Dụng Cụ Team Building Nào Nên Thuê Từ Đơn Vị Chuyên Nghiệp?

Lý do đầu tiên là độ bền. Team building công ty không giống một buổi chơi thử trong văn phòng. Người chơi đông, vận động liên tục, kéo, đẩy, chuyền, chạy, nhảy, cổ vũ và đôi khi dùng dụng cụ mạnh hơn dự kiến. Những món mua lẻ ngoài thị trường có thể dùng được cho nhóm nhỏ, nhưng chưa chắc chịu được một chương trình doanh nghiệp vài chục đến vài trăm người.

Lý do thứ hai là kích thước và quy mô. Một món đồ nhìn vừa mắt khi xem hình có thể quá nhỏ khi đặt ngoài bãi biển hoặc sân cỏ rộng. Với đoàn đông, dụng cụ phải đủ lớn để người chơi nhìn thấy, đủ rõ để MC điều phối và đủ nổi bật để hình ảnh chương trình không bị loãng. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra khi đã mang đồ ra sân.

Lý do thứ ba là set up. Một số dụng cụ không thể chỉ giao đến rồi dùng ngay. Phao hơi cần máy thổi, dây cố định, nguồn điện, người kiểm tra. Bạt lớn cần trải đúng hướng, giữ đúng vị trí, kiểm tra độ trơn. Game nước cần khu vực cấp nước, thoát nước và kiểm soát an toàn. Nếu không có người biết việc, set up sẽ mất thời gian và dễ sai.

Lý do thứ tư là vận chuyển và bảo quản. Đồ lớn chiếm chỗ, nặng, khó chở, sau khi dùng phải vệ sinh, phơi khô, gấp gọn, kiểm tra hư hỏng và cất kho. Nếu doanh nghiệp chỉ tổ chức team building một vài lần mỗi năm, tự mua những món này thường không hiệu quả.

Lý do thứ năm là rủi ro trong ngày chạy. Khi thuê từ đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp thường được tư vấn trước món nào hợp mặt bằng, món nào không nên dùng, cần bao nhiêu bộ cho số người dự kiến, nên có phụ kiện gì, có cần nhân sự hỗ trợ không. Kinh nghiệm này giúp tránh nhiều lỗi mà người tự chuẩn bị lần đầu rất dễ gặp.

Phao hơi, cổng hơi, nhà phao mini, vật cản hơi, đường chạy hơi, cầu trượt hơi hoặc các mô hình hơi lớn là nhóm dụng cụ doanh nghiệp nên thuê thay vì tự mua. Đây là nhóm đồ tạo hiệu ứng rất mạnh, đặc biệt với chương trình bãi biển, sân cỏ, resort, family day hoặc ngày hội nhân viên. Nhưng đi kèm với hiệu ứng đẹp là yêu cầu set up và kiểm soát khá kỹ.

Đồ hơi cần máy thổi phù hợp. Không phải máy nào cũng dùng được cho mọi loại phao. Nếu máy yếu, phao không đủ căng, người chơi bước lên sẽ bị lún, lệch hoặc mất cảm giác an toàn. Nếu nguồn điện không ổn định, phao có thể xì trong lúc chơi. Nếu dây cố định không chắc, gió mạnh có thể làm đồ hơi xê dịch, đặc biệt ở bãi biển.

Đồ hơi cũng cần người kiểm tra trước và trong chương trình. Trước giờ chơi phải bơm thử, kiểm tra đường may, van hơi, vị trí đặt, khoảng cách an toàn và hướng di chuyển của người chơi. Trong lúc chơi, cần có người quan sát để nhắc người chơi lên xuống đúng cách, không chen lấn, không nhảy sai vị trí và không dùng quá số người cho phép.

Với đoàn đông, phao hơi càng cần được quản lý tốt. Nếu một đội chơi xong nhưng đội sau chưa được hướng dẫn, rất dễ bị dồn người. Nếu trẻ em tham gia cùng người lớn, càng phải chia lượt rõ. Những chi tiết này không nên giao hết cho người phụ trách nội bộ nếu họ chưa quen vận hành đồ hơi.

Doanh nghiệp có thể thuê một hoặc hai món phao hơi làm điểm nhấn, không nhất thiết thuê quá nhiều. Một món đồ hơi đặt đúng chỗ, đúng thời điểm trong chương trình sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc thuê nhiều món nhưng không có đủ thời gian chơi. Phần này nên được tư vấn theo số lượng người, mặt bằng và thời lượng chương trình.

Bóng hơi lớn, bóng khổng lồ, bóng đụng, bóng chuyền hơi, bóng lăn, bóng tiếp sức hoặc các dụng cụ cần bơm hơi cũng nên thuê từ đơn vị chuyên nghiệp nếu dùng cho chương trình công ty. Nhìn bên ngoài, nhiều người nghĩ bóng thì dễ mua, nhưng bóng dùng cho team building đông người cần độ bền và kích thước phù hợp.

Bóng quá nhỏ sẽ không tạo hiệu ứng với đoàn đông. Bóng quá nhẹ dễ bị gió đẩy đi, nhất là khi chơi ở biển. Bóng chất lượng kém dễ xì hơi, méo dáng hoặc bung van sau vài lượt chơi. Nếu chương trình đang cao trào mà bóng bị xì, MC phải dừng game hoặc đổi luật, không khí sẽ bị tụt khá nhanh.

Với bóng đụng hoặc các trò có va chạm nhẹ, độ an toàn càng quan trọng. Bóng phải đúng loại, đủ hơi, không có mép sắc, dây đeo hoặc tay cầm nếu có phải chắc. Người chơi cần được hướng dẫn cách dùng, khu vực chơi phải đủ rộng và không có vật cản. Những trò này rất vui, nhưng không nên tổ chức theo kiểu tự phát.

Bóng hơi lớn cũng cần máy bơm và phụ kiện. Nếu tự chuẩn bị, doanh nghiệp phải mang theo máy bơm, kiểm tra đầu van, chuẩn bị đồ vá nếu cần, bơm trước giờ chơi và bơm lại nếu bóng xuống hơi. Những việc này nhỏ nhưng mất thời gian, nhất là khi người phụ trách còn phải lo nhiều hạng mục khác.

Khi thuê, doanh nghiệp nên hỏi rõ bóng phù hợp cho bao nhiêu người, chơi trên mặt bằng nào, có máy bơm đi kèm không, có người hỗ trợ không và có bóng dự phòng không. Với đoàn đông hoặc chương trình quan trọng, một vài món dự phòng sẽ giúp chương trình yên tâm hơn rất nhiều.

Bạt là dụng cụ rất hay dùng trong team building, nhưng không phải loại bạt nào cũng phù hợp. Có bạt dùng để phối hợp chuyền bóng, có bạt dùng cho trò giữ thăng bằng, có bạt dùng làm đường trượt, có bạt dùng để kéo vật phẩm hoặc tạo thử thách nhóm. Với chương trình đông người, bạt nên thuê loại chuyên dùng thay vì tận dụng bạt mỏng thông thường.

Bạt quá mỏng rất dễ rách khi nhiều người cùng kéo. Bạt quá trơn có thể gây nguy hiểm nếu người chơi di chuyển nhanh. Bạt quá nhỏ không đủ cho số người tham gia, khiến trò chơi bị chật và khó phối hợp. Bạt quá cứng lại khó gấp, khó vận chuyển và khó dùng trong không gian nhỏ.

Với các trò phối hợp đội nhóm, bạt cần có độ chắc nhất định. Người chơi có thể cùng nâng, kéo, xoay, giữ bóng, chuyền nước hoặc di chuyển vật phẩm trên bạt. Nếu bạt rách giữa chừng, trò chơi gần như phải dừng lại. Nếu bạt không đúng kích thước, luật chơi cũng phải chỉnh liên tục.

Bạt lớn cũng cần set up đúng mặt bằng. Trên sân cỏ, cần kiểm tra mặt sân có trơn không. Trên bãi biển, cần tránh khu vực cát quá lún hoặc gần mép nước. Trong hội trường, cần xem bạt có làm trầy sàn hoặc trơn sàn không. Với game nước, phải tính đường thoát nước và độ an toàn khi người chơi di chuyển.

Khi thuê bạt từ đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp thường được tư vấn loại bạt phù hợp với trò chơi, số người và mặt bằng. Đây là điểm đáng giá, vì nhìn bằng mắt thường rất khó biết bạt nào chịu được lực, bạt nào phù hợp với sân, bạt nào chỉ nên dùng cho trò nhẹ.

Game nước tạo không khí rất vui, nhất là trong mùa hè, chương trình bãi biển, resort hoặc khu du lịch có không gian ngoài trời. Nhưng đây cũng là nhóm dụng cụ doanh nghiệp nên thuê hoặc ít nhất phải được tư vấn kỹ nếu chưa có kinh nghiệm.

Dụng cụ game nước có thể gồm bạt trượt nước, phao nước, xô, máng chuyền nước, cốc, ống dẫn, bóng nước, chậu, bình chứa, hệ thống thử thách chuyền nước hoặc các trò vượt chướng ngại có yếu tố nước. Những món đơn giản như xô, cốc, bóng nước có thể tự chuẩn bị cho đoàn nhỏ. Nhưng với bạt trượt nước, phao nước hoặc khu thử thách lớn, nên thuê từ đơn vị chuyên nghiệp.

Lý do lớn nhất là an toàn. Nước làm mặt bằng trơn hơn. Người chơi khi hưng phấn thường chạy nhanh, trượt mạnh hoặc chen nhau. Nếu bạt không đúng loại, khu vực không đủ rộng, nước thoát không tốt hoặc không có người kiểm soát, rất dễ xảy ra té ngã. Với chương trình công ty, một sự cố nhỏ cũng làm cả đoàn mất vui.

Game nước cũng cần hỏi trước địa điểm. Resort có cho dùng nước trên sân không? Khu vực chơi có thoát nước được không? Bãi biển có đủ nguồn nước ngọt để vệ sinh không? Có khu vực thay đồ không? Chơi xong đoàn có đi gala ngay không? Nếu người chơi bị ướt mà lịch trình sau đó là hội nghị hoặc tiệc tối, cần tính rất kỹ thời điểm đưa game nước vào.

Một kinh nghiệm thực tế là game nước nên đặt gần cuối chương trình, khi người chơi đã nóng lên và sẵn sàng “xả” hơn. Không nên đưa game nước vào đầu buổi nếu sau đó còn nhiều trò vận động khác hoặc còn phải di chuyển xa. Dụng cụ game nước càng lớn thì càng cần người hỗ trợ set up và thu dọn.

Với chương trình cần game nước đẹp, vui nhưng vẫn kiểm soát được, doanh nghiệp nên trao đổi kỹ với đơn vị thuê đồ team building để chọn loại dụng cụ vừa đủ. Không nhất thiết phải chọn trò quá mạnh; đôi khi vài thử thách chuyền nước, phối hợp nhóm và một điểm nhấn bạt nước vừa phải đã đủ tạo tiếng cười cho cả đoàn.

Dây kéo co, bao bố, cờ đội, bảng điểm là những món rất quen thuộc. Với đoàn nhỏ, doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị nếu chọn đúng loại. Nhưng với đoàn đông, những món tưởng đơn giản này lại nên thuê loại chuyên dùng để đảm bảo độ bền, hình ảnh và nhịp vận hành.

Dây kéo co phải đủ dài, đủ chắc, dễ cầm và không gây đau tay. Dây quá nhỏ sẽ làm người chơi khó nắm, dễ đau hoặc trượt tay. Dây kém chất lượng có thể đứt khi hai đội kéo mạnh. Với đoàn công ty, nhất là khi có nhiều nam giới hoặc đội chơi hưng phấn, dây phải chịu lực tốt. Không nên tận dụng dây thông thường nếu không chắc về độ bền.

Bao bố cũng cần đúng kích thước người lớn. Bao quá nhỏ sẽ khó nhảy, bao quá mỏng dễ rách, bao quá trơn dễ té. Với đoàn đông, cần nhiều bao để các đội chơi cùng lúc hoặc chia lượt nhanh. Nếu mỗi đội phải chờ quá lâu, trò chơi sẽ mất vui.

Cờ đội là món giúp chương trình gọn hơn rất nhiều. Với đoàn lớn, cờ đội phải đủ cao và đủ nổi bật để đội trưởng cầm tập hợp người. Cờ quá nhỏ, màu không rõ hoặc cán yếu sẽ không tạo được tác dụng. Ngoài bãi biển và sân cỏ rộng, cờ đội càng quan trọng vì không gian lớn, người chơi dễ tản.

Bảng điểm cũng nên được chuẩn bị chỉn chu. Một chương trình có thi đua mà bảng điểm nhỏ, ghi khó nhìn hoặc cập nhật chậm sẽ làm giảm sự hào hứng. Người chơi thích thấy đội mình đang ở vị trí nào, còn cơ hội vượt lên hay không. Bảng điểm rõ giúp MC tạo cao trào tốt hơn.

Những món này không quá phức tạp, nhưng với đoàn đông, nên thuê bộ đồng bộ. Dây, bao, cờ, bảng điểm, khăn màu hoặc áo đội nếu cùng một bộ sẽ giúp chương trình nhìn gọn và vận hành dễ hơn.

Team building ngoài trời cần bộ dụng cụ khác với indoor. Bãi biển, resort, sân cỏ rộng đều là những mặt bằng có nhiều người thích tổ chức, nhưng cũng dễ làm chương trình bị loãng nếu dụng cụ không đủ quy mô.

Với bãi biển, dụng cụ nên có màu sắc nổi bật, kích thước rõ và chịu được gió, cát, nắng. Các món như phao hơi, bóng lớn, bạt lớn, cờ đội, dây kéo co, bao bố loại dày, game nước, vật cản hơi, bảng điểm lớn thường phù hợp hơn đồ nhỏ. Nếu dùng quá nhiều giấy, thẻ nhẹ hoặc bóng nhỏ, gió biển sẽ làm chương trình rất khó kiểm soát.

Với resort, dụng cụ cần sạch, gọn và không làm ảnh hưởng cảnh quan. Nhiều resort có quy định không cho dùng nước trên sân cỏ, không cho cắm cọc, không cho xe lớn vào sâu, không cho set up quá sớm hoặc quá trễ. Đơn vị chuyên nghiệp thường quen xử lý những yêu cầu này hơn, biết chọn dụng cụ nào ít gây ảnh hưởng mà vẫn đủ vui.

Với sân cỏ rộng, dụng cụ phải đủ nổi bật để không bị chìm trong không gian. Một vài món nhỏ đặt trên sân lớn sẽ làm chương trình nhìn nghèo hình ảnh. Nhưng cũng không nên chọn đồ quá lớn nếu số người không đủ hoặc thời gian chơi ngắn. Cần cân bằng giữa quy mô đồ và quy mô đoàn.

Bộ dụng cụ ngoài trời nên được chọn theo thời lượng chương trình. Nếu chơi 60 phút, chỉ cần ít món nhưng rõ nhịp. Nếu chơi 90–120 phút, có thể thêm game phối hợp và một điểm nhấn cao trào. Nếu chơi dài hơn, cần game dự phòng và cách phân bổ sức người chơi hợp lý.

Doanh nghiệp tổ chức ngoài trời nên gửi trước hình ảnh mặt bằng, số người và giờ chơi để được tư vấn. Chỉ cần biết sân rộng bao nhiêu, nền gì, có gió không, xe vào được đến đâu, người có kinh nghiệm sẽ loại bớt những món không phù hợp và đề xuất bộ dụng cụ sát hơn.

Nhiều doanh nghiệp không chỉ tổ chức team building để chơi, mà còn muốn có hình ảnh đẹp cho truyền thông nội bộ. Sau chương trình, công ty có thể dùng ảnh và video cho fanpage, website, bản tin nhân sự, tuyển dụng hoặc tổng kết văn hóa doanh nghiệp. Khi đó, dụng cụ nên được thuê theo bộ để đảm bảo tính đồng bộ.

Một sân team building nhìn đẹp thường có cờ đội rõ màu, bảng điểm, khu vực trò chơi được chia hợp lý, dụng cụ sạch, màu sắc nổi bật, không quá lộn xộn. Nếu mỗi món tự mua một kiểu, màu sắc lệch nhau, kích thước không đồng đều, đồ nhỏ lẫn đồ lớn không theo trật tự, hình ảnh sẽ kém chuyên nghiệp.

Đồng bộ không có nghĩa là phải quá cầu kỳ. Chỉ cần cờ đội rõ, khăn hoặc áo đội cùng màu, dụng cụ game chính sạch và đủ lớn, bảng điểm dễ nhìn, khu vực set up gọn là chương trình đã khác rất nhiều. Với đoàn công ty, cảm giác chỉn chu ngay từ lúc bước vào sân chơi sẽ giúp người tham gia hào hứng hơn.

Nếu doanh nghiệp có màu thương hiệu hoặc chủ đề chương trình, có thể trao đổi để chọn nhóm dụng cụ phù hợp hơn. Ví dụ, chương trình cần tinh thần trẻ trung, vui mạnh sẽ chọn đồ nhiều màu và game vận động rõ. Chương trình có ban lãnh đạo tham gia, khách mời hoặc kết hợp hội nghị có thể chọn bộ đồ gọn hơn, sạch hơn, ít quá “náo” nhưng vẫn đủ vui.

Với những chương trình cần quay chụp, đừng chọn dụng cụ quá nhỏ. Người chụp từ xa sẽ khó bắt được không khí. Các món như cờ đội, bóng lớn, phao hơi, bảng điểm, bạt phối hợp, vật phẩm màu nổi thường giúp khung hình sinh động hơn. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp chọn thuê combo thay vì tự gom đồ rời.

Có những dụng cụ nếu chỉ giao tới địa điểm mà không có người set up thì rất dễ làm người phụ trách nội bộ vất vả. Nhóm này gồm đồ hơi, bạt lớn, game nước, cờ mốc khu vực, đường chạy thử thách, dụng cụ nhiều phụ kiện, trò chơi có nhiều lượt hoặc các bộ đồ dùng cho đoàn đông.

Set up không chỉ là đặt đồ xuống sân. Người set up phải biết đặt món nào trước, món nào sau, khoảng cách giữa các đội bao nhiêu, hướng chơi ra sao, khu vực nào an toàn, MC đứng ở đâu, âm thanh đặt hướng nào, lối đi của người chơi thế nào. Nếu set up sai, khi chương trình bắt đầu sẽ rất khó chỉnh lại vì người đã tập trung đông.

Kiểm tra dụng cụ cũng quan trọng. Trước giờ chơi cần xem đủ đồ chưa, bóng có đủ hơi không, dây có chắc không, bạt có rách không, cờ có đủ màu không, bảng điểm có bút chưa, máy bơm có chạy không, phụ kiện có thiếu không. Những việc này nhỏ nhưng nếu bỏ sót sẽ gây rối ngay khi vào game.

Trong lúc chương trình chạy, người hỗ trợ giúp chuyển dụng cụ giữa các game, thu món đã dùng, chuẩn bị món tiếp theo, xử lý khi đồ lệch, hỗ trợ đội chơi và nhắc người chơi dùng đúng cách. Với đoàn đông, vai trò này rất quan trọng. Nếu không có người làm, MC vừa dẫn vừa chờ hậu cần, chương trình dễ bị đứt nhịp.

Khi thuê, doanh nghiệp nên hỏi rõ gói đó có bao gồm set up không, có người ở lại hỗ trợ không, hỗ trợ trong bao lâu, có tháo dỡ sau chương trình không. Không nên chỉ nhìn giá thấp nhất, vì giá thấp nhưng thiếu người hỗ trợ có thể khiến người phụ trách phải tự làm quá nhiều việc.

Thuê từng món phù hợp khi doanh nghiệp đã có kịch bản rõ, số người ít hoặc chỉ cần một vài dụng cụ bổ sung. Nhưng thuê combo sẽ an toàn hơn trong nhiều trường hợp.

Trường hợp đầu tiên là đoàn đông. Từ khoảng 80–100 người trở lên, số đội nhiều, số lượt chơi nhiều, việc tự tính từng món dễ bị thiếu. Combo được sắp theo quy mô sẽ giúp dụng cụ đủ hơn và đồng bộ hơn.

Trường hợp thứ hai là chương trình ngoài trời. Bãi biển, resort, sân cỏ rộng cần dụng cụ phù hợp với mặt bằng. Combo dành cho ngoài trời thường đã có cờ đội, dụng cụ vận động, game phối hợp, đồ tạo điểm nhấn và phụ kiện cần thiết.

Trường hợp thứ ba là doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức. Nếu chưa biết cần thuê món gì, combo giúp có một khung tương đối an toàn. Sau đó có thể điều chỉnh bớt hoặc thêm theo ngân sách.

Trường hợp thứ tư là chương trình cần hình ảnh đẹp. Combo đồng bộ sẽ giúp sân chơi nhìn gọn hơn so với tự gom nhiều món từ nhiều nguồn. Điều này rất hữu ích nếu công ty có quay chụp hoặc muốn dùng hình ảnh truyền thông sau chương trình.

Trường hợp thứ năm là chương trình có nhiều hạng mục đi kèm như du lịch, hội nghị, gala, family day. Khi lịch trình đã dày, người phụ trách không nên mất quá nhiều thời gian vào việc gom từng món dụng cụ. Combo có set up và hỗ trợ sẽ giúp phần team building nhẹ hơn.

Nếu team building là một phần quan trọng trong chuyến đi của công ty, doanh nghiệp nên nhìn rộng hơn phần dụng cụ. Trò chơi, MC, âm thanh, địa điểm, thời gian ăn uống, giờ nhận phòng và gala buổi tối cần khớp với nhau. Khi muốn mọi hạng mục chạy liền mạch, phương án tổ chức team building bài bản sẽ giúp chương trình ổn hơn so với việc mỗi phần tự ghép một chút.

Doanh nghiệp không cần thuê tất cả dụng cụ team building, nhưng nên thuê những phần ảnh hưởng trực tiếp đến độ an toàn, hình ảnh và nhịp vận hành của chương trình. Phao hơi, cổng hơi, bóng hơi lớn, bạt lớn, game nước, dụng cụ ngoài trời, bộ đồ cho đoàn đông, cờ đội lớn, bảng điểm, đồ cần set up và các combo vận động nên được chuẩn bị bởi đơn vị có kinh nghiệm.

Những món nhỏ, nhẹ, mang màu sắc nội bộ như thẻ nhiệm vụ, câu hỏi vui, quà thưởng, sticker, bảng tên đội có thể tự chuẩn bị. Cách làm tốt nhất thường là kết hợp: doanh nghiệp tự làm phần thể hiện văn hóa riêng, còn thuê phần dụng cụ chính để chương trình chắc hơn.

Thuê đúng dụng cụ không chỉ giúp có đồ đẹp. Quan trọng hơn là giảm rủi ro thiếu đồ, đồ hỏng, set up trễ, người chơi chờ lâu và người phụ trách bị quá tải. Với chương trình công ty, nhất là đoàn đông hoặc tổ chức ở bãi biển, resort, sân cỏ rộng, phần dụng cụ nên được tính kỹ từ đầu để ngày chạy nhẹ hơn, vui hơn và ít phát sinh hơn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị team building, du lịch công ty, ngày hội nhân viên, family day hoặc chương trình gắn kết nội bộ có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn bộ dụng cụ phù hợp theo số lượng người, địa điểm, thời lượng chơi và ngân sách thực tế.