Đặt Tour Lễ 2/9 Khi Nào? Mốc Chuẩn Bị Xe, Phòng, Vé Máy Bay, Khách Sạn, Resort Cho Gia Đình Và Công Ty

Dịp lễ 2/9 không giống ngày cuối tuần thông thường. Nhu cầu đi chơi tăng cùng lúc ở nhiều nhóm khách: gia đình muốn nghỉ dưỡng, nhóm bạn muốn đi biển, doanh nghiệp muốn tổ chức du lịch nội bộ, trường học và hội nhóm muốn có chương trình ngắn ngày. Khi nhu cầu dồn vào cùng một giai đoạn, dịch vụ tốt thường được giữ trước: xe đời mới, tài xế quen tuyến, phòng khách sạn gần biển, resort có hồ bơi, phòng gia đình, nhà hàng nhận đoàn, giờ ăn đẹp, vé máy bay giờ thuận tiện và không gian tổ chức sự kiện.

Đặt sớm giúp khách có nhiều lựa chọn hơn, không chỉ về giá mà còn về chất lượng. Gia đình có thể chọn phòng phù hợp trẻ nhỏ hoặc người lớn tuổi. Doanh nghiệp có thể giữ khách sạn đủ phòng, xe đủ chỗ, nhà hàng đủ bàn và không gian cho team building/gala. Nhóm đi tuyến bay có thể chủ động hơn về giờ bay, hành lý và xe đưa đón. Với những đoàn có yêu cầu riêng, đặt sớm còn giúp có thời gian chỉnh lịch trình, duyệt ngân sách và truyền thông nội bộ.

Đặt muộn không phải lúc nào cũng không đi được, nhưng thường làm lựa chọn hẹp hơn. Khách có thể phải chấp nhận phòng xa hơn, giờ bay không đẹp, nhà hàng không còn khung giờ phù hợp, xe không đúng tiêu chuẩn hoặc lịch trình phải cắt bớt điểm. Vì vậy, đặt sớm là cách giảm rủi ro, chứ không chỉ là cách tìm giá tốt.

Mốc thời gian dưới đây giúp khách hình dung nên chuẩn bị khi nào. Tùy điểm đến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ, INTOUR có thể khuyên chốt sớm hơn để giữ được phương án tốt hơn.

Mốc trên không phải quy định cứng, nhưng là cách giúp khách chủ động. Nếu điểm đến càng đông, đoàn càng lớn, yêu cầu càng nhiều, thời điểm chuẩn bị càng nên sớm.

Gia đình thường cần sự thuận tiện hơn là lịch trình quá phức tạp. Tuy nhiên, nếu đi dịp 2/9, gia đình vẫn nên đặt sớm vì các hạng mục như phòng gia đình, phòng gần nhau, khách sạn có thang máy, khách sạn gần biển, nhà hàng dễ ăn và xe phù hợp trẻ nhỏ/người lớn tuổi thường được nhiều khách quan tâm.

Gia đình đi 1 ngày

Nếu chỉ đi trong ngày, gia đình nên chốt trước khoảng 2 - 4 tuần. Các khoản cần giữ là xe, điểm tham quan, bữa trưa và vé dịch vụ nếu có. Đi 1 ngày tưởng đơn giản nhưng nếu đặt sát ngày, gia đình dễ gặp xe không đúng nhu cầu, nhà hàng đông hoặc lịch trình bị lệch vì xuất phát muộn.

Gia đình đi 2 ngày 1 đêm

Với lịch 2N1Đ, nên chuẩn bị trước khoảng 3 - 6 tuần. Phần cần chốt sớm nhất là khách sạn, loại phòng, bữa ăn, xe và giờ khởi hành. Gia đình có trẻ nhỏ nên hỏi phụ thu trẻ em, bữa sáng, giường phụ, hồ bơi, khoảng cách đến bãi biển hoặc khu ăn uống. Gia đình có người lớn tuổi nên ưu tiên khách sạn có thang máy, xe vào gần và lịch trình ít đi bộ.

Gia đình đi 3 ngày 2 đêm hoặc tuyến bay xa

Với lịch 3N2Đ, 3N3Đ hoặc các tuyến cần máy bay, nên chuẩn bị trước 1 - 2 tháng. Vé máy bay, khách sạn và xe đưa đón cần được chốt sớm để tránh giờ bay không đẹp hoặc phòng không đúng nhu cầu. Nếu gia đình đi Phú Quốc, Đà Nẵng, Quy Nhơn, miền Bắc hoặc tuyến đảo, thời gian chuẩn bị càng nên chủ động hơn.

Gia đình chưa chắc tổng ngân sách có thể xem thêm bài chi phí đi chơi lễ 2/9 để dự trù xe, phòng, ăn uống, vé tham quan và khoản phát sinh trước khi chốt dịch vụ.

Với doanh nghiệp, mốc đặt dịch vụ cần sớm hơn gia đình vì số lượng khách lớn hơn và hạng mục nhiều hơn. Một chương trình công ty không chỉ có xe, phòng, ăn uống mà còn có sơ đồ phòng, trưởng xe, danh sách khách, team building, gala dinner, hội nghị, quà tặng, áo đồng phục, backdrop, âm thanh, sân khấu và truyền thông nội bộ.

Đoàn dưới 30 khách

Đoàn nhỏ nên chuẩn bị trước khoảng 3 - 6 tuần nếu đi gần, hoặc sớm hơn nếu đi tuyến bay. Vì số lượng không quá lớn, doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn, nhưng vẫn cần chốt sớm xe, khách sạn, nhà hàng và hoạt động chính để tránh bị động.

Đoàn 30 - 80 khách

Nên chuẩn bị trước 1 - 2 tháng. Đây là quy mô cần đủ phòng cùng tiêu chuẩn, nhà hàng đủ bàn, xe phù hợp, không gian team building hoặc gala nếu có. Nếu để sát ngày, doanh nghiệp có thể phải chia khách sang nhiều khu phòng, đổi khách sạn xa hơn hoặc giảm hạng mục hoạt động.

Đoàn trên 100 khách

Nên chuẩn bị trước 2 - 3 tháng, đặc biệt nếu cần resort, gala dinner, hội nghị hoặc team building quy mô lớn. Đoàn trên 100 khách cần giữ dịch vụ theo cụm: phòng, nhà hàng, xe, bãi đậu, không gian hoạt động, âm thanh, sân khấu, nhân sự điều phối. Chỉ cần thiếu một phần, chương trình sẽ khó vận hành mượt.

Nếu doanh nghiệp đang trong giai đoạn xây kế hoạch tổng, có thể dùng bài kinh nghiệm du lịch lễ 2/9 để rà lại các yếu tố cần chuẩn bị trước khi khóa lịch.

Tour xe đường bộ thường linh hoạt hơn tour bay, nhưng dịp 2/9 vẫn nên đặt sớm. Các tuyến như Long Hải, Vũng Tàu, Bình Châu - Hồ Cốc, Phan Thiết, Đà Lạt, miền Tây, Tây Ninh hoặc Cần Thơ có thể khởi hành bằng xe du lịch từ TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương hoặc các tỉnh lân cận. Khi nhu cầu tăng, xe tốt, tài xế quen tuyến, khách sạn vị trí thuận tiện và nhà hàng nhận đoàn đều dễ kín.

Với tuyến 1 ngày, khách nên chốt xe và bữa ăn trước 2 - 4 tuần. Với tuyến 2N1Đ, nên chốt xe, khách sạn và bữa ăn trước 3 - 6 tuần. Với tuyến 3N2Đ bằng xe như Đà Lạt, Nha Trang, Ninh Chữ hoặc một số tuyến xa hơn, nên chốt sớm hơn để giữ phòng và sắp lịch trình vừa sức.

Xe đường bộ dịp lễ cần tính thêm điểm đón, giờ tập trung, điểm dừng nghỉ, kẹt xe và giờ về. Nếu đoàn có nhiều điểm đón, thời gian khởi hành thực tế sẽ dễ bị kéo dài. Với công ty, nên có danh sách khách theo xe, trưởng xe và quy định giờ có mặt rõ ràng để tránh trễ cả lịch trình.

Các tuyến cần máy bay hoặc tuyến xa nên đặt sớm hơn nhiều so với tuyến xe gần. Lý do là vé máy bay, giờ bay, hành lý, xe đưa đón sân bay, khách sạn và lịch trình tại điểm đến đều ảnh hưởng đến tổng trải nghiệm. Nếu đặt muộn, khách có thể còn ít giờ bay đẹp, giá vé cao hơn, nhóm bị chia chuyến hoặc phải chọn khách sạn xa hơn.

Với gia đình, nên bắt đầu giữ dịch vụ trước 1,5 - 2 tháng nếu đi Phú Quốc, Đà Nẵng, Quy Nhơn, miền Bắc hoặc tuyến đảo. Với công ty, nhất là đoàn từ 30 khách trở lên, nên chuẩn bị trước 2 - 3 tháng để giữ được vé, phòng, xe đưa đón và lịch trình đồng bộ. Đoàn công ty nếu bị chia nhiều chuyến bay sẽ khó điều phối ăn uống, nhận phòng, hoạt động chung và gala.

Với tour bay, khách cần hỏi rõ giờ bay, hành lý, điểm đón sân bay, thời gian chờ, giờ nhận phòng, lịch trình ngày đầu và ngày cuối. Không nên chỉ nhìn vào giá vé mà bỏ qua giờ bay quá sớm hoặc quá muộn, vì điều này có thể làm chuyến đi bị mệt, đặc biệt với trẻ nhỏ, người lớn tuổi hoặc đoàn công ty.

Khách sạn và resort là nhóm dịch vụ nên giữ sớm nhất khi đã chốt ngày đi. Dịp lễ, phòng đẹp, phòng gần biển, phòng gia đình, phòng view tốt, phòng gần nhau và resort có tiện ích thường được giữ trước. Với gia đình hoặc đoàn công ty, lưu trú ảnh hưởng rất lớn đến cảm nhận chuyến đi, nên không nên để đến sát ngày mới tìm phòng.

Gia đình

Gia đình nên hỏi rõ loại phòng, số người/phòng, phụ thu trẻ em, ăn sáng, giường phụ, hồ bơi, thang máy, khoảng cách đến bãi biển hoặc khu ăn uống. Nếu đi nhiều gia đình, nên chốt phòng gần nhau càng sớm càng tốt. Nếu có người lớn tuổi, cần ưu tiên phòng dễ di chuyển.

Đoàn công ty

Công ty cần hỏi số lượng phòng còn trống, tiêu chuẩn phòng, phòng lãnh đạo, phòng khách mời, phòng đơn, phòng nam/nữ, giờ nhận phòng, giờ trả phòng, bãi đậu xe, nhà hàng, phòng hội nghị và không gian gala nếu có. Đoàn càng đông càng cần sơ đồ phòng trước khi khởi hành.

Resort

Resort phù hợp với gia đình muốn nghỉ dưỡng hoặc công ty cần không gian riêng. Tuy nhiên, resort đẹp thường nhanh kín dịp lễ. Khi đặt, cần kiểm tra chính sách phụ thu lễ, bữa sáng, hồ bơi, bãi biển, nhà hàng, khu vực tổ chức hoạt động, quy định âm thanh và phương án nếu trời mưa.

Khách muốn chuẩn bị kỹ phần lưu trú có thể xem thêm bài đặt phòng khách sạn lễ 2/9 để rà lại loại phòng, vị trí, phụ thu, giờ nhận phòng và những lỗi thường gặp khi giữ phòng dịp Quốc Khánh.

Ngoài xe và phòng, các dịch vụ phụ trợ cũng cần chốt sớm, đặc biệt với đoàn đông. Nhà hàng cần giữ bàn, thực đơn và giờ ăn. Vé tham quan cần kiểm tra thời gian hoạt động, chính sách trẻ em/người lớn tuổi, cách phát vé và giờ vào điểm. Team building cần không gian, MC, âm thanh, đạo cụ, nước uống và phương án mưa. Gala dinner cần sân khấu, âm thanh, ánh sáng, backdrop, thực đơn, sơ đồ bàn và kịch bản.

Nhà hàng

Gia đình đông người nên đặt bữa chính trước ít nhất 1 - 2 tuần nếu đi tuyến gần. Đoàn công ty nên chốt nhà hàng sớm hơn, nhất là bữa trưa ngày đầu, bữa tối gala hoặc bữa ăn tại điểm du lịch đông khách. Cần xác nhận số bàn, thực đơn, giờ ăn, món chay nếu có và khu vực ngồi.

Vé tham quan, vui chơi

Vé tham quan nên được kiểm tra cùng lúc với lịch trình. Nếu điểm đến có khu vui chơi, cáp treo, tàu thuyền, đảo, bảo tàng hoặc khu du lịch đông khách, cần tính giờ vào điểm, thời gian chờ và chính sách vé cho trẻ em. Không nên để đến nơi mới quyết định nếu đoàn đông.

Team building

Với công ty, team building nên chốt sau khi đã rõ điểm đến, số lượng khách, không gian tổ chức và mục tiêu chương trình. Nếu đoàn đông hoặc cần kịch bản riêng, nên chuẩn bị trước 3 - 6 tuần để đủ thời gian thiết kế trò chơi, chuẩn bị đạo cụ, chia đội và kiểm tra phương án thời tiết.

Gala dinner

Gala dinner nên chốt sớm nếu có sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình, backdrop, MC, trao thưởng hoặc tiết mục nội bộ. Với đoàn lớn, không gian gala là hạng mục rất quan trọng, cần giữ cùng lúc với khách sạn hoặc nhà hàng.

Đặt sát ngày vẫn có thể xử lý trong một số trường hợp, nhưng cần linh hoạt hơn. Khách có thể phải đổi điểm đến, giảm tiêu chuẩn khách sạn, chọn giờ khởi hành khác, rút gọn lịch trình, giảm số điểm tham quan hoặc tách đoàn thành nhiều nhóm nhỏ. Với gia đình ít người, khả năng xoay dịch vụ thường dễ hơn đoàn công ty lớn. Với doanh nghiệp, đặt sát ngày sẽ khó hơn vì cần nhiều phòng, xe, bữa ăn, hoạt động và không gian tổ chức.

Nếu buộc phải đặt sát ngày, nên ưu tiên các việc quan trọng nhất: chốt số lượng khách thật, xác định ngân sách, chọn tuyến còn dịch vụ, giữ xe/phòng trước, sau đó mới hoàn thiện bữa ăn và điểm tham quan. Không nên tiếp tục so sánh quá nhiều điểm đến khi thời gian không còn nhiều, vì dịch vụ có thể thay đổi rất nhanh.

Với khách gia đình, đặt sát ngày nên chọn tuyến gần, lịch nhẹ và ít hạng mục phức tạp. Với công ty, nên giảm kỳ vọng về gala lớn, team building cầu kỳ hoặc resort quá đẹp nếu không còn đủ thời gian chuẩn bị. Đi được một chương trình gọn, chạy ổn và an toàn vẫn tốt hơn cố làm quá nhiều phần trong thời gian quá gấp.

Không phải lúc nào khách cũng cần chốt ngay từ lần tư vấn đầu tiên. Tuy nhiên, có một số dấu hiệu cho thấy nên giữ dịch vụ sớm để tránh mất phương án tốt.

• Gia đình đã thống nhất ngày đi và số người tương đối ổn định.
• Doanh nghiệp đã có ngân sách sơ bộ và số lượng khách dự kiến.
• Điểm đến cần khách sạn/resort đẹp, phòng gia đình hoặc phòng đoàn.
• Chuyến đi có vé máy bay, tàu thuyền, cáp treo hoặc khu vui chơi đông khách.
• Chương trình có team building, gala dinner, hội nghị hoặc quà tặng nội bộ.
• Đoàn cần nhiều xe, nhiều phòng hoặc nhiều bàn ăn cùng khung giờ.

Khi đã có những yếu tố trên, việc chờ thêm nhiều ngày chỉ để “xem còn ai đi không” có thể làm mất dịch vụ tốt. INTOUR thường khuyên khách nên có mốc giữ chỗ dự kiến và mốc chốt danh sách cuối cùng, đặc biệt với đoàn công ty.

Chỉ giữ phòng, quên giữ xe

Một số khách chốt khách sạn trước nhưng quên xe, đến sát ngày mới tìm phương tiện. Dịp lễ, xe phù hợp tuyến và số lượng khách có thể không còn nhiều. Xe và phòng nên được giữ song song khi lịch trình đã rõ.

Chọn giờ bay không phù hợp chỉ vì giá thấp hơn

Giờ bay quá sớm hoặc quá muộn có thể làm gia đình mệt, ảnh hưởng giờ nhận phòng hoặc làm đoàn công ty khó tập trung. Khi tính chi phí, cần tính cả thời gian chờ, xe đưa đón, bữa ăn và sức khỏe khách.

Không chốt số lượng khách đủ sớm

Số lượng khách ảnh hưởng đến xe, phòng, bữa ăn, vé tham quan, bảo hiểm và quà tặng. Nếu thay đổi sát ngày, dịch vụ đã giữ có thể không còn phù hợp hoặc phát sinh chi phí.

Đặt nhà hàng quá muộn

Gia đình đông người và đoàn công ty nên đặt bữa chính trước. Nhà hàng dịp lễ có thể đông, nếu không giữ bàn, khách dễ phải chờ lâu hoặc không có thực đơn phù hợp.

Không có phương án dự phòng

Dịp lễ có thể phát sinh mưa, kẹt xe, nhận phòng trễ, đông điểm tham quan hoặc thay đổi giờ dịch vụ. Nếu không có phương án dự phòng, lịch trình sẽ dễ bị động.

Với gia đình, hãy chốt trước ngày đi, số người, số ngày, điểm đến mong muốn và tiêu chuẩn khách sạn. Sau đó giữ các phần quan trọng theo thứ tự: xe hoặc vé máy bay, phòng, bữa ăn chính, vé tham quan và khoản dự phòng. Nếu có trẻ nhỏ hoặc người lớn tuổi, nên ưu tiên sự thuận tiện hơn là cố chờ giá thấp sát ngày.

Với nhóm bạn, nên thống nhất ngân sách/người, người phụ trách đặt dịch vụ và mốc chốt tiền cọc. Nhóm càng đông càng cần chốt sớm phòng, xe và bữa chính. Nếu ai đó chưa chắc chắn, nên có hạn xác nhận rõ để không ảnh hưởng cả nhóm.

Với công ty, cần chốt số lượng dự kiến, ngân sách/người, mục tiêu chuyến đi, số ngày, điểm khởi hành, có team building/gala/hội nghị hay không. Sau đó mới giữ xe, phòng, nhà hàng, không gian hoạt động và truyền thông nội bộ. INTOUR có thể hỗ trợ rà lại mốc đặt dịch vụ, giữ phương án phù hợp và xây lịch trình theo quy mô đoàn thực tế.

INTOUR – Công ty TNHH MTV Du Lịch IN
Hotline: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: intour.com.vn