Bảng Giá Thuê Dụng Cụ Team Building Gồm Những Gì?

Nhiều doanh nghiệp khi hỏi giá thường nghĩ đơn giản rằng thuê dụng cụ team building là thuê vài món đồ chơi rồi mang ra sân chơi. Nhưng thực tế, để một bộ dụng cụ dùng được trong chương trình công ty, phía sau còn nhiều việc phải chuẩn bị. Dụng cụ phải được kiểm tra trước khi giao, gom đủ theo danh sách, vận chuyển đến đúng địa điểm, đưa vào khu vực chơi, set up đúng vị trí, kiểm tra an toàn, hướng dẫn sử dụng và thu hồi sau chương trình.

Vì vậy, một bảng giá đầy đủ không nên chỉ ghi tên món và đơn giá. Bảng giá nên cho doanh nghiệp thấy rõ gói thuê đó bao gồm những gì và chưa bao gồm những gì. Có vận chuyển chưa? Có người set up không? Có máy bơm cho đồ hơi không? Có nhân sự ở lại hỗ trợ trong lúc chơi không? Có phụ kiện đi kèm không? Nếu chương trình trễ giờ thì tính thế nào? Nếu địa điểm xa hoặc xe không vào sát được thì có phát sinh không?

Nếu không hỏi rõ các phần này, báo giá ban đầu có thể nhìn rất mềm nhưng khi triển khai lại phát sinh thêm. Ví dụ, doanh nghiệp thuê phao hơi nhưng chưa tính máy thổi và người hỗ trợ. Thuê nhiều món lớn nhưng chưa tính công kéo đồ từ bãi xe xuống bãi biển. Thuê dụng cụ cho chương trình sáng sớm nhưng chưa tính việc giao đồ từ tối hôm trước. Những khoản này không lớn nếu được tính trước, nhưng sẽ gây khó chịu nếu đến sát ngày mới phát sinh.

Một bảng giá rõ giúp hai bên làm việc nhẹ hơn. Doanh nghiệp biết mình đang trả tiền cho những hạng mục nào. Đơn vị cho thuê cũng biết phạm vi công việc đến đâu. Khi bước vào ngày chạy chương trình, mọi thứ đã rõ từ trước nên ít tranh cãi, ít bị động và người phụ trách cũng yên tâm hơn.

Hạng mục đầu tiên trong bảng giá thường là tiền thuê dụng cụ. Phần này có thể tính theo từng món riêng lẻ hoặc theo combo.

Thuê theo món phù hợp với doanh nghiệp đã có sẵn kịch bản, biết rõ cần dùng món gì, số lượng bao nhiêu và sử dụng vào game nào. Ví dụ, chương trình chỉ cần dây kéo co, bao bố, bóng, vòng, cờ đội, bảng điểm và vài món khởi động đơn giản. Cách thuê này giúp kiểm soát danh sách đồ khá tốt, đặc biệt với đoàn nhỏ hoặc chương trình ngắn.

Tuy nhiên, thuê theo món đòi hỏi người phụ trách phải tính kỹ. Một món dùng cho mấy đội? Có cần nhiều bộ để chơi cùng lúc không? Có đủ phụ kiện không? Có phù hợp với mặt bằng không? Nếu chỉ nhìn vào giá từng món mà không tính luồng chơi, rất dễ thuê thiếu số lượng hoặc thuê những món không dùng hết.

Thuê theo combo thường phù hợp hơn với doanh nghiệp muốn chuẩn bị nhanh, không có nhiều thời gian tự chọn từng món hoặc chương trình có số lượng người vừa đến đông. Combo thường được sắp theo quy mô đoàn, mặt bằng tổ chức hoặc kiểu chương trình. Ví dụ, combo cho đoàn 50 người sẽ khác combo cho đoàn 150 người; combo chơi bãi biển sẽ khác combo indoor; combo vận động mạnh sẽ khác combo vui nhẹ.

Điểm lợi của combo là tính đồng bộ. Các món trong combo thường đã được ghép để có thể chạy thành một buổi chơi tương đối hoàn chỉnh: chia đội, khởi động, game phối hợp, game cao trào và tổng kết. Người phụ trách không phải tự ráp quá nhiều. Nếu combo có kèm set up và hỗ trợ, chương trình càng dễ chạy hơn.

Dù thuê theo món hay combo, doanh nghiệp vẫn nên hỏi rõ số lượng dụng cụ cụ thể trong gói. Không nên chỉ nghe tên combo mà chốt ngay. Một combo tốt phải cho thấy bên trong gồm những món nào, dùng cho bao nhiêu người, phù hợp với mặt bằng nào và có đủ cho số đội dự kiến hay không.

Vận chuyển là hạng mục rất quan trọng trong bảng giá thuê dụng cụ team building. Với vài món nhỏ, chi phí vận chuyển có thể không đáng kể. Nhưng với đồ hơi, phao lớn, cổng hơi, bạt, bóng lớn, dụng cụ game nước hoặc combo nhiều món, vận chuyển sẽ ảnh hưởng khá rõ đến tổng chi phí.

Địa điểm càng xa, chi phí vận chuyển càng cần tính kỹ. Nếu tổ chức ở khu du lịch, resort ven biển, khu sinh thái, sân golf, bãi biển riêng hoặc điểm ngoài trung tâm, đơn vị cho thuê phải tính xe chở đồ, thời gian di chuyển, nhân sự đi cùng và lịch giao nhận. Nếu chương trình bắt đầu sớm, có thể phải giao từ tối hôm trước hoặc xuất phát rất sớm.

Không chỉ khoảng cách, điều kiện tiếp cận khu vực chơi cũng ảnh hưởng đến vận chuyển. Có địa điểm xe tải hoặc xe chở đồ vào được sát sân chơi, việc bốc dỡ rất nhanh. Nhưng cũng có nơi xe chỉ dừng ở cổng, còn dụng cụ phải kéo qua bãi cát, đi qua hành lang resort, lên xuống cầu thang hoặc di chuyển bằng xe điện nội khu. Với những món lớn, đoạn đường ngắn vài trăm mét cũng có thể tốn nhiều công.

Doanh nghiệp nên cung cấp trước địa chỉ cụ thể, tên khu vực tổ chức, giờ được phép vào set up và thông tin liên hệ của người phụ trách tại địa điểm. Nếu có hình ảnh mặt bằng hoặc sơ đồ di chuyển, càng tốt. Chỉ cần thông tin rõ, phần vận chuyển sẽ được báo sát hơn, tránh tình trạng đến nơi mới biết xe không vào được hoặc phải bốc xếp xa hơn dự kiến.

Trong bảng giá, nên hỏi rõ vận chuyển đã bao gồm hai chiều chưa. Có bao gồm giao và nhận lại sau chương trình không. Nếu chương trình kết thúc muộn, có tính thêm không. Nếu phải lưu đồ qua đêm, chi phí ra sao. Những câu này nên hỏi từ đầu để tránh bị thiếu.

Không phải dụng cụ nào giao đến cũng có thể dùng ngay. Có những món chỉ cần đặt xuống là chơi được, nhưng cũng có những món cần bơm hơi, cố định, căng dây, sắp xếp khu vực, chia làn, kiểm tra phụ kiện và thử trước khi người chơi vào sân.

Chi phí set up thường phụ thuộc vào độ phức tạp của bộ dụng cụ. Với nhóm đồ nhỏ như cờ đội, bóng, vòng, bao bố, dây kéo co, bảng điểm, việc set up khá nhanh. Nhưng với phao hơi, cổng hơi, đường chạy hơi, bạt lớn, khu thử thách liên hoàn, game nước hoặc nhiều trạm chơi, cần nhiều thời gian và người hỗ trợ hơn.

Set up tốt giúp chương trình chạy mượt hơn rất nhiều. Dụng cụ được đặt đúng vị trí, khoảng cách giữa các đội hợp lý, khu vực chơi an toàn, MC dễ quan sát, người chơi dễ di chuyển. Ngược lại, nếu set up vội, đồ đặt lung tung, các đội chen nhau, khu vực chơi không rõ, chương trình rất dễ rối.

Tháo dỡ cũng là phần cần tính. Sau khi chơi xong, dụng cụ phải được gom lại, kiểm tra số lượng, vệ sinh sơ bộ nếu cần, xả hơi, gấp gọn, bốc lên xe và bàn giao. Nếu chương trình kết thúc trong lúc đoàn di chuyển đi ăn hoặc về phòng, cần có người phụ trách ở lại bàn giao. Nếu không tính trước, đồ có thể bị thất lạc hoặc hư hỏng.

Khi xem bảng giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ: set up có nằm trong giá thuê không, set up trong bao lâu, cần mặt bằng trống trước giờ chơi bao lâu, ai là người bàn giao đồ, sau chương trình ai kiểm đếm và nếu có hư hỏng thì xử lý theo cách nào. Những câu này nghe nhỏ nhưng rất cần thiết.

Một trong những điểm khác nhau lớn giữa các bảng giá là có nhân sự hỗ trợ hay không. Có gói chỉ cho thuê đồ. Có gói bao gồm giao đồ và set up. Có gói có người ở lại trong suốt chương trình. Với doanh nghiệp, cần phân biệt rõ để không bị hiểu nhầm.

Nếu chương trình nhỏ, thuê vài món cơ bản và đã có người nội bộ tự dẫn, có thể không cần nhân sự hỗ trợ nhiều. Tuy nhiên, vẫn nên có người hướng dẫn cách sử dụng và bàn giao rõ ràng trước khi chương trình bắt đầu.

Nếu chương trình có đồ hơi, phao lớn, game nước, combo nhiều món hoặc đoàn đông, nên có nhân sự hỗ trợ tại chỗ. Người này không thay MC, nhưng có vai trò rất quan trọng: kiểm tra dụng cụ, bơm hơi, giữ vị trí, hỗ trợ chuyển game, xử lý khi đồ bị lệch, nhắc người chơi sử dụng đúng cách và giúp chương trình không bị gián đoạn.

Với đoàn công ty trên 100 người, nhân sự hỗ trợ gần như nên được tính trong phương án. Đoàn càng đông, càng nhiều tình huống nhỏ xảy ra: đội này thiếu bóng, đội kia cần đổi dụng cụ, một món bị rơi phụ kiện, khu vực chơi cần kéo lại dây, phao hơi cần kiểm tra, MC cần chuẩn bị game tiếp theo. Nếu không có người hỗ trợ, những việc này thường đổ hết lên người phụ trách nội bộ.

Khi làm việc với đơn vị thuê đồ team building, doanh nghiệp nên nói rõ mình cần chỉ thuê dụng cụ hay cần cả người set up và hỗ trợ trong lúc chạy. Cách nói rõ ngay từ đầu sẽ giúp bảng giá sát hơn, tránh tình trạng báo giá ban đầu thấp nhưng đến khi thêm người hỗ trợ mới phát sinh.

Dụng cụ team building không chỉ có món chính. Rất nhiều trò chơi cần phụ kiện đi kèm. Nếu thiếu phụ kiện, món chính có thể không dùng được hoặc dùng không đúng cách.

Với đồ hơi, cần máy bơm hoặc máy thổi. Một số món cần nguồn điện ổn định, dây điện dài, ổ cắm, máy phát hoặc người trực máy. Nếu địa điểm ngoài trời không có điện gần khu chơi, phần này phải tính trước. Không nên đến nơi mới đi tìm ổ cắm vì rất dễ trễ giờ.

Với các trò ngoài trời, có thể cần dây cố định, cọc, búa cao su, vạch phân làn, cờ mốc, biển chỉ dẫn hoặc vật đánh dấu khu vực. Những món nhỏ này giúp khu chơi rõ ràng và an toàn hơn. Nếu thiếu, MC khó kiểm soát khoảng cách, đội chơi dễ lấn khu vực hoặc va vào nhau.

Với chương trình chia đội, cần cờ đội, khăn màu, áo đội, băng đô hoặc thẻ nhận diện. Đây là nhóm phụ kiện giúp chương trình có màu sắc hơn và người chơi dễ nhập cuộc. Nếu doanh nghiệp cần hình ảnh đẹp để truyền thông nội bộ, nên chuẩn bị phần nhận diện đội nhóm chỉn chu hơn.

Bảng điểm cũng là phụ kiện rất nên có. Một chương trình có thi đua mà không có bảng điểm rõ ràng sẽ mất đi sự hấp dẫn. Người chơi thích nhìn đội mình đang ở vị trí nào, còn bao nhiêu điểm để vượt lên. Bảng điểm không cần quá cầu kỳ, nhưng phải dễ nhìn và cập nhật nhanh.

Trong bảng giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ phụ kiện nào đã đi kèm, phụ kiện nào tính riêng. Đừng chỉ hỏi tên món chính. Ví dụ, thuê phao hơi thì có máy thổi chưa. Thuê game nước thì có xô, cốc, máng, bóng phụ chưa. Thuê combo chia đội thì có cờ đội, khăn màu, bảng điểm không. Hỏi kỹ từ đầu sẽ tránh thiếu đồ vào ngày chạy.

Thời gian thuê cũng ảnh hưởng đến bảng giá. Một số doanh nghiệp chỉ cần thuê trong vài giờ. Một số chương trình cần giao đồ từ tối hôm trước, dùng vào sáng hôm sau. Có chương trình kéo dài cả ngày, có chương trình đi tỉnh cần lưu đồ qua đêm. Mỗi trường hợp sẽ có cách tính khác nhau.

Nếu chương trình diễn ra trong khung giờ thông thường, giao nhận thuận tiện, chi phí thường dễ kiểm soát. Nhưng nếu chương trình bắt đầu rất sớm, kết thúc muộn, tổ chức vào ngày lễ, cuối tuần cao điểm hoặc cần giữ đồ qua đêm, doanh nghiệp nên hỏi trước để tránh phát sinh.

Mùa cao điểm cũng là yếu tố cần lưu ý. Vào mùa hè, cuối năm, dịp lễ hoặc các giai đoạn nhiều công ty tổ chức du lịch nội bộ, nhu cầu thuê dụng cụ team building tăng mạnh. Những bộ đồ đẹp, phao hơi lớn, combo biển, combo resort hoặc nhân sự hỗ trợ có thể kín lịch sớm. Nếu đặt sát ngày, doanh nghiệp có thể không còn nhiều lựa chọn.

Thời gian thuê cũng nên tính dư một khoảng an toàn. Chương trình công ty rất dễ trễ giờ vì xe đến muộn, khách tập trung chậm, ăn sáng kéo dài, ban lãnh đạo phát biểu thêm hoặc thời tiết thay đổi. Nếu thời gian thuê quá sát, bên giao nhận và bên tổ chức đều bị áp lực.

Tốt nhất, khi xin bảng giá, doanh nghiệp nên ghi rõ ngày tổ chức, giờ bắt đầu chơi, giờ dự kiến kết thúc, thời gian cần set up, có cần giao trước không và địa điểm có giới hạn giờ ra vào hay không. Thông tin càng rõ, báo giá càng gần với thực tế.

Khoản dễ phát sinh nhất là vận chuyển ngoài phạm vi báo giá. Một số bảng giá chỉ áp dụng trong khu vực nhất định. Nếu địa điểm xa hơn, đi tỉnh, vào resort, ra bãi biển hoặc cần giao nhiều điểm, chi phí sẽ thay đổi.

Khoản thứ hai là bốc xếp xa. Địa điểm tổ chức ngoài trời thường không đơn giản như trên giấy. Xe có thể không vào được sát nơi chơi. Dụng cụ phải kéo qua cát, qua sân cỏ, qua cầu thang hoặc đi qua khu vực nội bộ của resort. Nếu đồ nhiều và nặng, phần này cần nhân sự riêng.

Khoản thứ ba là thời gian chờ. Nếu chương trình trễ nhiều, nhân sự giao nhận hoặc hỗ trợ phải ở lại lâu hơn dự kiến. Với một số chương trình, thời gian chờ có thể tính thêm nếu vượt quá thỏa thuận ban đầu.

Khoản thứ tư là hư hỏng hoặc mất phụ kiện. Dụng cụ team building thường được dùng trong không gian đông người, vận động nhiều, đôi khi có nước, cát hoặc va chạm. Doanh nghiệp nên hỏi rõ quy định nếu đồ bị rách, mất bóng, mất cọc, gãy phụ kiện hoặc trả thiếu.

Khoản thứ năm là vệ sinh. Với dụng cụ dùng ở bãi biển, bùn đất, game nước hoặc khu vực có nhiều cát, việc vệ sinh sau chương trình có thể tốn công hơn. Một số đơn vị có thể đã tính trong giá, một số sẽ tính riêng nếu dụng cụ quá bẩn hoặc sử dụng sai quy định.

Khoản thứ sáu là thay đổi số lượng sát ngày. Nếu ban đầu dự kiến 80 người nhưng sát ngày tăng lên 150 người, danh sách dụng cụ có thể phải thay đổi. Lúc đó cần thêm đồ, thêm xe, thêm người hỗ trợ và có thể phát sinh chi phí. Vì vậy, số lượng người nên được cập nhật sớm nhất có thể.

Khi nhận bảng giá, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn dòng tổng tiền. Nên đọc theo từng phần để biết gói thuê đã đủ chưa.

Đầu tiên là danh sách dụng cụ. Mỗi món cần có tên rõ, số lượng rõ, dùng cho khoảng bao nhiêu người hoặc bao nhiêu đội. Nếu là combo, nên hỏi combo gồm những gì, không nên chỉ nghe tên combo chung chung.

Tiếp theo là vận chuyển. Có bao gồm giao nhận hai chiều không, phạm vi áp dụng ở đâu, nếu đi tỉnh hoặc địa điểm xa thì tính thế nào, xe có vào được sát khu chơi không. Nếu chưa chắc điều kiện địa điểm, nên ghi chú để hai bên kiểm tra thêm.

Sau đó là set up và tháo dỡ. Bảng giá nên thể hiện có người set up không, có hỗ trợ tháo dỡ không, có kiểm tra dụng cụ trước giờ chơi không. Với đồ hơi hoặc đồ lớn, phần này rất quan trọng.

Tiếp nữa là nhân sự hỗ trợ. Cần biết có bao nhiêu người đi theo, họ hỗ trợ trong khung giờ nào, hỗ trợ set up hay ở lại suốt chương trình. Nếu chương trình đông người, không nên bỏ qua phần này.

Cuối cùng là điều kiện phát sinh. Nên hỏi về thời gian chờ, phí giao ngoài giờ, phí lưu đồ qua đêm, quy định hư hỏng, phí vệ sinh nếu có và thời điểm chốt số lượng cuối cùng. Một bảng giá càng rõ, chương trình càng dễ kiểm soát.

Nếu team building nằm trong chuyến du lịch công ty, hội nghị, gala dinner hoặc ngày hội doanh nghiệp, doanh nghiệp nên nhìn bảng giá dụng cụ trong tổng thể lịch trình. Dụng cụ, MC, âm thanh, địa điểm, thời gian ăn uống và di chuyển cần khớp với nhau. Khi cần một chương trình liền mạch hơn, phương án tổ chức team building trọn gói sẽ giúp giảm áp lực ghép nối từng hạng mục riêng lẻ.

Bảng giá thuê dụng cụ team building không chỉ gồm tiền thuê vài món đồ chơi. Một bảng giá đầy đủ nên thể hiện rõ dụng cụ, số lượng, vận chuyển, set up, tháo dỡ, nhân sự hỗ trợ, phụ kiện đi kèm, thời gian thuê và các khoản có thể phát sinh. Khi hiểu rõ từng hạng mục, doanh nghiệp sẽ dễ so sánh phương án hơn và tránh chọn nhầm gói chỉ vì nhìn giá ban đầu thấp.

Với chương trình nhỏ, thuê theo món có thể gọn và tiết kiệm. Với đoàn vừa hoặc lớn, combo thường giúp dễ kiểm soát hơn. Với chương trình quan trọng, có nhiều khách tham gia hoặc cần hình ảnh đẹp, doanh nghiệp nên tính thêm nhân sự hỗ trợ và phương án vận hành tại chỗ.

Điều đáng lưu ý nhất là giá thuê hợp lý không phải lúc nào cũng là giá thấp nhất. Giá hợp lý là giá đủ để chương trình chạy đúng giờ, đủ đồ, đúng mặt bằng, ít phát sinh và không làm người phụ trách phải xử lý quá nhiều việc trong ngày tổ chức. Chỉ cần hỏi rõ từ đầu, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn nhiều khi chốt ngân sách cho chương trình team building.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình team building, du lịch công ty, ngày hội nhân viên hoặc hoạt động gắn kết nội bộ có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn bộ dụng cụ phù hợp theo số người, mặt bằng tổ chức, ngân sách và mức độ hỗ trợ cần thiết.