời tiết và mặt bằng.

Sau đó là nhóm indoor dự phòng, nhất là nếu chương trình ngoài trời. Dù khả năng dùng không cao, bộ dự phòng vẫn nên có. Nó giúp chương trình an toàn hơn trước rủi ro mưa hoặc thay đổi lịch trình.

Cuối cùng là nhóm phụ kiện và hậu cần: bút, băng keo, kéo, dây rút, túi zip, quà thưởng, bao rác, nước uống, phiếu chấm, danh sách liên hệ. Nhóm này có thể chuẩn bị gần ngày chạy nhưng phải kiểm đủ trước khi xuất phát.

Cách chốt theo thứ tự này giúp doanh nghiệp tránh bị cuốn vào những món nhỏ trước khi phần chính chưa rõ. Nhiều người rất chăm mua sticker, giấy bút, quà nhỏ nhưng lại quên chốt cờ đội, bảng điểm, bạt chính hoặc thời gian giao đồ. Việc quan trọng phải đi trước, việc nhỏ đi sau nhưng không được bỏ.

Lên kịch bản team building xong, doanh nghiệp không nên chốt dụng cụ theo cảm tính hoặc chờ sát ngày mới gom đồ. Thứ tự hợp lý là chốt số người, số đội, mặt bằng, dụng cụ chia đội, bảng điểm, dụng cụ game chính, đồ lớn, game nước, đồ hơi, phương án indoor dự phòng, vận chuyển, nhân sự hỗ trợ và cuối cùng là các món phụ kiện nhỏ.

Dụng cụ cần chốt trước là những món ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình: cờ đội, khăn màu, bảng điểm, bạt, bóng lớn, dây kéo co, bao bố, phao hơi, game nước, thẻ nhiệm vụ theo đội, bộ vật liệu cho game trí tuệ và nhân sự set up. Những món nhỏ như giấy bút, sticker, băng keo, kéo, quà thưởng có thể chốt sau hơn, nhưng phải nằm trong checklist để không bị quên.

Một chương trình team building chạy mượt không chỉ nhờ kịch bản hay. Nó cần dụng cụ đúng, đủ, giao đúng giờ, set up đúng chỗ và có người phụ trách rõ. Khi chốt dụng cụ theo đúng thứ tự, doanh nghiệp sẽ giảm được rất nhiều áp lực trong ngày tổ chức, MC dễ giữ nhịp hơn, người chơi ít phải chờ hơn và chương trình có cảm giác chỉn chu, chuyên nghiệp hơn từ đầu đến cuối.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị team building, du lịch công ty, hội nghị kết hợp hoạt động gắn kết hoặc ngày hội nhân viên có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn bộ dụng cụ phù hợp theo kịch bản, số lượng người, mặt bằng tổ chức, thời lượng chơi và ngân sách thực tế.